Hvad er en Workflow Mentor?
En Workflow Mentor er organisationens interne specialist i arbejdsmønstre. Personen hjælper kolleger med at spotte produktivitetstab, fastholde nye arbejdsmønstre og sikre, at forbedringer bliver en del af hverdagen.
Rollen hedder mentor, fordi det er præcis, hvad den er. Ikke controller, ikke superbruger, ikke chef.
En Workflow Mentor løser ikke opgaverne for sine kolleger. Rollen er at hjælpe dem med at udvikle de arbejdsmønstre, der gør hverdagen lettere og skaber bedre resultater. Mentoren sætter ord på mønstret, stiller de spørgsmål der flytter noget, og ser når det samme hul går igen på tværs af teamet.
Det er en rolle, ikke en stilling. Den lægges hos en, der allerede har kollegernes tillid, og som kan holde fast i arbejdsmønstrene, også når hverdagen tager over.
Vælg din vej til rollen som Workflow Mentor
De to veje bygger på samme metode. Forskellen er, om du selv skal være mentoren, eller om jeg skal uddanne flere hos jer, så metoden bæres videre indefra.
Workflow Mentor-uddannelsen
Bliv selv Workflow Mentor. En struktureret uddannelse, hvor du lærer metoden så grundigt, at du kan føre den videre, for dig selv og dine kolleger.
- 4 moduler à en halv dag, fordelt over 6 måneder
- Metoden lært helt i bund, i teori og praksis
- Materialer og værktøjer, du kan tage med videre
- Træning på din egen hverdag mellem modulerne
Workflow Mentor-forløbet til teams og organisationer
Forankr metoden i hele organisationen. Jeg uddanner interne Workflow Mentorer, så de nye arbejdsmønstre lever videre, længe efter jeg er gået.
- Kortlægning af jeres nuværende arbejdsmønstre
- Træning af interne mentorer i hele organisationen
- Løbende opfølgning og sparring undervejs
- Afsluttende direktionsrapport med resultater
Hvad der sker, når ingen har ansvaret for arbejdsmønstret
Nye arbejdsmønstre bliver ikke fastholdt
Workshoppen var god. Men efter nogle måneder er teamet tilbage i de gamle rutiner.
Ingen omsætter workshoppen til hverdagen.
Ingen har ansvar for arbejdsmønstrene
Der er ejere af budgetter, projekter og kvalitet, men ingen, der har ansvar for, hvordan arbejdet bliver organiseret.
Ingen har ejerskab over, hvordan arbejdet organiseres.
Små problemer vokser sig store
Afbrydelser, dobbeltarbejde og uklare aftaler bliver accepteret som en del af hverdagen.
Ingen spotter de små produktivitetstab.
Nye medarbejdere overtager de gamle rutiner
Onboarding handler om opgaver og systemer, ikke om de arbejdsmønstre, der gør teamet effektivt.
Ingen træner nye medarbejdere i teamets arbejdsmønstre.
Forbedringer bliver personafhængige
Når én medarbejder finder en god løsning, bliver den sjældent delt eller gjort til en fælles arbejdsmåde.
Ingen sikrer, at forbedringer bliver fælles.
Teamet mangler en intern sparringspartner
Alle ved, at der er potentiale for forbedringer, men ingen har kompetencerne eller mandatet til at hjælpe kollegerne videre.
Ingen hjælper kolleger med at ændre deres rutiner.
Hvad en Workflow Mentor gør for dig og for teamet
Du får metoden i hånden
- Du lærer metoden så grundigt, at du kan bruge den både på dine egne opgaver og på andres.
- Du får et konkret sprog for arbejdsmønstre, så du kan sætte ord på det, der driller.
- Du kan se, hvor hullerne i et arbejdsmønster sidder, og hvilket der er værd at lukke først.
- Du får værktøjer og materialer, du kan bruge, når du hjælper en kollega videre.
- Du får en rolle med mandat, som er synlig i organisationen.
- Du kan træne nye kolleger i teamets arbejdsmønstre fra første dag.
Teamet får en at gå til
- Nye arbejdsmønstre bliver fastholdt, fordi der er en, der følger op.
- Små produktivitetstab bliver spottet, før de sætter sig som hverdag.
- Gode løsninger bliver fælles i stedet for personafhængige.
- Møder ender i ændringer, ikke kun i beslutninger.
- Nye medarbejdere kommer ind i teamets arbejdsmønstre og ikke bare i opgaverne.
- Udviklingen fortsætter mellem forløbene, uden at der skal hentes hjælp udefra.
Ankestyrelsen øgede produktiviteten med 9%. Ordningen var en af drivkræfterne.
Direktionen havde lagt en ny strategi om at blive en mere effektiv organisation. Workflow Mentor-ordningen blev et af de initiativer, der skulle bære den, og den kører stadig mange år efter.
- OrganisationAnkestyrelsen
- OmfangAlle styrelsens ledere og videnarbejdere
- LøsningPilotprojekt, styregruppe med reference til direktionen og et udvidet Workflow Mentor-forløb
Medarbejderne havde selv givet udtryk for, at de gerne ville investere i en Workflow Mentor-ordning. Det faldt sammen med, at direktionen havde lagt en ny strategi om at blive en mere effektiv organisation, og det krævede nye initiativer.
Ud over et indledende pilotprojekt blev der investeret i opbygning af en styregruppe med reference til direktionen, et kompetenceløft til alle styrelsens ledere og videnarbejdere, og et udvidet Workflow Mentor-forløb. Workflow Mentor-ordningen blev en af drivkræfterne i forandringen.
Workflow Mentorerne fik mandat og kapacitet til at forme deres egen netværksgruppe, der arbejdede på tværs af organisationen. Kort efter lykkedes det styrelsen at øge produktiviteten med 9%, hvilket ikke var sket før i styrelsens historie. Initiativerne kører stadig mange år efter.
Indholdet i uddannelsen
Uddannelsen bygger op i seks dele. Du starter med metoden og din egen hverdag, og slutter med at kunne hjælpe kolleger videre og holde arbejdsmønstrene levende i teamet.
Fundamentet
Hvad et arbejdsmønster er, og hvorfor det er mønstret, der afgør resultatet, snarere end viljen eller værktøjet. Du får det sprog, resten af uddannelsen bygger på.
De fem workflow faser
Modellen bag metoden. Du lærer at bruge faserne som et diagnoseværktøj, så du kan se hvor i arbejdsmønstret hullet sidder, i stedet for at gætte.
Dit eget arbejdsmønster først
Du lukker hullerne i din egen hverdag, før du hjælper andre. Det er derfra troværdigheden kommer, når du senere sidder over for en kollega.
Mentorsamtalen
Hvordan du spørger, observerer og giver feedback, så kollegaen selv finder ændringen. Du træner samtalen, indtil den sidder.
Værktøjskassen
De øvelser, skabeloner og materialer, du bruger i praksis. Du får dem med, så du ikke skal bygge dem selv bagefter.
Forankring i teamet
Hvordan et nyt arbejdsmønster bliver en fælles rutine og bliver holdt levende, når de første uger er gået og hverdagen tager over.
Fra udpeget kollega til mentor i praksis
Uddannelsen er ikke et kursus, man overstår. Den er bygget, så metoden bliver prøvet af på mentorens egen hverdag undervejs, og så rollen er klar til at fungere, den dag uddannelsen slutter.
Det starter med en samtale om, hvem der skal have rollen, og hvad organisationen skal bruge mentoren til. Her vurderer jeg, om personen og opgaven hænger sammen.
Metoden bliver gennemgået på 4 moduler à en halv dag, fordelt over 6 måneder. Mellemrummene er bevidste, for det er dér, det lærte skal prøves af i en almindelig arbejdsuge. Regn med 2-3 timer om ugen imellem modulerne.
Mentoren lukker først hullerne i sit eget arbejdsmønster og øver derefter mentorsamtalen på rigtige situationer med kolleger.
Mentoren afslutter med at vise metoden i praksis. Derefter lægger jeg sammen med lederen en plan for, hvordan rollen får plads i kalenderen og i organisationen.
Indholdet i forløbet
Forløbet uddanner flere mentorer på én gang og bygger den struktur op, rollen skal fungere i. Det er den model, Ankestyrelsen kørte.
Pilotprojekt
Jeg starter på en afgrænset del af organisationen. Effekten skal kunne ses, før ordningen bliver rullet bredere ud.
Kortlægning af arbejdsmønstre
Hvor hullerne sidder, ikke kun hos den enkelte, men på tværs af teams. Det bliver udgangspunktet for, hvad mentorerne skal tage fat om først.
Styregruppe med mandat
Ordningen får en styregruppe med reference til ledelsen. Uden mandat bliver mentorrollen et sideprojekt, der taber til driften.
Uddannelse af de interne mentorer
Samme uddannelse som den enkelte får, men kørt internt og med jeres egne opgaver som træningsmateriale.
Mentornetværk på tværs
Mentorerne får en gruppe, hvor de sparrer med hinanden og holder rollen i gang. Det er dér, ordningen får sit eget liv.
Opfølgning og afrapportering
Løbende sparring undervejs, og en afsluttende rapport til direktionen med det, forløbet har flyttet.
De første gevinster kommer hurtigere, end de fleste tror.
Tallene her er fra Workflow Træningen, som uddannelsen bygger på. De viser, hvor hurtigt et lukket hul i arbejdsmønstret betaler sig. Forskellen på en mentor og en enkelt deltager er, at mentoren lukker huller for flere end sig selv.
Tal 01 til 04 er målt på deltagere i Workflow Træningen. Tal 05 er ikke målt, men regnet ud fra dem, med en antagelse om at mentoren hjælper fem kolleger. Jeg opdaterer tallene, når der er målinger fra mentorordninger nok til at stå på egne ben.
Skal I have en Workflow Mentor i huset?
Book en samtale. Så ser jeg på, hvad der driller hos jer, og om en mentor er svaret.
Metoden sidder stadig, flere år efter
De tre her har været på kursus eller til oplæg hos mig, ikke på mentoruddannelsen. De er med, fordi de siger noget om, hvor længe metoden bliver hængende, når den først sidder.
Du var inde og fortælle om workflow hos os engang tilbage i 2015. For en del af os er det stadig en daglig lettelse med de ’nye’ værktøjer.
Jeg har faktisk introduceret nogle af mine kollegaer til de værktøjer, vi har arbejdet med, og anbefalet kurset til min manager.
Vi er hooked på at implementere din gode proces for opgavehåndtering hver især. Det fylder både hen over frokostbordet og i andre sammenhænge. Du har i den grad sat aftryk på vores organisation.
Hvem en Workflow Mentor er til
Det passer til jer
- Der er en kollega, som andre alligevel går til med spørgsmål om arbejdsgange.
- Ledelsen er klar til at give rollen plads i kalenderen.
- I får nye medarbejdere ind med jævne mellemrum, som skal lære teamets arbejdsmønstre.
- I vil kunne selv, i stedet for at hente hjælp udefra hver gang noget driller.
- Arbejdet er videnarbejde med mange opgaver, aftaler og henvendelser i spil.
Det er ikke det rette nu
- I har brug for et enkeltstående oplæg og ikke en rolle, der skal bestå bagefter. Så er et foredrag det rigtige valg.
- Rollen kan ikke få tid, og mentoren skal passe den oveni fuld drift.
- I leder efter en, der kan bestemme, hvordan andre skal arbejde.
- Ledelsen bakker ikke op, så ordningen står og falder med den enkelte.
- I står midt i en omorganisering, hvor det er uklart, hvem teamet består af om tre måneder.
18 års erfaring har lært mig én ting.
De fleste organisationer mangler ikke dygtige mennesker.
De mangler arbejdsmønstre, der får kompetencerne til at spille sammen.
Derfor har jeg gennem de sidste 18 år hjulpet mere end 800 teams med at spotte de usynlige huller i deres arbejdsmønstre og omsætte dem til varige resultater.
Det er den samme metode, en Workflow Mentor lærer at føre videre. Se alt, jeg tilbyder.
med fokus på arbejdsmønstre
teams har gennemført en workshop eller et kursus
deltagere har arbejdet med metoden
gennemsnitlig evaluering
"De fleste investerer i nye kompetencer. Jeg hjælper teams med at få mere ud af dem, de allerede har."
Find sporet, og bliv på det
Workflow design lukker hullerne i dit arbejdsmønster og hjælper dig med at finde det rette spor, så du når i mål. Fra udgangspunktet deler tiden sig i to spor. Jo før du finder det rette, jo længere kommer du. Jo længere du venter, jo dybere ned ad det forkerte spor glider du.
Feltet over dit nuværende spor. Jo før du finder det rette spor og bliver på det, jo større bliver gevinsten: kortere vej til målet og lav risiko undervejs.
Feltet under dit nuværende spor. Jo længere du venter, jo dybere glider du ned ad det forkerte spor, og desto dyrere bliver det at kæmpe sig tilbage.
To veje, én metode
Der er to måder at komme igennem uddannelsen på. På det åbne hold ligger datoerne fast, og du tilmelder dig alene, uden at din arbejdsplads skal stille et hold. Det lukkede hold køres internt hos jer med jeres egne opgaver som træningsmateriale og sælges som 10 pladser, hvilket giver en lavere pris pr. person. Indholdet og tidsforbruget er det samme på begge hold.
Workflow Mentor-uddannelsen
Du lærer metoden så grundigt, at du kan bruge den på din egen hverdag og hjælpe kolleger videre.
Til dig, der skal være den, kollegerne går til. Du kommer alene, når det passer dig.
Workflow Mentor-forløbet
Samme uddannelse kørt internt med jeres egne opgaver som træningsmateriale, plus den struktur, rollen skal fungere i bagefter.
Til organisationen, der vil eje metoden selv. Datoerne lægges efter jeres kalender. Skal I bruge færre end 10 pladser, så ring til mig, så finder jeg en løsning.
Det, folk plejer at spørge om
Står dit spørgsmål ikke her, så ring eller skriv. Jeg svarer selv.
Hvad laver en Workflow Mentor i praksis?
Mentoren hjælper kolleger med at spotte produktivitetstab og lukke hullerne i deres arbejdsmønster. Det sker gennem samtaler, observation og opfølgning, og gennem at holde de aftalte rutiner i gang, når hverdagen tager over. Mentoren træner også nye kolleger i teamets arbejdsmønstre.
Er det en stilling eller en rolle?
En rolle. Den lægges hos en medarbejder, der bliver ved med at passe sit almindelige arbejde, og som får mentoropgaven oveni. Derfor er det afgørende, at ledelsen giver rollen plads i kalenderen, for ellers taber den til driften.
Hvor lang tid tager det?
4 moduler à en halv dag, fordelt over 6 måneder. Imellem modulerne skal du regne med 2-3 timer om ugen, hvor det lærte bliver prøvet af på din egen hverdag. Det gælder både det åbne og det lukkede hold.
Bestemmer mentoren, hvordan andre skal arbejde?
Nej. Ændringen skal komme fra kollegaen selv, ellers holder den ikke. Mentoren har mandatet til at tage fat, men beslutter ikke på andres vegne. Søger I en, der kan diktere arbejdsgange, er en mentor det forkerte valg.
Hvad er forskellen på uddannelsen og forløbet?
Uddannelsen er til den enkelte, der selv skal have rollen. Forløbet er til organisationen og uddanner flere mentorer på én gang, med kortlægning, styregruppe, mentornetværk og afrapportering til ledelsen. Metoden er den samme i begge. Se de to priser.
Hvor mange mentorer har vi brug for?
Det afhænger af, hvor mange teams der skal dækkes, og hvor spredt organisationen er. Hos Ankestyrelsen blev det en gruppe, der arbejdede på tværs af huset. Jeg tager det som en del af afklaringen, så ordningen passer til jeres størrelse. Det lukkede hold sælges som 10 pladser, men skal I bruge færre, så ring til mig først, så finder jeg en løsning.
Hvad sker der, hvis mentoren skifter job?
Det er netop derfor, forløbet uddanner flere ad gangen og bygger et netværk op omkring rollen. Står ordningen på én person, forsvinder den med personen. Med flere mentorer og en styregruppe bliver rollen noget, organisationen ejer.
Kan vi ikke bare tage en workshop igen?
I kan, og en workshop flytter noget hver gang. Men effekten falder tilbage, hvis ingen holder fast i månederne efter. En mentor er billigere end at gentage samme workshop hvert år, og forbedringerne bliver ikke afhængige af, at jeg kommer udefra.
Ikke sikker på, hvilken vej der passer?
Ring eller skriv, og fortæl kort, hvordan I arbejder i dag. Så peger jeg på den af de to veje, der passer, også hvis svaret er ingen af dem.
Tag en snak