Tilbage i 2014 var vi, Personlig Workflow, udstiller på Træfpunkt HR Messen i Øksnehallen. Her fik vi snakket med mange om deres daglige udfordringer med workflow. Rigtig mange kunne godt se ideen og metoderne bag workflow, og var overbeviste om, at de kunne lære noget og forbedre deres måde at arbejde på, så de fik et bedre overblik og mere overskud. Dog viste det sig, at der var et rigtig stort potentiale, når vi fik spurgt nærmere ind til deltagernes hverdag.
For at undersøge det nærmere, havde vi forberedt et spørgeskema for at undersøge effektiviteten hos deltagerne på messen. Indeholdende var otte spørgsmål med alt fra, hvor mange ulæste e-mails, du har i indbakken til spørgsmål omkring, hvorvidt du føler, at du har overblik over alle dine opgaver.
Efter behandling af resultaterne kan vi se, at det generelt ser godt ud. Ydermere har vi erfaret, at der er et stort potentiale hos deltagerne generelt. Læs videre og opdag, hvor effektive deltagerne på messen var – sammenlign med dig selv – og få 3 gode og nemt implementerbare redskaber til at blive mere effektiv og opnå dit potentiale.
Resultatet
Hvor mange ulæste e-mails har du i din indbakke lige nu?
75 pct. svarede, at de havde ca. 10 ulæste e-mails i deres indbakke. Generelt er det et godt tegn, da de fleste er hurtige til at læse deres e-mails. Problemet kommer så, når man skal se, hvad der sker med de e-mails, når de er læst. Får de lov til at ligge i indbakken og stjæle dit fokus, eller er du god til at afklare dem og få dem over på en opgaveliste? Ofte afklarer man ikke med sig selv, hvor det bedste sted for de læste e-mails er henne. Derfor er der typisk 3 forskellige typer af e-mails i indbakken, som ikke burde være dér:
- Dem der burde være slettet
- Dem der burde være arkiveret
- Dem der burde stå på en opgaveliste i stedet
Den eneste type e-mail, som hører til i indbakken er de ulæste – ligesom i postkassen. Lad os uddybe eksemplet med postkassen.
Når du modtager post i din postkasse, beslutter du, hvad der skal ske med posten. Er det reklamer, der skal smides ud eller er der noget post, der kræver handling. Fælles er, at posten bliver afklaret. Lad os så forestille os, at du lagde posten tilbage i din postkasse, når du havde læst den. Din postkasse vil hurtigt blive fyldt op. Det er muligt, at hvis det er en rudekuvert du står med, at du har lyst til at lægge den tilbage i postkassen. De fleste vil dog vælge et bedre sted at lægge den læste post.
Eksemplet minder meget om vores e-mail. Problemet er bare, at vores e-mail indbakke ikke kan blive fyldt. Den kan ofte vokse uendeligt, men det er egentlig det samme der sker, som hvis din postkasse blev fyldt. Måske er der plads til nye e-mails, men der er måske ikke energi og overskud til at tage fat på e-mailene og eksekvere på dem.
Løsningen er som sagt afklaring og hos os arbejder vi med at have indbakken i “nul”, dvs. at alle e-mails er afklarede. Du bestemmer selv, hvor ofte det giver mening for dig at komme i “nul”, da behovet er afhængigt af din specifikke situation. Prøv at ryd op i din indbakke og opdag, hvor dejlig en følelse det giver.
Hvor ofte tjekker du e-mails i løbet af en dag?
Tilbage i stenalderen modtog man sparsomt med information. Før elektronikken og internettets gennembrud, var informationsstrømmen også sparsom. Dog er situationen en helt anden i dag, hvor du modtager mere information end du ofte kan kapere. Rigtig meget af denne information kommer igennem e-mail indbakken og alt for ofte stjæler den din tid. For at undersøge dette, spurgte vi, hvor ofte du tjekker e-mails i løbet af en dag? 9 pct. svarede at de tjekker e-mails to gange om dagen. 91 pct. svarede, at de tjekker e-mails fra 10 gange til over 50 gange. Det er på sin vis godt og ofte nødvendigt at tjekke e-mails, men det kan også blive for meget.
Hvis du tager et skridt tilbage, kan du spørge dig selv om det er nødvendigt at tjekke din e-mail så mange gange. Hvis der var noget, der virkelig hastede, ville vedkommende højst sandsynligvis ringe til dig. Man kan oftest slippe afsted med at være i indbakken færre gange i dag end igår, og nogle gange kan man komme helt ned på to gange om dagen eller om ugen. Med tanke på, hvor meget tid e-mails kan stjæle, er det vigtigt, at du træffer bevidste valg om, hvordan du bruger din e-mail. Den tid du spare, kan du så bruge andetsteds.
Vi plejer at spørge vores kunder om, hvorvidt de styrer deres e-mail, eller deres e-mail styrer dem. Selvfølgelig kommer der ofte opgaver i e-mailen, som skal laves. Men prioriteringen er svær at arbejde med i indbakken. Få opgaven overført til din opgaveliste, hvor du har dit samlede overblik, og du kan meget nemmere prioritere om opgaven er vigtig.
Hvor ofte er du styret af omstændighederne?
Der vil altid være rammer på en arbejdsplads, nogle mere konstruktive end andre. Som du kan se ovenfor kan e-mail indbakken være en af de mindre konstruktive rammer, hvis ikke den bruges ordentligt.
Hos rigtig mange af vores kunder er e-mail indbakken en kendt tidsrøver. Den styrer ofte arbejdet frem for, at man selv styrer indbakken. E-mail indbakken skal ikke være din opgaveliste, da du så arbejder med, hvad andre vil have dig til. Du skal stadig få information fra indbakken, men brug en opgaveliste enten på papir eller elektronisk. Fordelen er, at du nu selv styrer dine prioriterer og du har også et bedre overblik.
Kunne du tænke dig overblik og god prioritering, så brug ikke e-mailen som din opgaveliste. Sørg for at de mindre produktive omstændigheder bliver bevidstgjort og tag et bevidst valg om brugen af dem.
Hvor mange forstyrrelser har du i løbet af en dag?
Hvad tror du vores vigtigste ressource er? Ofte hører vi svaret tid. Men hos Personlig Workflow tror vi, at fokus er vor tids vigtigste ressource. Med det rette fokus kan en opgave blive udført hurtigt og effektivt. Men hvad er fokus’ største fjende? Forstyrrelser!
Vores næste spørgsmål gik derfor på, hvor mange forstyrrelser du har i løbet af en dag. Her svarer 97 pct., at de får over 10 forstyrrelser om dagen, hvilket i den grad må siges at dræbe fokus. Undersøgelser viser, at en forstyrrelse kan tage mellem 64 sek. og 4 min. Hvis du har 10 forstyrrelser snakker vi altså om 10-40 min. Og i 40 pct. af tilfældene kommer man ikke tilbage til den tanke, man havde, før man blev forstyrret.
Dog må vi erkende, at forstyrrelser er en uundgåelig del af arbejdsdagen. Men ud fra erfaring ved vi også, at mange forstyrrelser kan fjernes. Og her kan du nemt starte hos dig selv uden at skulle spørge andre om lov. Hvis du sidder og arbejder på et skrivebord, hvor der ligger mange papirbunker, post-its osv., vil din hjerne ubevidst scanne for uløste opgaver. I princippet gør din hjerne det blot, fordi den er bange for, at du glemmer noget, har brug for en motiverende overspringshandling, eller brug for en pause fra din opgave. Din hjerne prøver sådan set kun at hjælpe dig.
Nu kan du hjælpe den ved at skabe et bedre fokus. Afklaring af opgaverne vil være der, hvor vi vil råde dig til at starte. Afklaring af en opgave giver signal til din hjerne om, at den ikke skal bekymre sig mere om opgaven. Opgaven er skrevet ned et sted, hvor din hjerne stoler på, at du vil komme tilbage til. Nu kan din hjerne fokusere fuldt ud på én ting, og dit fokus vil være forbedret.
Start med dig selv og f.eks. dit skrivebord, og fjern de forstyrrelser der må være. Identificer opgaverne, skriv dem ned, og arkiver papirbunkerne et hensigtsmæssigt sted. Du vil få fokus, hvilket naturligt leder os videre til næste spørgsmål.
Skriver du alle dine opgaver ned?
Kun 9 pct. skriver altid deres opgaver ned. Det er virkelig ikke mange. Det viser, at flere benytter sig af at skrive deres opgaver ned, men ikke gør det konsekvent. Husk på, at det koster ressourcer at have opgaver i hovedet.
Det kan dræbe din effektivitet på den lange bane, hvis du kun har opgaverne i hukommelsen. Når du begynder at have mange opgaver og/eller komplekse opgaver i hovedet, føles det ikke rart, og du mærker med det samme, at du bliver mere presset.
Du prøver hele tiden at huske på opgaverne og minde dig selv om deadlines, og der er hele tiden en risiko for, at du glemmer nogle opgaver. Det er svært at have overblikket, hvis din opgaveliste lever i hovedet.
Derudover bruger du en alt for stor del af din hjernes sparsomme kapacitet på at huske på opgaver, hvilket du kunne have brugt på at løse opgaverne i stedet for.
En lavthængende frugt, der frigør din hjernes kapacitet er ved altid at have noget ved hånden, som du kan fange dine tanker og opgaver med. Kort sagt – tøm hovedet og du vil mærke en kæmpe forskel.
Hvor mange gange slukker du brande på en dag?
Brandslukning er kendetegnet ved, at du lever fra dag til dag. Du kan måske nikke genkendende til situationen, hvor du finder ud af, at der er en vigtig deadline i morgen. Denne opgave stjæler al din tid og energi. Og du har måske slet ikke nok tid og energi til at få det resultat, du ønsker, hvilket giver en dårlig følelse og skaber et pres.
100 pct. svarer, at de slukker brande mellem 5-10 gange. Brandslukning er desværre en realistisk del af hverdagen. En måde at afhjælpe brandslukning er at skrive alle dine opgaver ned på én opgaveliste og få overblikket. Så kan du også se længere frem og måske endda nå derhen, hvor du kigger en uge frem og ikke blot på de deadlines, der må være i morgen. Hvilken frihed og overskud vil det ikke give?
En af vores kunder sagde engang, at efter at have fået forbedret sit workflow, ringede hans kunder sjældent til ham om opgaver, han havde glemt. Ikke nok med, at han efter et forløb hos os ikke blev ringet op af sure kunder, så kom han rent faktisk også på forkant med kundernes opgaver. Nu var det ikke længere kunderne, der konstant bankede på hans dør med overskredne deadlines. Nu var det ham, der havde overblikket og overskuddet til at foreslå indsatsområder hos sine kunder. Han kunne nu tilføre merværdi til kunderne og være på forkant med sine opgaver, hvilket førte til en følelse af frihed og overskud. Denne kunde gik altså fra brandslukning til at være proaktiv, hvilket er kendetegnende for mennesker med overskud.
Føler du, at du har et overblik over alle dine opgaver?
Overblik er ofte nøglen til god prioritering af opgaver og efterfølgende god eksekvering. Derfor spurgte vi ind til følelsen af at have overblik. Vi spurgte, om du føler, at du har et overblik over alle dine opgaver, hvoraf 25 pct. svarede nogle gange, 25 pct. altid, og de sidste 50 pct. svarede ofte. Størstedelen har altså ofte et godt overblik, hvilket er et godt tegn. Rigtig mange af vores kunder, der har et overblik, siger at grunden ligger i at “give opgaver den opmærksomhed de fortjener”. Uden et overblik vil du gå i gang med den opgave, der skriger højest. Men det er ikke altid den opgave, der giver størst værdi.
Det handler om at opveje opgavens værdi over for opgavens omkostninger. Herved kan du prioriterer dine opgaverne efter deres værdi og omkostning. Samtidig kan du bruge tiden fornuftigt. Lad os sige, at du har en opgave om at ringe til en person, og opgavens omkostning blot er 5 min. Brug f.eks. tiden i en kø på at foretage opkaldet. Herved udnytter du tiden bedst muligt. Dog kan det være svært at gøre sig sådanne overvejelser, hvis du ikke har overblikket på én liste.
Overblik handler også om at have alt på én liste. Derved er det nemt at danne sig et overblik, da der ikke ligger opgaver og flyder over det hele. Når du har det overblik bliver din prioritering af opgaverne bedre. Du vil nu få det godt med det, du laver, men også godt med det, du ikke laver.
I hvor høj grad føler du dig stresset over dine opgaver?
Stress er desværre stigende i Danmark og specielt blandt vidensarbejdere er der desværre flere og flere, der oplever stress. Vi ville gerne undersøge sammenhængen mellem stress og opgaver, og spurgte derfor ind til graden af, hvorvidt du føler dig stresset over dine opgaver. 78 pct. svarede, at de har en vis grad af stress over deres opgaver. Positivt var dog også, at 22 pct. svarede, at de ingen stress havde over deres opgaver.
Stress er selvfølgelig meget alvorligt og kan ikke løses nemt. Dog er der nogle små ting, som du kan gøre, der kan afhjælpe det. En af dem er afklaring, som vi også har talt om tidligere i indlægget. Her kigger vi nærmere på, hvad afklaring handler om.
Afklaring handler om at spørge om tre ting:
- Hvorfor løses opgaven? Dette spørgsmål skaber retning og mening.
- Hvad er opgaven? Herved får du afklaret, hvad målet med opgaven er.
- Hvordan løses opgaven? Her identificerer du mindre skridt i opgaven og eksekveringen bliver mere overskuelig.
Et godt råd er at stille dig ovenstående tre spørgsmål i den nævnte rækkefølge. Alt for ofte negligeres spørgsmålet om, hvorfor opgaven løses nemlig. Og dette spørgsmål er muligvis det vigtigste. Få styr på formålet og derefter kan du arbejde med at gøre din eksekvering mere overskuelig.
Et godt råd til en nemmere og overskuelig eksekvering er at nedbryde dine opgaver i mindre skridt. På den måde virker opgaven langt mere overskuelig, da det er nemmere blot at tage fat på ét enkelt skridt ad gangen. Hvor meget skal opgaven så brydes ned? Vi plejer som tommelfingerregel at sige, at opgaven skal brydes så meget ned, at din kollega kan overtage opgaven.
3 implementerbare metoder
Nu har du set resultaterne og har måske sammenlignet med dig selv og din hverdag. Vi kan konstatere, at deltagere på HR Messen allerede var kommet et godt stykke af vejen. Men vi kunne også konstatere, at der var et potentiale. De kan altså få mere overskud og blive mere effektive.
Ovenfor har du fået flere gode råd, som måske kan hjælpe dig. Efter mange års erfaring har vi erfaret, at der generelt er 3 simple og implementerbare metoder, som er vigtige for et godt workflow. Hvis du skal tage noget med, så tag disse 3 metoder med.
Tøm hovedet
Tøm hovedet handler om at styrke dit fokus. Et styrket fokus kan gøre dig mere effektiv i løsningen af dine opgaver, give dig et øget overblik og forhåbentlig øget overskud. Tøm dit hoved for opgaver og tanker, og skriv dem ned. Dermed skal du ikke være bange for at glemme noget, og du vil have frigive ressourcer til at løse opgaven.
Altid hav noget ved dig – mobil, notesbog, diktafon – til at få skrevet tanker eller opgaver ned. Prøv det og du vil føle en enorm mængde frihed.
Skriv ting ned og tøm hovedet.
Alt på én liste
At tømme hoved skal være støttet op af en opgaveliste, der er simpel. Nøglen til både at bruge og opretholde en opgaveliste er dens enkelhed. Få dine opgaver samlet ét sted, så de ikke eksisterer flere steder som f.eks. post-its, i håndtasken, i notesbogen o. lign. Du vil opleve et øget overblik og din prioritering vil blive bedre.
Få alt på én liste.
Nedbryd opgaver
Press over opgaver kommer ofte fra uoverskueligheden af opgaven og dens omfang. Ved at nedbryde opgaven i mindre skridt kan du løse enkelte skridt ad gangen uden at skulle løse hele opgaven på en gang. Og i selve nedbrydningen af opgaven kommer du ofte til at gøre dig tanker omkring, hvordan opgaven løses bedst. Planlæg før du eksekverer, og du vil opleve en mere effektiv og problemfri eksekvering.
Nedbryd dine opgaver.
Langt fra tanke til handling
Forhåbentlig har du taget nogle ting med til din hverdag, som kan forbedre dit workflow og give dig et bedre overblik, så du kan få mere overskud. Vi ved udmærket, at det ikke alt sammen er nemt at arbejde med. Det kan være nemt nok at forstå, men svært at implementere. Desværre ser vi alt for ofte, at skridtet fra tanke til handling er langt. Vi vil rigtig gerne hjælpe med dette skridt, og du er mere end velkommen til at kontakte os for yderligere spørgsmål, om hvordan du kommer i gang med at opnå dit potentiale.
Mød os på Møde & Eventmessen 4. og 5. marts 2015
Har du lyst til at møde os og få en uformel snak om lige præcis dine udfordringer og din hverdag, kan du komme forbi Møde & Eventmessen den 4. og 5. marts 2015 kl. 9.00-16.00 i Forum i København. Oplev også Mark Mayland på Inspiration Corner kl. 13.00 med foredraget “Personlig Planlægning og Effektivitet“.
Prøv det og del dine erfaringer!
Har du mod på at prøve kræfter med nogle af ovenstående metoder og arbejdsrutiner, vil vi rigtig gerne høre om dine erfaringer. Skriv gerne en kommentar om din oplevelse.
Vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed i gang med at blive mere effektive? Du er altid velkommen til at ringe eller skrive til os. Hav en fortsat produktiv dag.
Skrevet af Simon Jørn Hansen
Vi har nu delt vores undersøgelse om effektivtet på HR Messen. Personlig Workflow er gennemsyret af procesoptimering og hvordan gør vi tingene bedre end igår? Hvordan når vi mere med færre ressourcer? Umiddelbart lyder det som utopi, men vores overbevisning er, at du kan NÅ MERE OG ARBEJDE MINDRE, og vi er sat i verden for at vise dig vejen. Følg med i bloggen, hvor vi prøver forskellige ting af på os selv og deler det med dig, så du kan tage de konstruktive ting med i din hverdag. Glæd dig til næste indlæg. Vi glæder os til næste eksperiment.
