Mit navn er Rasmus Gullaksen, og jeg er et ustruktureret menneske.
Jeg er rodet. Uorganiseret. Dårlig til at strukturere min arbejdsdag. Og værst af alt: jeg ved ikke, hvordan jeg skal blive bedre til det.
Sagt lige ud af posen: Jeg har ikke styr på mit shit.
Eller det plejede jeg ikke at have.
I dag ser min arbejdsdag markant anderledes. I dag har jeg tiden, lysten og disciplinen til at nå i mål med alle mine opgaver.
Det har jeg kun én ting at takke: Min oplæring i Personlig Workflow-principperne.
For godt og vel 6 uger siden indgik jeg et win-win samarbejde med en yderst spektakulær person med nogle mindst lige så spektakulære evner.
Over de næste få minutter vil jeg fortælle dig nøjagtigt, hvordan denne spektakulære person har hjulpet mig med at få styr på mit shit.
Men for at min fortælling giver mening, tager jeg dig lige med tilbage til min ydmyge(ende) start som selvstændig tekstforfatter.
MIN YDMYGE(ENDE) START
Jeg er, hvad jeg vil kalde, et boblebarn.
Jeg er en af de børn, som undgik at blive kastet ud i et leverpostejsfritidsjob af mine forældre, da jeg var teenager. Af mirakuløse årsager (mine forældres overdådige nåde) blev jeg skånet for at træde op i hamsterhjulet, indtil jeg selv ønskede at tage det uundgåelige skridt.
Så da jeg sprang ud som selvstændig tekstforfatter i sommeren 2020, og trådte ind ad døren til erhverslivet for allerførste gang, var jeg lykkeligt uvidende om, hvor mange uhyrlige udfordringer, der tålmodigt lå og ventede på min vej.
Et rigtigt arbejde
Jeg havde aldrig haft et “rigtig” arbejde, og nu skulle jeg designe min egen arbejdsdag (how the f*ck do I do that?).
Af alle mennesker i verden, følte jeg mig som den nok mest uegnet til opgaven, jeg – ironisk nok – selv frivilligt havde meldt mig til.
Så uden faste rammer og et system til at guide min dag, gik der ikke længe før at tvivlen på mig selv, mine evner og mine drømme voksede sig uoverkommelig.
Efter et par måneder som selvstændig tekstforfatter måtte jeg simpelthen erklære mig møguduelig til at arbejde.
Og her mener jeg ikke min faglighed. Nej, den var såmænd ikke problemet.
Det var alt det omkringliggende, jeg bøvlede med:
- Min benspændene morgenrutine.
- Mine utilregnelige produktivitetsmaratoner.
- Min helt og aldeles amatøragtige arbejdsprocesser.
- Min kaotiske måde at holde styr på møder, aftaler og deadlines.
Hvad der for andre var rutine, var for mig en gåde.
Så i en rus af utilfredshed og frustration over min uduelighed, tog jeg til tasterne og søgte hjælp på arbejdernes kampplads, LinkedIn.
“Hjælp! Hvordan strukturerer du DIN tid?!” råbte jeg i min naive vildskab ud på erhvervssavannen.
Og så skete det.
En gavmild sjæl i mit netværk henviste mig til en mystisk mand.
En mand som siges at kunne forvandle selv det mest fortabte knoklehoved om til et selvforsynende produktivitetskraftværk.
Mandens navn var Mark Mayland, grundlægger af Personligworkflow.com. Den eneste virksomhed i Danmark (så vidt, jeg ved), der udelukkende nørder i at arbejde med måden, du arbejder på.
Marks ydmyge, men overraskende effektive evner er at hjælpe dig med at finde tiden, lysten og disciplinen til at nå i mål med alle dine opgaver.
Det lyder ikke af meget, og jeg var da heller ikke blown away, da jeg først hørte om det. Men oh boy, was I in for a treat – og det samme er du i dag.
PERSONLIG WORKFLOW? HVA’ SØREN ER DET?
Målet med Personlig Workflow er rimeligt straight forward:
At gentænke din arbejdsdag, så du får lysten, motivationen og disciplinen til at nå i mål med alle dine opgaver.
Kort sagt, handler det om at skabe et bedre workflow – og det gør du ved at arbejde med måden, du arbejder på.
Dit workflow består af:
- Måden du arbejder (dine vaner, rutiner og din adfærd).
- Måden du holder styr på din tid (dine hjælpeværktøjer: kalender, opgavelister, noter osv).
- Måden du skaber ro, overblik og fokus til at nå dine opgaver (den bagomliggende viden, dit mindset).
For at skabe et bedre workflow, handler det først og fremmest om at blive bevidst om disse tre ting. Det handler om at reflektere over din arbejdsdag, så du kan spotte hullerne i den og fylde dem med bedre alternativer.
Og det er nøjagtigt, hvad du lærer gennem et Personlig Workflow-forløb med Mark Mayland.
Her starter du fra scratch og kigger på dine mest fundamentale arbejdsrutiner, redskaber og mindsets med nye øjne for at spotte hullerne i dem. Og så bygger du fra bunden og op, og fylder hullerne med bedre rutiner, redskaber og mindsets.
I mit tilfælde tog Mark udgangspunkt i min fejlagtige forestilling om, at jeg grundlæggende var et ustruktureret menneske.
Det var nemlig det allerførste, jeg fortalte Mark, og det første han bed mærke i.
Det var en forestilling, som Mark var grundlæggende uenig i. Han mente ikke, at jeg var ustruktureret, men blot at jeg manglede et ordentligt og pålideligt system til at skabe struktur i min arbejdsdag – og det skulle han nok hjælpe mig med at skabe.
Og så begyndte det hårde arbejde.
HVORDAN SER ET PERSONLIG WORKFLOW-FORLØB UD?
20% af et Personlig Workflow-forløb består af teori og refleksion. De resterende 80% består af knofedtshårdt arbejde.
Her handler det om at lette ballerne og handle på de ting, du har lært, og implementere de redskaber og teknikker, du har fået serveret.
Helt konkret bestod mit forløb af en ugentligt samtale med Mark.
Her reflekterede vi over:
- De nye indsigter og tiltag, jeg havde taget handling på.
- De refleksioner, jeg havde gjort mig om de nye tiltag (tanker, frustrationer, successoplevelser)
- De værktøjer, der fungerede, og dem der ikke gjorde (og hvorfor de ikke fungerede).
- Næste uges mål.
Det vil sige, at størstedelen af ansvaret for min udvikling lå i mine egne hænder. Det var op til mig selv, om jeg ville gøre små eller store fremskridt.
Til gengæld gjorde Mark det tydeligt for mig, at det vigtige var, at jeg rykkede mig – ikke hvor langt, jeg rykkede mig.
Når du begynder at gentænke din arbejdsdag, vil det hurtigt gå op for dig, hvor lidt styr du har på dit shit, og hvor drøn effektiv du kan blive, hvis du bare giver det en skalle.
Personlig Workflow er nemlig en disciplin, hvor der er så højt til loftet, at du knap kan se det.
Det er både motiverende og skræmmende.
For hvis du bare fordøjer 7.6% af de tonstunge guldkorn, Mark gavmildt fodrer dig, og implementerer en tredjedel af alle de teknikker og redskaber, han har liggende i sin Workflow-værktøjskasse, er du allerede 12 skridt foran sidemakkeren.
Og hvem ønsker ikke at være det?(Nobody).
Men nok om snakken.
Lad os tage et hurtigt smugkig på de 4 Personlig Workflow-redskaber, som har gjort det største indtryk på mig.
ET SMUGKIG NED I VÆRKTØJSKASSEN
Personlig Workflow er en endeløs optimeringsproces, som byder på et ocean af forskellige redskaber, principper, teknikker og metoder, der hver især kan hjælpe dig med at fintune selv de mindste dele af dit workflow.
Her er de 4 Workflow-redskaber, som har gjort det største indtryk på mig.
2-MINUTTERSREGLEN
2-minuttersreglen er nok den simpleste – men også mest effektive – regel som Mark har lært mig.
Den lyder sådan her:
Tager en opgave mindre end 2 minutter at ordne,skal du ordne den her og nu.
Reglen er sat i verden til at hjælpe dig med at prikke hul på alle de uhyrlige mange småtings opgaver, du har liggende på dit skrivebord, som du aldrig tager dig tiden til at ordne.
Den er en mirakelkur brygget på anti-overspringshandlinger og tilføjet en ordentlig omgang “get shit done”-krydderimix.
Og det bedste af det hele: den virker. Og den virker satans godt.
TOMATTEKNIKKEN (POMODORO)
Pomodoro. Ordet som betyder tomat på italiensk og hyperproduktivitet på Maylandsk. Pomodoro er en klassisk produktivitetsteknik, hvor du bruger tiden til din fordel. Den originale teknik fungerer således:
Sæt dit ur til 25 minutter og brug så den tid på at fokusere 100% på din opgave. Når uret ringer, tager du så en 5-minutters pause. Det gentager du så om og om igen. Altså en 25-5 fordeling.
Af en eller anden sjov årsag fungerer teknikken like a charm, og den er det perfekte trick til at få fingrene op i hastighed og få flowet til at flyde, hvis det har det med at fryse til.
Mark har dog taget skridtet videre og tilføjet et ekstra lag til teknikken: 5-minutters refleksion.
Når du arbejder med dit workflow, er refleksionstid nøglen til fremskridt. Det er nemlig i refleksionsprocessen, at du får en direkte forståelse af hvilke ting og situationer, der påvirker din produktivitet.
Marks Workflow-optimeret Pomodoroteknik ser sådan her ud:
20 minutters fokuseret arbejde efterfulgt af 5 minutters refleksion over de 20 minutters arbejde efterfulgt af 5 minutters pause. Altså en 20-5-5 fordeling.
Ved at presse 5 minutters refleksion ind i din Pomodoro-sessioner hæver du kvaliteten af dit arbejde, fordi du aktivt reflekterer over, hvad der fungerede for dig – og hvad der ikke gjorde.
Et simpelt tiltag med mærkbare resultater.
Når vi ikke gør os opmærksomme på de her småting, kan vi let fortsætte ned ad en hullet sti, uvidende om alle de ting, som holder os fra at yde vores bedste.
De ekstra 5 minutters refleksion har hjulpet mig med at blive bevidst om, hvordan jeg kommer i et godt arbejdsflow, hvor mit fokus er skarpt og mine fingerspidser taster løs.
(Jeg kan afsløre, at det under alle omstændigheder indebærer en nultolerancepolitik over for plingende smartphones, og så selvfølgelig en never-ending playliste med klassisk musik til at holde fingrene i takt).
DEN UDVIDEDE OPGAVELISTE
Opgavelisten. The smart worker’s best friend.
Den findes i mange former og størrelser, men har et simpelt formål:
At skabe overblik over dine opgaver, så du kan prioritere mellem dem.
Men hvordan ser en Workflow-optimeret opgaveliste så ud?
Den form for opgaveliste, Mark har oplært mig i at bruge, er opdelt i 3 forskellige dele.
- En dagsliste (med de opgaver, jeg skal lave nu og her)
- En ugeliste (med de opgaver, jeg skal bruge ugen på at lave)
- En fremtidsliste (med de opgaver, jeg har, som der ikke er nogen deadline på). Der er selvfølgelig en god grund til denne specifikke opdeling.
En del af Marks visdom er nemlig, at vores hjerner ikke skal bruges til at huske ting.
Har du ikke nogen opgaveliste, lader du din hjerne om alt det hårde arbejde, det kræver for at huske alle dine utallige opgaver. Det er dumt. Det er spild af ressourcer. Og så er det utroligt unødvendigt.
Alt der kan skrives ned, skal skrives ned. Aftaler, deadlines, opgaver, beskeder og alt i mellem. Få det ud af hovedet og ned på papir (og over på din opgaveliste).
Vores hjerne skal bruges til at løse problemer og tænke kreativt, ikke huske ting.
Jo mere vi tvinger den til at holde styr på vores kalender og opgaver, jo værre bliver den til at løse problemer og tænke kreativt.
Det gør os mindre produktive, og mere frustreret.
Skal du så bare skrive alle dine opgaver ned på én lang liste og call it a day?
Nej da. Det er en god start, men ikke tilstrækkeligt til at give din hjerne det overblik, den har brug for til at kunne fokusere 100% på at være kreativ og løse problemer.
I stedet for at skrive alle opgaver ned på én lang liste, er den geniale fidus at bygge et hierarki af opgaver sorteret efter realistiske deadlines, som du kan prioritere mellem.
Og det er netop det, vi opnår, når vi sorterer dem efter dag, uge og fremtid.
DEN UGENTLIGE GENNEMGANG
2-minuttersreglen, tomatteknikken og den udvidede opgaveliste, er alle tre teknikker og værktøjer, du nok har stødt på før.
Mestrer du dem, er du uden tvivl et par lange skridt foran din sidekammerat. Men de har ikke nok krudt i sig til at trylle dig om til et produktivetspowerhouse. Der skal lidt mere til.
Og det “lidt mere” er også “lidt svære”.
Lad mig introducere: Den ugentlige gennemgang.
Første gang jeg stødte på den ugentlige gennemgang, blev jeg decideret tung i hovedet. Jeg var lige blevet så stor fan af de små finurlige teknikker, jeg let kunne integrere i min arbejdsdag – og så kom der nye boller på suppen.
Den ugentlige gennemgang er den hellige gral indenfor Personlig Workflow.
Det er en proces, hvor du sætter dig ned ved din computer eller notesblok og laver en systematisk og slavisk gennemgang af ALT, du har lavet den seneste uge.
Når jeg skriver ALT, mener jeg ALT. Du ransager din mobil, din notesblok, din computer – alle tænkelige steder – for løse ender, og noterer dig alt, du har ordnet hele ugen.
Når det er gjort, tager du så et detaljeret kig i din kalender og gennemgår alle aftaler, du har haft de sidste 3 uger, og finder ud af, hvad du skal lave de næste 3 uger.
Og det gør du så hver uge. Held og lykke.
Den første ugentlige gennemgang er tortur for den rodede hjerne, men den overvældende følelse af klarhed og de flere liters overskud, du sidder tilbage med bagefter, er hele besværet værd.
HVAD HAR JEG LÆRT?
Da jeg snakkede med Mark for første gange, var jeg overbevist om, at jeg var et ustruktureret menneske af natur.
Det var sådan, jeg var, og der var ikke noget at gøre ved det.
Min forestilling om mig selv var en kampesten i mine egne sko.
For hvordan skulle jeg nogensinde nå mine karrieremål, hvis jeg var en af dem, der ikke havde styr på en skid – og hvordan skulle jeg nogensinde få styr på mit shit, hvis rod og uorden lå i mit DNA?
Den forestilling holdte heldigvis ikke så længe, idét Mark trådte ind i billedet.
Min verden blev vendt på hovedet
I løbet af de 6 uger, Mark har lært mig op i Personlig Workflow-principperne, er min verden blevet vendt på hoved mindst 8 gange.
Min vilje er blevet sat på prøve, min tålmodighed udfordret og mine begrænsende forestillinger om mig selv er skrumpet.
Hvor jeg før mistede overblikket, har jeg nu værktøjerne og rutinen til at skabe overblik on-demand.
Hvor jeg før bøvlede med at finde fokus til at producere kvalitetsarbejde, har jeg nu trin-for-trin metoder til at påkalde mig uforstyrret arbejdsro og fokus til kreativt arbejde.
Før var en struktureret arbejdsdag med overskud og styr på tingene en fjern drøm. Nu er det min virkelighed.
Jeg har fået styr på mit shit – til en vis grad, selvfølgelig.
Og det vigtigste jeg har lært – udover at disciplin og planlægning gør dig fri – er, at jeg ikke er så messed up, som jeg troede jeg var.
Nej, jeg har aldrig haft orden og struktur i mine ting. Men det er blot fordi, jeg ikke har haft behovet for det.
Men nu hvor behovet er opstået, er det en færdighed, jeg snildt kan lære. Mit hovedet er ikke skruet forkert på. I hvert fald ikke permanent.
Den rette viden og vejledning
Med den rette viden og vejledning, kan jeg lære at finde tiden, lysten og disciplinen til at nå alle mine opgaver. Til at skabe en arbejdsdag, hvor jeg hver dag opbygger momentum til at ramme den følgende dag med endnu mere power.
Og det samme kan du.
Det kræver bare lidt gå-på-mod og en omgang Personlig Workflow-optimering af din hverdag.
Mit navn er Rasmus Gullaksen, og jeg er et struktureret menneske.
Det her var min historie.
