Tiden er kommet til at mestre din fyraftenrutine

Har du nogensinde overvejet, hvordan du kan afslutte din arbejdsdag på den bedst mulige måde? Her er nøglen: Fyraftenrutiner!

I en fyraftenrutine løser du ikke opgaver – du samler op på det, der er sket i løbet af dagen, og gør klar til i morgen.
Du forbereder, organiserer og prioriterer alle opgaver.

I stedet for at kæmpe med opgaverne, lige indtil døren rammer dig på vej ud, hvorfor så ikke tage et øjeblik til at reflektere og planlægge i stedet?

Hvad du ikke behøver i din fyraftenrutine:

1️⃣ At knokle videre indtil du er nødt til at forlade kontoret.

2️⃣ At vente til i morgen for at få overblik over morgendagens opgaver.

3️⃣ At fuldføre en opgave samme dag, som du startede den.

4️⃣ At gøre det hver aften. (Men lad os være ærlige – det hjælper)

Hvad du behøver:

1️⃣ At lave en aftale med dig selv om at gøre dette til en fast del af din rutine.

2️⃣ Rytme – Gentagelser gør det lettere og mindsker behovet for viljestyrke.

3️⃣ Timing – En fyraftenrutine sikrer, at du forbereder dig tidligt i processen.

4️⃣ 10-15 minutter til at reflektere over dagen og klargøre dig til i morgen.

Ved at gentage din fyraftenrutine opbygger du momentum, som gør dig i stand til at gå på weekend med god samvittighed.

Lad os droppe myten om, at alt ikke kan planlægges.
Lad os droppe tanken om, at vores hoveder er det bedste sted at opbevare opgavelisterne.
Lad os også stoppe med at vente på, at andre ændrer deres rutiner, før vi kan blive mere produktive.

Så spørg dig selv: Hvad ville det betyde for dig, hvis du kunne afslutte hver arbejdsdag med en effektiv fyraftenrutine?

Her er en checkliste til at komme igang på

Du behøver ikke have alle punkterne med fra checklisten, når du laver din første fyraftensrutiner. Det vigtigste er, at du begynder at bygge en rytme op, hvor du gradvist udvikler din fyraftenrutiner.

Selv en dårlig fyraftenrutine er bedre end ingen rutine. Beslut dig før frokost, hvornår du skal holde din fyraftenrutine, så du kan nå at blive færdig med dine opgaver, og ikke presser dig selv.
Tænk over, hvad der skal minde dig om, at det er tid til en fyraftensrutine – er det din alarm, er det din kalender eller noget helt tredje.

Den korte (hvis det er første gang du laver fyraftensrutiner, så start her) – 5-15 min

1. Tøm hovedet: Skriv en liste over opgaver og ting du skal huske, som du endu ikke har på din opgaveliste eller i din kalender. Det sikre, at der ikke er noget du har glemt, og hjælper med at frigøre din hjerne fra at bekymre sig om arbejdsopgaver i din fritid.
2. Ryd op på dit skrivebord: Så flyt den brugte kaffekop og få styr på dine post-it notes. Et rent og organiseret arbejdsområde hjælper med at skabe en følelse af kontrol og orden. Brug de sidste minutter af din arbejdsdag på at rydde op og organisere dit skrivebord.
3. Få e-mail indbakken i nul: Sørg for at du ikke har nogen ulæste e-mails i indbakken. E-mails med opgaver flyttes til opgavelisten. E-mails med vigtig information flyttes til arkivet/undermapperne. E-mails der ikke er relevante længere slettes.
4. Gå dine møder, samtaler og noter igennem: Flyt opgaver fra dine mødenoter til din opgaveliste. Arkiver dine noter, så du kan finde dem igen – det er specielt vigtigt, hvis du har brug for noterne i et kommende møde.
   Opdater systemer som CRM,  projektlister etc, hvis der er informationer i dine noter som kræver det.
5. Kig din kalender igennem et par dage ud i fremtiden: Orienter dig om, hvilke møder og deadlines, der begynder at nærmer sig og kontroller, at du er klar til dem. Hvis der er noget du skal forberede, så tilføj det til din “dagsliste” eller “ugeliste”.
6. Planlæg din “ugeliste” for resten af ugen: Sørg for at “ugelisten” stadig er realistisk. Opdater “ugelisten” ved at flytte det som ikke skal laves i denne uge ned til “fremtidslisten”, og ved at flytte opgaver fra f.eks. “fremtidslisten” op til “ugelisten”.
7. Planlæg din “dagsliste” for næste dag: Inden du forlader arbejdspladsen, skal du tage dig tid til at planlægge, hvad du skal arbejde på den næste dag. Dette hjælper dig med at starte dagen effektivt og undgå spildt tid om morgenen på at beslutte, hvad du skal gøre.
8. Prioriter opgaverne: Identificer de tre vigtigste opgaver for den kommende dag. Sørg for at tackle de mest kritiske opgaver først, når din energi og koncentration er på sit højdepunkt.

Den rutineret – 15-25 min

1. Planlæg fordybelses tid og pauser for i morgen: De fleste kommer forsendt igang med at planlægge fordybelses tid og pauser. Det betyder, at kvaliteten i pauserne bliver dårligere, og at du måske ikke for skabt plads til fordybelse i morgen, fordi dagen går med ad hoc opgaver.
2. Gennemgå din liste med opgaver, du har klaret i dag: Du bruger det meste af dagen på at se på, hvad du mangler at lave. Derfor skal du afslutte dagen med at se på, hvad fik du lavet. Det giver en følelse af fremdrift og momentum.
3. Evaluer din dag: Hvad har du lært i dag. Tag dig tid til at reflektere over, hvad du har opnået i løbet af dagen. Når du dagligt reflektere over, hvad du har lært i dagens løb, så har du også mulighed for at gøre tingene på nye måder og lære af dine erfaringer, så du bliver mere produktiv over tid.
4. Hvad er du taknemmelig for: Det giver arbejdsglæde og har en overraskende virkning på din attitude og arbejdsmoral. Du bruger sikkert meget mere tid på at tænke på, hvad du ikke er tilfreds med ved arbejdsugen; her får du muligheden for at gøre det modsatte.
5. Hvor langt er du med dine mål for ugen og får måneden: Du bruger det meste af dagen på at tænke på de daglige opgaver. Det kan betale sig at løfte sig op i helikoptoren og sikre, at du er på vej i den rigtige retning.
6. Hvad har jeg fået ros og anerkendelse for: Fejr dine succeser. Hvis du har en liste med alle de gode ting som folk har anerkendt og rost dig for i tidernes løb, så er slut på dagen et godt tidspunkt at genbesøge den liste. Det vil give dig en masse motivation til næste dag.
7. Evaluer din fyraftensrutine: Bedøm dig selv på en skala fra 1-10, og identificer områder, hvor du kan forbedre dig – hvor god var din fyraftensrutine?
8. Sig farvel til kolleger: Når du forlader kontoret, er det en god idé at sige farvel til dine kolleger. Det skaber en følelse af samhørighed og afslutter dagen socialt.
9. Lav en mental afslutning: Tag et øjeblik til at lave en mental overgang fra arbejde til fritid. Dette kan omfatte et par minutter, hvor du kigger ud af vinduet, en afslappende gåtur på vej hjem eller blot at tage nogle dybe vejrtrækninger for at slippe af med dagens indtryk.

Fyraftenrutinen giver dig den bedste overgang til det du skal efter arbejdet, og gør dig klar til dagen i morgen.

Ved at implementere disse forslag fra checklisten, kan du opnå en mere tilfredsstillende arbejdsdag og en bedre balance mellem arbejde og fritid.

Fyraftensrutine er vigtigt for at slutte dagen af på den bedst tænkelige måde og forberede dig til i morgen. Det handler om, at du kan positionere dig selv, så der er mindst mulig risiko for, at tingene kører af sporet, og at du positionere dig til at kunne udnytte flest muligheder den efterfølgende dag. Ikke at have en fyraftenrutine er som at skyde sig selv i foden, fordi du kommer til at betale prisen den efterfølgende dag.

Brug nogle af dine sidste øjeblikke på arbejdet på at planlægge og forberede, og du vil opleve, at det er meget lettere at koble fra, når du kommer hjem. Det giver dig også noget at se frem til, og hjælper dig med at opretholde din arbejdsglæde.
At afslutte din arbejdsdag på en struktureret måde vil have en stor indflydelse på din produktivitet og din fritid.

God fornøjelse!