Når arbejdsdagen bliver tungere, end den behøver at være
Alle har travlt. Kalenderen styrer dagen. De vigtigste opgaver bliver udskudt, møderne fylder mere end fremdriften, dobbeltarbejde bliver en del af hverdagen, og arbejdet begynder, før retningen er helt på plads.
Mine workshops og kurser bygger på Workflow Træning og hjælper jer med at spotte og ændre de arbejdsmønstre, der gør hverdagen mere kompleks, end den behøver at være.
10 typiske ting, der dræner teams før de får Workflow Træning
Vi afbryder hinanden hele tiden.
Alt er vigtigt, så intet bliver prioriteret.
Møder fylder mere, end de fører til.
Teamet løber stærkt, men ikke nødvendigvis samme vej.
Beslutninger træffes om, og om igen.
Vigtige opgaver drukner i ad hoc.
Information ligger spredt og bliver ledt efter.
Vi starter mange ting, men lukker for få.
Den enkeltes overblik forsvinder i fælles kaos.
Ingen ved helt, hvem der venter på hvem.
Kompetencerne er der allerede.
Forskellen ligger i arbejdsmønstrene.
Kompetencer skaber potentiale. Arbejdsmønstre omsætter potentiale til varige aftryk.
Læs diagrammet fra før til efter. Det eneste, der ændrer sig undervejs, er arbejdsmønstrene.
Det får I ud af en workshop eller et kursus
Mere overblik i hverdagen
Alle ved, hvad næste skridt er.
Bedre prioritering og færre flaskehalse
Det vigtigste bliver lavet først.
Stærkere samarbejde på tværs
Færre opgaver falder mellem to stole.
Mere fokus og mindre spildtid
Opgaver bliver lukket, ikke bare startet.
Færre forstyrrelser, mere struktur
Dagen bliver styret af planen, ikke af indbakken.
Arbejdsmønstre, der holder, også efter workshoppen
Flere af mine kunder bruger stadig metoden år efter.
Du var inde og fortælle om workflow hos os engang tilbage i 2015. For en del af os er det stadig en daglig lettelse med de 'nye' værktøjer.
Typiske temaer på workshoppen
Hvad arbejder vi med på workshoppen?
Workshoppen tilpasses altid jeres hverdag og udfordringer. Inden dagen holder jeg en samtale på 30 minutter med lederen, og temaerne vælges ud fra den. Temaerne vælges ud fra jeres behov, men kredser typisk om:
Så de vigtigste opgaver ikke drukner i det, der larmer mest.
Få styr på opgaver, ansvar og aftaler.
De rutiner, der skaber eller stjæler tid.
Mindre afbrydelse. Mere fordybelse.
Så arbejdet flyder lettere mellem mennesker.
Så gode intentioner bliver til nye rutiner.
En proces der flytter teamet, ikke bare dagen
Jeg ændrer ikke kun rutiner. Jeg ændrer de arbejdsmønstre, som teamet bygger sin hverdag på. Det er kernen i Workflow Træningen.
På dagen fortæller I, hvordan I arbejder i dag, og jeg spørger ind. Sådan bliver arbejdsmønstrene tydelige, også de steder, hvor fremdriften går tabt.
Jeg bygger fælles rutiner og prioriteringer med jer, så teamet arbejder mod de samme mål.
De nye rutiner trænes på dagen, så I bruger dem på jeres egne opgaver med det samme.
Vil I have sikkerhed for, at det holder, tilkøber de fleste opfølgning i gruppen eller individuelt.
Små ændringer i arbejdsmønstrene.
Store resultater i hverdagen.
teams trænet
huller lukket pr. medarbejder i gennemsnit
vil anbefale workshoppen til en kollega
Anbefalingstallet kommer fra mine NPS-målinger blandt deltagere, over 700 besvarelser siden 2008.
Vi starter i jeres egen kalender
På dagen arbejder I med jeres egne opgaver, jeres egne møder og jeres egen uge. Ikke med eksempler fra andre.
Book en samtaleTeams, der ligner jeres
"Jeg har fået en masse positive tilbagemeldinger fra dem alle. De er SÅ glade for forløbet."
"Vi er hooked på at implementere din gode proces for opgavehåndtering hver især. Det fylder både hen over frokostbordet og i andre sammenhænge. Du har i den grad sat aftryk på vores organisation."
"Der er kommet så meget mere styr på tingene, og vi har også rykket os som team, så alt i alt ser det godt og lovende ud."
Mødet, der gik fra en time til et kvarter
Et team på 9 personer i Novo Nordisk brugte over en time på deres mandagsmøde. Vi lagde en ny struktur ind i mødet, og efter tre uger sad rutinen fast. Nu tager mødet 15 minutter.
De tre uger er pointen. Det var ikke en beslutning, der blev truffet på en workshop. Det var tre ugers gentagelse, indtil den nye måde var den nemme måde. Det er forskellen mellem et værktøj, der skal huskes, og et arbejdsmønster, der bare kører.
Det er den slags ændring, I går hjem med. Ikke en plan om at begynde på mandag, men et arbejdsmønster, I allerede har taget i brug.
Mandagsmødet, efter tre uger med den nye struktur.
tilbage til hver deltager. Hver uge. Godt 6 timer om ugen for teamet, og det er kun fra det ene møde.
18 års erfaring har lært mig én ting.
De fleste organisationer mangler ikke dygtige mennesker.
De mangler arbejdsmønstre, der får kompetencerne til at spille sammen.
Derfor har jeg gennem de sidste 18 år hjulpet mere end 800 teams med at spotte de usynlige huller i deres arbejdsmønstre og omsætte dem til varige resultater.
Det er den samme metode, du møder i workshoppen og på mit kursus.
med fokus på arbejdsmønstre
teams har gennemført en workshop eller et kursus
deltagere har arbejdet med metoden
gennemsnitlig evaluering
Gennemsnittet bygger på over 2.000 evalueringer siden 2008 fra deltagere på kurser, workshops og foredrag.
Passer det til jeres team?
Den passer ikke til alle, og det er der ingen grund til at skjule. Her er begge lister.
Den skaber størst værdi for teams, som
- ✓
Har mange opgaver og mange afbrydelser
- ✓
Ønsker at løfte arbejdsglæden og gøre hverdagen langtidsholdbar
- ✓
Vil skabe varige forbedringer, ikke kun lappeløsninger
- ✓
Har en leder, der selv sidder med i lokalet
Vælg noget andet, hvis I
- ✕
Leder efter et nyt system eller et nyt værktøj
Jeg arbejder med måden, I bruger de værktøjer, I har.
- ✕
Kun har én person, der skal ændre noget
Så giver individuel rådgivning mere for pengene.
- ✕
Skal have afklaret roller eller ansvar først
Det er en anden opgave, og den skal løses inden.
- ✕
Er blevet tilmeldt uden selv at vide hvorfor
Uden lederen med i lokalet holder de nye arbejdsmønstre ikke.
Er I i tvivl om, hvilken side I står på, så ring på 70 22 15 07. Jeg siger det ærligt, hvis noget andet passer bedre.
Hvad koster det?
Alle tre bygger på den samme Workflow Træning. Priserne er regnet ved 20 deltagere.
Workshop
Perfekt når I vil ...
Kursus
Perfekt når I også vil ...
Teamforløb
Workshoppen koster det samme uanset antal deltagere. Kun Community skaleres, med 299 kr. pr. deltager pr. måned. Derfor flytter deltagerantallet kun den ene af de to poster.
Perfekt når I ikke vil stå alene med det efter dagen.
Et sted at gå hen, når hverdagen tager over
Alt foregår online, og alle møder bliver optaget, så man kan se dem, når det passer i ugen.
Læs mere om Workflow CommunityEn halv time, hvor man får styr på ugen og fanger det, der er ved at skride.
Vi ser hvad der virker, og vælger næste hul, der skal lukkes.
Status på fremdriften og retning for de næste tre måneder.
De fem faser i workflow design, i eget tempo.
Nogen at spørge mellem møderne.
Personlig opfølgning
Et møde med hver enkelt 1 til 2 uger efter workshoppen, hos jer eller online. Vi går setuppet igennem, altså mapper, indbakke, kalender og opgaveliste, så metoden passer til de opgaver, den enkelte sidder med.
Gruppeopfølgning
Et møde på to timer med hele teamet, hos jer eller online. Vi følger op på workshoppen, tager de spørgsmål og udfordringer, der er dukket op undervejs, og lægger en plan for det videre forløb.
Tillæg vælges til efter behov. Jeg regner en samlet pris ud fra antallet af deltagere.
Alle priser er ekskl. moms, kost og logi. Transport uden for Storkøbenhavn afregnes efter aftale.
Et sekretariat på 20 personer sparede 20 til 30 minutter om dagen
CBS, Institut for Ledelse, Politik og Filosofi
Sekretariatet sad i krydspres mellem drift og udvikling. En strøm af mails forstyrrede de opgaver, der var planlagt.
Hele sekretariatet igennem et kursus. En uge efter fulgte jeg op med to timers gennemgang ved hver enkelts eget skrivebord, hvor arbejdsgangen blev ryddet op både fysisk og elektronisk.
20 til 30 minutter sparet pr. medarbejder pr. dag. Instituttet skrev det selv op i sin rapport.
Sådan tjener dagen sig hjem
Workflow Træningen frigør tid, øger arbejdsglæden og skaber mærkbare forbedringer allerede i den første uge.
Tallene bygger på over 2.000 evalueringer siden 2008 fra deltagere på kurser, workshops og foredrag. Genbookingen er talt i mine egne bookinger.
Sådan er break-even regnet: en hel dag til 42.000 kr. er 2.100 kr. pr. deltager ved 20 deltagere. Med en månedsløn på 42.000 kr. koster en arbejdstime cirka 300 kr., så de 20 deltageres tid på dagen er 36.000 kr. Sparer hver deltager 90 minutter om ugen, tjener teamet 9.000 kr. om ugen. Så er hele investeringen, dagen inklusive, tjent hjem inden for ni uger. Forrentningen regner med, at effekten aftager over året, ikke at besparelsen fortsætter uændret.
Jeg vil estimere en højere produktivitet på 15-20 %, hvilket gør forløbet med Mark til en af de bedste investeringer, jeg har gjort.
Det fik de ud af det
"Mark formidlede meget konkret og overbevisende, så det var nemt at gå i gang med værktøjerne med det samme. Mark får de bedste anbefalinger herfra, et foredrag, hvor man virkelig får noget med hjem."
Partner, PwC Danmark
"Konceptet har givet mig væsentlig bedre overblik over mine opgaver, og gjort det nemmere for mig at holde fokus på mine igangværende projekter."
Chapter Lead, Business Analyst, Danske Bank
"Det har virkelig skubbet til nogle af mine dårlige vaner, så stor ros og tak for insight. Det med at tømme hovedet har gjort en kæmpe forskel – jeg er meget mere til stede."
Unifeeder
Det, I skal vide, før I beslutter jer
Timer, deltagerantal, praktik og det, de fleste ledere spørger mig om inden.
Hvor mange kan deltage?
Jeg anbefaler op til 20 deltagere. Over det tal ændrer dynamikken sig, fordi der ikke er tid til at komme rundt om alles spørgsmål, og så bliver dagen mere foredrag end workshop. Er I flere, deler vi jer op på to hold, eller vi vælger et foredrag i stedet, hvor formatet er bygget til det.
Hvor lang tid tager det?
En halv dag er 9 til 12 eller 13 til 16. En hel dag er 9 til 16.
Hvor holdes det, og hvad skal vi stille til rådighed?
Som udgangspunkt hos jer. Mange vælger at holde det ude af huset, fordi dagen så også bliver en teamdag. Begge dele fungerer. I lokalet skal der være en projektor eller en skærm og en flipover. Jeg anbefaler også, at der er forplejning, så deltagerne kan holde fokus på indholdet i stedet for at tænke på mad og drikke.
Hvad skal vi forberede inden?
Ingenting. Jeg holder en samtale på 30 minutter med lederen inden, hvor vi afklarer jeres ønsker og behov, og på den baggrund tilpasser jeg dagen. Deltagerne møder op uden forberedelse.
Hvad sker der efter dagen, er opfølgning inkluderet?
Opfølgning er et tilvalg. De fleste af mine kunder vælger det, enten som opfølgning i gruppen eller individuelt, fordi det er der, de nye arbejdsmønstre bliver forankret. Prisen aftaler vi ud fra formen og antallet af deltagere.
Vi har prøvet noget lignende før, og det holdt tre uger. Hvorfor skulle det her være anderledes?
Fordi jeg ikke arbejder med værktøjer, men med arbejdsmønstre. Et værktøj skal huskes, et arbejdsmønster bliver en del af den måde, I arbejder på. I lukker de første huller inden dagen er slut, så I går hjem med noget, der allerede virker, i stedet for en plan om at begynde på mandag. Og vil I have sikkerhed for, at det holder, tilkøber I opfølgning, hvor vi tager fat i det, der er skredet.
Vores arbejde ligner ikke en banks. Passer metoden alligevel?
Ja. Jeg tager udgangspunkt i de situationer, alle kontorfolk og vidensmedarbejdere skal forholde sig til, altså mange opgaver, mange afbrydelser, mange aftaler og for lidt tid til det vigtigste. Metoden er brugt i ministerier, styrelser, kommuner, hospitaler, advokathuse, universiteter, gymnasier og globale produktionsvirksomheder, og den tilpasses jeres opgaver, ikke jeres branche.
Hvad er inkluderet i prisen?
Prisen dækker undervisning og materiale. Moms, transport, kost og logi kommer oveni, hvis stedet kræver det. Transport inden for Storkøbenhavn er inkluderet.
Er der noget andet, I mangler svar på, så ring på 70 22 15 07 eller skriv til mm@personligworkflow.com.
Foredrag, workshop eller individuel rådgivning?
Jeg arbejder på tre måder, og de løser ikke det samme. Her er forskellen, så I kan vælge rigtigt fra start.
Foredrag
Når mange skal høre det samme, og der ikke er tid til at arbejde med det i lokalet. Godt til et personalemøde eller en temadag.
Læs om foredragWorkshop eller kursus
Når et team skal ændre måden, de arbejder på sammen. I arbejder med jeres egne opgaver i lokalet og går hjem med rutiner, I har brugt en gang.
Individuel rådgivning
Når det er én person, der skal have styr på sin egen hverdag, og hvor alt tilpasses den enkeltes opgaver og værktøjer.
Læs om individuel rådgivningNæste skridt er en samtale på 30 minutter
Vi taler om jeres hverdag, og jeg siger ærligt, om en workshop er det rigtige. Derefter tilrettelægger jeg dagen efter det, I har brug for.
Book en samtale