Institut for Ledelse, Politik og Filosofi (LPF) på Copenhagen Business School er en af flere afdelinger, som har været igennem et seminar forløb hos Personlig Workflow.

Situationen for LPF’s medarbejdere

LPF’s administrative medarbejdere befinder sig i et klassisk krydspres mellem drift og udvikling. Der er stort behov for udvikling, men driftsopgaverne er mange og skal løses.  Kreativitet og innovative arbejdsprocesser kræver, at man har fuldt overblik over sine arbejdsopgaver. Derfor var vi heller ikke i tvivl, da Mark Mayland tilbød os et seminar i Personlig Workflow. Det lød meget lovende i forhold til at kunne effektivisere vores arbejdsgange gennem ændrede prioriteringer og opgavegennemførelse.

Sekretariatets medarbejdere får dagligt rigtigt mange mails, hvilket for mange kan være særdeles stressende. Vi har lært, hvordan man kan håndtere sine mails, så de ikke virker forstyrrende og tager fokus fra allerede planlagte opgaver. Personlig Workflow passer således perfekt med CBS’ omlægning til Outlook og Exchange-serveren, idet kurset inddrager en række af de funktionaliteter, som Outlook har indbygget, bl.a. opgavelister og aftaler.

Opfølgningen

Konceptets egentlige clou er, at kurset ikke slutter ved præsentationen. En uge efter kurset havde Mark 2 timers individuel rådgivning med alle deltagere direkte ved eget skrivebord, hvor han med udgangspunkt i den enkeltes konkrete arbejdsopgaver kommer med forslag til hvordan arbejdsgangen – både fysisk og elektronisk – kan effektiviseres. Man overlades således ikke til selv at komme i gang med de præsenterede redskaber, men Marks personlige opfølgning sikrer, at alle kommer godt på vej.

Resultatet

Gennem Personlig Workflow får man et frisk blik på ens arbejdsrutiner og en mulighed for at få ryddet op og luget ud i erkendte og uerkendte dårlige vaner. En anden styrke ved konceptet er, at man ikke behøver at bruge alle præsenterede værktøjer for at have glæde af det. Alle i LPF’s sekretariat deltog i kurset, og det har givet os en ekstra gejst til at fastholde og holde hinanden op på de nye arbejdsprincipper. For nogle medarbejdere har kurset medført markante ændringer i den daglige opgaveløsning og i arbejdspladsens fysiske indretning, og instituttets forskere har også bemærket forskellene. Alle i sekretariatet har efterfølgende givet udtryk for at have fået et meget bedre overblik over igangværende projekter og fremtidige fokusområder, hvilket har gjort os langt mere proaktive. Den bedste anbefaling for kurset, må næsten være vor travle IT-supporters statement: ”Det er det bedste kursus, jeg nogensinde har været på”.

Anje Schmidt, Kommunikationsansvarlig, LPF

Henrik Hermansen, Administrationschef, LPF