Bliv dygtig til den ugentlige gennemgang

Hver måned underviser jeg hundredvis af vidensmedarbejdere og forsøger i mine workshops, kurser og personlige sessioner at introducere nye, gode vaner i stedet for de gamle, som holder os tilbage. Som vi alle kender til, er det ikke så svært at starte på en ny god vane. Det bliver først svært, når vi skal holde fast i den over længere tid. Jeg ser det ofte. En dag begynder det at gå stærkt, og så falder vi tilbage i vores gamle måde at arbejde på.

Det er en af de udfordringer, der betyder mest for mig. Hvis den ikke bliver løst, bliver det svært for mine deltagere at gennemføre vedvarende ændringer. Af samme grund har jeg brugt en del år på at finde en løsning, der virker for de fleste.

Hvordan kommer vi så den udfordring til livs? Mit forslag er, at vi bliver dygtige til at lave en god og grundig ugentlig gennemgang. Den ugentlige gennemgang er et møde med dig selv, hvor du får styr på alle dine løse ender. Det er den dag, der får dig tilbage på hesten og kørt i stilling, så du kan lave vedvarende ændringer. Det er limen, der holder hele ugen sammen. Efter en hektisk uge bruger du en god times tid på at få roen og overblikket igen, hvis du tabte det undervejs.

Uden den ugentlige gennemgang bliver det svært at gennemføre vedvarende ændringer. Derfor har jeg lavet en guide, der beskriver, hvordan du kan lave en ugentlig gennemgang. Det er en trinvis guide, som du kan printe ud og hænge op, så du ikke glemmer, hvordan du gør, og hvorfor den er så pokkers vigtig.

Trin 1: Arrangér et møde med dig selv i kalenderen

Hvis du har svært ved at finde tid til en ugentlig gennemgang, så sørg for at blokere tiden i din kalender. Dine kollegaer kan se, at du er optaget, og det giver dig et pusterum, du kan udnytte. Jeg anbefaler, at du booker en time med dig selv. Har du mulighed for det, så find et roligt sted, hvor du ikke bliver forstyrret. Du sidder måske og tænker: "Jeg har ikke tid til at afsætte en time til det." Mit modargument er, at du ikke har tid til at lade være. Du bliver nødt til at høste for at så.

Trin 2: Kom til mødet

Selvom du har en travl uge og mener, du har brug for flere timer til at få lavet dit arbejde, så sørg for ikke at aflyse mødet med dig selv. Vil du gennemføre nye vaner, bliver du nødt til at dedikere en time til den ugentlige gennemgang. Det kan føles som en udfordring i starten. Bare rolig, det bliver nemmere og nemmere, når du vænner dig til øvelsen. Sørg for at møde op.

Trin 3: Lav et mind dump

Nu sidder du i et rum alene, eller et sted hvor der ikke er mange forstyrrelser. Den første øvelse, du kan lave, er et mind dump. Det handler om at få alle dine opgaver, idéer og tanker ud af hovedet og ned på et stykke papir, eller ind i et noteprogram som Evernote. Jeg anbefaler, at du hver dag sætter dig ned i 10 minutter og får alle dine opgaver og idéer skrevet ned. Måske har du fået opgaver af dine kollegaer, som du skal have noteret. Måske er du selv kommet på nogle opgaver, du skal løse. Det handler om at huske på så få ting som muligt.

Trin 4: Gå tilbage i din kalender

Åbn din kalender og tag et kig tre uger tilbage og tre uger frem. Er der møder, du ikke har fået fulgt op på? Er der møder, du skal forberede i den kommende uge? Det er altid en god idé at være på forkant med forberedelsen. Kigger du proaktivt tre uger frem og tre uger tilbage, sikrer du, at der ikke er overraskelser på vejen. Kommer der opgaver ud af at kigge i kalenderen, så få dem skrevet ned på papir eller på din opgaveliste.

Trin 5: Kom i nul i indbakken

Er du netop begyndt at have en nul-indbakke, er der god sandsynlighed for, at et par mails stadig ligger parkeret. Åbn den første, du ser. Er der en opgave, der skal løses? Hvis ikke, så flyt mailen til arkivet og gå videre til den næste. Er der en opgave, så skriv den ned på en liste og flyt derefter mailen til arkivmappen. Til sidst har du nul mails i indbakken og en lang liste af opgaver, som du kan prioritere til næste uge.

Trin 6: Tjek alt løst papir

Hvis du er ligesom mange andre vidensmedarbejdere, håndterer du meget papir i din hverdag. Du har måske en del mapper eller bunker på skrivebordet, der er vokset gennem ugen. Den ugentlige gennemgang er tidspunktet, hvor du får styr på alle de løse papirer. Du kan bruge samme fremgangsmåde som med mails. Tag det første stykke løse papir. Er der en opgave, der skal løses? Hvis ikke, så arkivér papiret eller smid det ud. Er der en opgave, så skriv den ned på en opgaveliste først.

Trin 7: Ryd op på dit skrivebord

Har du også kaffekopper, løse papirer, tallerkener og andre overflødige ting stående på dit skrivebord? Bare rolig, du er ikke alene. Brug gerne 5 minutter på at rydde bordet og gøre det pænt og nydeligt. Selvom du ikke bevidst lægger mærke til det, bruger din hjerne mentale ressourcer på et skrivebord, der flyder over med ting. Hold det enkelt, simpelt og rent.

Trin 8: Opdatér din opgaveliste

Godt gået. Du er næsten i mål. Det sidste skridt er at få styr på din opgaveliste. Følger du mine principper, har du en opgaveliste med kategorierne Dag, Uge og Fremtid. Opdatér listen ved at flytte opgaver fra Fremtid til Uge, og vælg de tre vigtigste opgaver, der skal flyttes fra Uge til Dag. Bagefter sidder du med et komplet overblik over alle de opgaver, der skal løses i den kommende uge, samtidig med at du har en liste med tre opgaver, der skal løses mandag, når du møder ind på kontoret.

---

Sådan. Det behøver ikke være mere kompliceret at gå på weekend med god samvittighed. Du er nu fuldt opdateret og kan være sikker på, at du ikke har glemt eller overset noget. Det giver dig ro. Tag den ro med hjem og sørg for at få restitueret, så du kan få en endnu bedre, gladere og mere produktiv næste uge. Det er sådan, det bør gøres.

God fornøjelse.