Vores seneste blog post var en trinvis guide til at få styr på sine emails og sin email indbakke. Vi har fået rigtig god respons på den blog post, og efterfølgende er en lignende guide for kalenderen blevet forespurgt. Det er på baggrund af den forespørgsel, at vi nu har lavet en trinvis guide til at få styr på sin kalender.
Som du allerede ved, så afholder vi rigtig mange kurser samt workshops. Vi har set mange forskellige måder at håndtere kalenderen på, og det har efterhånden lært os en ting eller to. Der er de folk, som benytter kalenderen som en opgaveliste. Der er andre, som blokerer tid i sin kalender for at få tid til at løse sine opgaver, og så er der de folk, som udelukkende benytter sin kalender til deres tidsspecifikke aftaler samt opgaver. Der er ikke noget rigtigt eller forkert. Det handler om at finde den rigtige løsning for dig. Som udgangspunkt betyder det ikke noget, hvilken kalender du bruger. Nedenstående guide kan benyttes på dem alle. Her giver vi dig vores bud på, hvordan kalenderen bør bruges.
1. Adskil kalender og opgaveliste
Som udgangspunkt anbefaler vi alle vores kursister samt workshop deltagere at adskille kalenderen og opgavelisten. Opgavelisten er der, hvor du har alle dine opgaver, og kalenderen er der, hvor du har dine tidsspecifikke aftaler. Hvis du har forsøgt dig med at have din opgaver i kalenderen, så er jeg sikker på, at du har stødt på følgende problem: Hvis du har dine opgaver i kalenderen, og ikke får dem lavet, så bliver du ved med at rykke dem fremad, indtil det bliver uoverskueligt. Lyder det bekendt? Det er et godt argument for, at opgavelisten og kalenderen skal adskilles.
Sørg for at samle alle dine opgaver på din opgaveliste. Når du har alle dine opgaver samlet, så sørg for at have en overskuelig kalender, som ikke rummer andet end tidsspecifikke aftaler. På den måde undgår du at blive overvældet, når du kigger i kalenderen.
2. Sig nej til møder, som ikke henvender sig til dig
At have styr på sin kalender handler også om at begrænse antallet af aftaler, som du sætter ind. Mange af vores kursister tager for givet, at hvis man bliver inviteret til et møde, er man bundet til at deltage. Hos Personlig Workflow har vi gjort det til en regel, at før vi deltager i et møde, skal følgende 3 ting være på plads:
- Der er en agenda
- Formålet er klart defineret
- Der er specifikke mål for mødet
Hvis ovenstående 3 ting er på plads, skal vi til sidst spørge os selv: “Er jeg den rigtige til at deltage i det her møde?” Hvis vi kan svare “Ja” til det spørgsmål, så sætter vi det i kalenderen. (Vi er ved at udvikle et mødeværktøj, som skal gøre dette nemmere. Hvis du vil have adgang, så send os en email). Ved at begrænse antallet af møder du sætter i kalenderen, gør du det nemmere at bevare overblikket.
3. Det er okay, at blokere tid til dig selv
Et af de spørgsmål vi ofte hører er: “Jeg kan godt lide at blokere en time eller to i kalenderen for at få tid til mine opgaver. Det betyder, at der ikke er nogle, som booker mig til møder, og det giver mig tid til at fokusere. Hvad synes I om det?” Som udgangspunkt kan det være en god idé at give sig selv tid til fordybelse. Vi anbefaler ofte, at hvis din arbejdsgiver er OK med det, så prøv det af. Hvis det fungerer for dig, så bliv ved med det. Der er blandende følelser omkring emnet. Det bedste råd vi kan give er, at være rimelig med tiden du blokerer og sørg for, at du har meldt klart ud til de personer, som du arbejder tættest med.
4. Lav ikke back-to-back møder
Du har helt sikkert prøvet det. Du har en hel dag, eller dele af din dag, hvor du har møder, som ligger tæt op og ned af hinanden. Vi forsøger altid at gøre opmærksomme på, at det kan være en farlig strategi. Når du booker dine møder i kalenderen, så husk på, at der er mulig transport tid til det næste møde. Du skal også gerne have tid til at skrive dine ‘action’ punkter ned et sted og samtidig have 10-15 min. til at forberede det næste møde. Virker det som utopi? Gå tilbage til trin 2 i denne guide, og se på om de møder du deltager i rent faktisk giver mening for dig at deltage i. Hvis du hopper fra møde til møde uden en lille pause imellem, har du mindre tid til at forberede dig, og det giver en mere stresset hverdag.
5. Start Outlook op i kalenderen
Vores sidste lille trick har vi nævnt et par gange før. Du er nu kommet til et sted, hvor det er en behagelig oplevelse at være i din kalender. Sørg for at ændre dine indstillinger i Outlook, så du automatisk starter kalenderen op i stedet for at du bliver hevet ind i dine emails med det samme. Det er en god måde at starte dagen på – nemlig på dine egne præmisser.
Vi håber du drager nytte af vores guide. Såfremt du skulle have nogle spørgsmål er vi altid klar til at give en hånd med. Rigtig god fornøjelse.
