3 Tips og Tricks til Outlook

Hvis du er ligesom de fleste andre vidensmedarbejdere i Danmark, så har du et ambivalent forhold til Outlook. På den ene side er det et værktøj, som hjælper dig med at organisere det meste af din hverdag. På den anden side er det også en kilde til frustration og manglende overblik. De fleste af os modtager 20, 30 eller måske endda i omegnen af 50 emails om dagen. Vi har vores kalender fyldt med mødeaftaler og der ligger måske en opgave eller to på din opgaveliste. Vi bliver ofte forstyrret af notifikationerne fra Outlook, som viser sig på de mest uhensigtsmæssige tidspunkter.

Vi skriver dette blog indlæg i dag for at belyse nogle af de muligheder, som du har med Outlook. Vi har undervist mere end 1000 vidensmedarbejdere og har identificeret nogle af de lavthængende frugter, som kan gøre din arbejdsgang i Outlook markant bedre. Hvis du har brug for hjælp eller har lyst til at lære flere tips og tricks kan du købe adgang til vores online træningsportal. Kontakt os for mere information. Herunder kan du se 3 af vores tips og tricks til Outlook:

Slå notifikationer fra

Det første spørgsmål vi stiller vores workshop deltagere er: “Hvad er den vigtigste ressource vi har til rådighed?”. De fleste af vores deltagere siger, at tid er vores vigtigste ressource. Tid er en vigtig ressource, men vi tror på, at der er en ressource, som er endnu vigtigere, hvilket er vores fokus. Vi bliver forstyrret rigtig mange gange i løbet af en dag og det betyder, at vi mister en del af vores effektivitet. En hurtig og nem måde at opleve færre forstyrrelser er, at slå email notifikationer fra i Outlook. Det kan gøres på 2 minutter og det søger for, at du ikke bliver forstyrret i tide og utide.

Start Outlook op i kalenderen

En af mine personlig favoritter i forhold til tips og tricks i Outlook er at starte op i kalender i stedet for i email fanen. Hvis du er ligesom mange andre, så det første du gør, når du møder ind på arbejde, at er tænde din computer og åbne Outlook. Når du åbner Outlook bliver du mødt af en bunke emails fra folk, som er kommet tidligere på arbejde end du er. Allerede nu begynder du at arbejde på opgaver, som andre personer vil have dig til at arbejde på. Jeg vil i stedet råde dig til at starte Outlook i kalenderen, så du starter dagen på dine vilkår samt danner dig et overblik over dagen inden du begynder at eksekvere.

Brug opgavelisten

Det sidste trick, som du bør overveje at implementere er selve måden du bruger Outlooks opgaveliste på. Opgavelisten er en af de funktioner, som kan give dig et markant bedre overblik, men samtidig er det den funktion, som færrest bruger. Vi anbefaler, at du tilføjer 3 kategorier og kalder dem: “Dagsliste”, “Ugeliste” og “Fremtidsliste”. Du tilføjer hernæst alle dine opgaver til opgavelisten og inddeler dem i disse kategorier. De opgaver som skal løses i dag, giver du kategorien ‘Dagsliste’. De opgaver som skal løses i denne uge, giver du kategorien ‘Ugeliste’. Resten af opgaver giver du kategorien ‘Fremtidsliste’. Vi har skrevet et fyldestgørende indlæg omkring det på vores Workflow Forum her.

Ovenstående tips og tricks til Outlook er nemme at implementere og vil give dig bedre mulighed for at være effektiv i Outlook samt undgå hovedpine. Du er velkommen til at tage kontakt til os såfremt du skulle have nogle spørgsmål.