Hos Personlig Workflow har vi efterhånden afholdt workshops, kursusdage og individuel opfølgning i 8 år. Vi har talt med rigtig mange dygtige vidensmedarbejdere, som har haft brug for en hjælpende hånd til deres workflow og vaner. Et af de mest stillede spørgsmål til vores kurser og workshops er: “Jeg har en drøm om at kunne slappe af i min weekend uden at tænke på arbejde. Er der nogle lavthængende frugter jeg kan arbejde med, som gør mig mere effektiv i min hverdag, så jeg kan slappe mere af i min weekend?
Vi slutter altid vores kurser og workshops af med følgende anbefaling: “Hvis jeg var jer, så ville jeg vælge én ting, som I ønsker at implementere over de næste 2-3 uger. Hvis det var mig, som skulle vælge én ting, så ville jeg vælge …” Efterfølgende lister vi en række lavthængende frugter, som alle kan få succes med på den korte og lange bane. I dette indlæg deler vi 5 af de lavthængende frugter, som vi anbefaler.
2 minutters reglen
En af de absolut nemmeste og mest lavthængende frugter vi anbefaler, er 2 minutters reglen. 2 minutters reglen går i al enkelthed ud på, at vurdere om en opgave tager mere eller mindre end 2 minutter at løse. Hvis opgaven tager mindre end 2 minutter at løse, så løs den med det samme. 2 minutters reglen er især effektiv i forhold til at håndtere emails. Gør det til en vane, at hver gang du får en email, så vurdér om den tager under 2 minutter at løse. Hvis det er tilfældet, så er der ingen grund til, at lade den ligge ej heller at skrive den på en opgaveliste. Du vil føle, at du når mere og det giver en tilfredsstillende følelse.
Mind dump
Vi har skrevet og fortalt om ‘mind-dumps’ mange gange før. Senest i en diskussion på vores forum. Mind dump handler om, at få alle dine opgaver, idéer og tanker ud af hovedet og ned på et stykke papir (.. eller ind i et noteprogram såsom Evernote). Vi anbefaler, at du hver dag sætter dig ned i 10 minutter og får alle dine opgaver og idéer skrevet ned. Det kan være, at du har fået nogle opgaver af dine kollegaer, som du skal have skrevet ned. Det kan også være, at du selv er kommet på nogle opgaver, som du skal løse. Det handler om at huske på så få ting som muligt. Skriv dem ned og få det prioriteret.
Outlook/Gmail notifikationer
Du kender det helt sikkert. Du sidder og er fokuseret på en arbejdsopgave og ud af det blå, så dukker der en notifikation op i højre hjørne af skærmen. Hvis du er ligesom de fleste andre vidensmedarbejdere får du mere end 20 emails om dagen. Det er blevet estimeret, at når vi bliver forstyrret tager det i gennemsnit 2 minutter, at komme tilbage til sine oprindelige tanker. 20 emails gange 2 minutter er 40 spildte minutter om dagen. Slå dine notifikationer fra i Outlook. Det kan gøres på 2 minutter og du vil se resultatet med det samme.
Alt på én liste
Hvis du har været med på en af vores workshops eller kurser, så har du hørt det før. Vi anbefaler altid at du samler alle dine opgaver på én opgaveliste. Du behøver ikke at bruge alle de nyeste opgavelistesystemer og du behøver heller ikke at gøre det på en computer. Det vigtige er, at du har én liste hvor du samler alle dine opgaver. Du kan gøre det i Word, Excel, i hånden eller en helt fjerde løsning. Vi har skrevet lidt om emnet her, hvor du kan få noget inspiration.
Ryd op på skrivebordet
Den sidste lavthængende frugt, som alle kan implementere er, at få gjort rent på sit skrivebord. Det virker som en lille og ubetydelig ting, men det kan gøre en verden til forskel. Selvom vi ikke er klar over det, så scanner vores hjerne skrivebordet konstant. Du har bedre mulighed for at forblive fokuseret, når der ikke ligger bunker af papirer, post-it notes og andre ting rundt omkring. Giv det en chance. Ryd op på skrivebordet og forsøg at hold det rent i en måned. Du vil opdage at det giver et ekstra nyk i den rigtige retning.
Som vi altid nævner i vores forløb: “Vælg en eller to ting på listen og prøv det”. Du kan ikke implementere alle de sunde vaner på én gang. Start småt, se de resultater det medfører og start så på den næste vane. Hvis du har nogle spørgmål, så giv lyd fra dig.
