10 typiske flaskehalse, der dræner teams før Workflow Træning
Vi afbryder hinanden hele tiden.
Alt er vigtigt, så intet bliver prioriteret.
Møder fylder mere end det de afføder.
Teamet løber stærkt, men ikke nødvendigvis samme vej.
Beslutninger træffes om, og om igen.
Vigtige opgaver drukner i ad hoc.
Information ligger spredt og bliver ledt efter.
Vi starter mange ting, men lukker for få.
Den enkeltes overblik forsvinder i fælles kaos.
Ingen ved helt, hvem der venter på hvem.
Det får du som leder ud af forløbet
Færre ting eskalerer til dig
Teamet ved, hvem der venter på hvem, så det bliver løst uden dig.
Kortere møder
I bruger dem på beslutninger i stedet for på status.
Beslutninger holder
I tager dem én gang og skal ikke tage dem om.
Teamet løber samme vej
Du bruger mindre tid på at rette kursen.
Færre opgaver skal fordeles om
Teamet kan selv se, hvad der kan vente.
Det holder efter forløbet
De nye rutiner virker stadig om seks måneder.
Kompetencerne er der allerede.
Forskellen ligger i arbejdsmønstrene.
Kompetencer skaber potentiale. Arbejdsmønstre omsætter potentiale til varige aftryk.
En proces der flytter teamet, ikke bare dagen
Vi ændrer ikke kun vaner. Vi ændrer de arbejdsmønstre, som teamet bygger sin hverdag på. Det er kernen i Workflow Træningen.
Jeg kortlægger jeres arbejdsuge og finder de steder, hvor fremdriften går tabt.
Jeg bygger fælles rutiner og prioriteringer sammen med teamet, så I arbejder mod de samme mål.
De nye rutiner bliver en naturlig del af dagligdagen gennem træning og opfølgning.
Jeg sikrer, at forbedringerne holder ved, også når dagen er slut.
Fire dele, der får det nye arbejdsmønster til at holde
Forløbet er bygget op om én fælles workshop på en halv dag og tre måneders forankring bagefter. Det er workflow design, altså at delene er valgt, så de holder hinanden i live bagefter. Opfølgningen vælger I til, hvis I vil have de nye rutiner endnu længere ind i hverdagen.
Workflow Workshop
Hele teamet samles og kortlægger arbejdsugen. Jeg finder hullerne i arbejdsmønstret, bygger de fælles rutiner og aftaler med jer, hvad der ændrer sig fra i morgen.
Workflow Community
Tre måneders adgang til fællesskabet, hvor de nye rutiner bliver holdt ved lige, længe efter workshoppen er slut.
Gruppeopfølgning
Jeg samler teamet igen efter workshoppen og retter ind. Det er her, de rutiner, der er begyndt at glide, kommer tilbage på plads.
Personlig opfølgning
En til en med hver deltager. Jeg går ned i den enkeltes egen uge og lukker de huller, der er personlige og ikke fælles.
Når arbejdsmønstrene falder på plads, følger resultaterne med.
Her er nogle af de forvandlinger, teams typisk oplever:
Indbakken bestemmer ikke længere dagen.
Alle ved, hvem der gør hvad.
Opgaver, ansvar og prioriteringer bliver lettere at skabe overblik over.
Der bliver mere luft til det arbejde, der betyder mest.
Kompetencerne var der allerede. Arbejdsmønstrene gjorde forskellen.
Når hele afdelingen skal samme vej
Afdelingsforløbet er bygget til tre teams og en ledergruppe. Alle starter samme sted, hvert team arbejder videre i sit eget tempo, og ledergruppen får deres eget rum til at holde retningen.
Oven på teamforløbet kommer der to dele til.
Fælles kick-off
Hele afdelingen samles og får det samme sprog for arbejdsmønstre. Kick-offen sætter rammen, så de enkelte workshops ikke starter forfra hver gang.
Lederworkshop
Ledergruppen arbejder med deres eget arbejdsmønster og med, hvordan de holder de nye rutiner i gang, når hverdagen melder sig igen.
Én halv dag pr. team, tre i alt.
Tre måneders adgang til alle deltagere.
Tilvalg. Retter ind, når rutinerne glider.
Tilvalg. Én til én med hver deltager.
Fire teams og ledergrupper, der er kommet igennem
Fold en case ud, og du kan følge forløbet fra før til efter.
Kulturministeriets departement
78 ledere og medarbejdere gennem et frivilligt workflow-forløb.
"Et rigtig godt forløb. Det har været virkelig lærerigt og brugbart, og det har gjort min hverdag mere overskuelig."
Se forløbet
Mange oplevede for mange forstyrrelser, en strøm af mails og at det var svært at prioritere når alt hastede. Der manglede overblik og plads til de opgaver, der virkelig betød noget.
Et forløb med fem kursusdage, fem ERFA-opfølgningsdage, personlig opfølgning ved skrivebordet, en workshop i effektive workflow-møder og løbende ledermøder. Frivilligt fra start, hvilket gav et højt fremmøde.
78 ledere og medarbejdere deltog, svarende til 70% af medarbejderne og 66% af lederne. Mange fik tømt indbakken, skabt overblik og følt sig mindre presset. De fleste indførte to til tre nye tiltag, og et fælles sprog om opgaver bredte sig i organisationen.
Novonesis
Workflow-træning blev en del af lederuddannelsen for omkring 750 ledere verden over, da en ny strategi skulle rulles ud.
"Mange tak Mark, og endnu en gang tak for at gøre mit arbejdsliv meget nemmere og mere overskueligt."
Se forløbet
Flere teams i virksomheden havde allerede været på workflow-kursus. Da en ny strategi skulle rulles ud med et tilhørende kompetenceløft, var det naturligt at gøre workflow-træning til en del af lederuddannelsen for de omkring 750 ledere, der er fordelt over hele verden.
Lederuddannelsen havde fokus på den største udfordring: at lukke hullerne i arbejdsugen, så fokus, energi og tid ikke går tabt. Det blev omdrejningspunktet for forløbet på tværs af ledergruppen.
Lederne fik en bedre balance mellem drift, strategi og udvikling, så der blev plads til alle tre dele i en travl hverdag.
Gentofte Kommune
Fra én direktørs kursus til 50 ledere, videre ud i kommunen, og flere år efter et opfølgningsforløb for at nå næste niveau.
"Jeg deltog i workflow-kurset tidligere på året og fik rigtig meget ud af det."
Se forløbet
En områdedirektør havde tidligere været på workflow-kursus og ville gøre det til en del af den interne lederuddannelse. Det blev startskuddet til et veltilrettelagt forløb for en gruppe på 50 ledere.
De 50 ledere gennemgik forløbet, og metoderne spredte sig hurtigt til andre dele af kommunen. Flere af lederne bookede tilsvarende forløb til deres egne medarbejdere, så arbejdsmåden bredte sig lag for lag.
Flere år efter brugte den øverste ledelsesgruppe på området stadig metoderne, og de bookede et opfølgningsforløb for at komme til næste niveau.
Bjerringbro Gymnasium
Da ledelsen skulle udvides, fik den nye konstellation ikke bare en god start, men et fundament der holder, når modstanden melder sig.
"Mark har spillet en central rolle i at samle os som ledelse i en ny konstellation."
Se forløbet
Ledelsen skulle udvides, og en ny konstellation skulle finde sammen. Det handlede ikke kun om en god start, men om hvordan de skulle arbejde sammen fremadrettet. Det krævede et genbesøg af strategien og en afklaring af ansvar, holdninger og forventninger.
Jeg arbejdede med ledergruppen som team og som enkeltpersoner på én gang. Personlige workflow-kompetencer og fælles systemer kom på plads, og der blev skabt rammer for ledelsessamtaler om både styrker, udfordringer og fælles retning.
En grundig onboarding gav det nye setup et stærkt fundament, et der ikke slår revner, når ledergruppen senere møder modstand. Hver leder fik samtidig mere struktur og bedre balance i sit eget arbejde.
Få mere ud af det, I allerede kan.
Book en uforpligtende samtale, så finder vi sammen de arbejdsmønstre, der giver jeres teams mest effekt.
Book en samtaleDe første gevinster kommer hurtigere, end de fleste tror.
Workflow Træningen frigør tid, øger arbejdsglæden og skaber mærkbare forbedringer allerede i den første uge.
Tallene bygger på over 2.000 evalueringer siden 2008 fra deltagere på kurser, workshops og foredrag. Genbookingen er talt i mine egne bookinger.
Sådan er break-even regnet: et teamforløb til 40.970 kr. ved 10 deltagere. Med en månedsløn på 42.000 kr. koster en arbejdstime cirka 300 kr., så de 10 deltageres tid på workshoppen er 9.000 kr. Sparer hver deltager 90 minutter om ugen, tjener teamet 4.500 kr. om ugen. Så er hele investeringen, workshoppen inklusive, tjent hjem inden for tolv uger. Afdelingsforløbet koster 161.910 kr. ved 30 deltagere, og deltagernes tid til kick-off, workshop og lederworkshop er cirka 38.400 kr. Med 13.500 kr. sparet om ugen er det tjent hjem inden for femten uger. Forrentningen regner med, at effekten aftager over året, ikke at besparelsen fortsætter uændret.
18 års erfaring har lært mig én ting.
De fleste organisationer mangler ikke dygtige mennesker.
De mangler arbejdsmønstre, der får kompetencerne til at spille sammen.
Derfor har jeg gennem de sidste 18 år hjulpet mere end 800 teams med at spotte de usynlige huller i deres arbejdsmønstre og omsætte dem til varige resultater.
Det er den samme metode, I møder i team- og afdelingsforløbet.
med fokus på arbejdsmønstre
teams har gennemført et forløb
deltagere har arbejdet med metoden
gennemsnitlig evaluering
"De fleste investerer i nye kompetencer. Jeg hjælper teams med at få mere ud af dem, de allerede har."
To pakker, én metode
Prisen afhænger af antal deltagere og af, hvor meget opfølgning I vælger til. Herunder er to typiske eksempler.
Når delene købes samlet, er prisen lavere end hver del for sig. Og det er kombinationen af workshop og forankring, der giver resultatet, ikke workshoppen alene.
Når ét team ønsker fælles arbejdsmønstre.
Når flere teams og deres ledelse skal arbejde i samme retning.
Teamforløb
En samlet løsning til ét team med workshop, Workflow Community og mulighed for personlig opfølgning.
Workshoppen koster det samme uanset antal deltagere. Kun Community skaleres, med 299 kr. pr. deltager pr. måned. Derfor flytter deltagerantallet kun den ene af de to poster.
Til teamet, der vil løfte samarbejdet, ikke kun den enkeltes rutiner.
Vis tilvalg
Afdelingsforløb
Beregnet til en afdeling med tre teams og en ledergruppe. En fælles kick-off samler alle, hvert team kommer gennem sit eget workshopforløb, og en lederworkshop giver ledergruppen deres eget. Tre måneders adgang til Workflow Community holder arbejdsmønstret ved lige bagefter.
Workshoppene koster det samme uanset antal deltagere. Kun Community skaleres, med 299 kr. pr. deltager pr. måned. Derfor flytter deltagerantallet kun den ene af posterne.
Til afdelingen, der vil have alle teams og ledere med samme retning.
Vis tilvalg
Det, I skal vide, før I beslutter jer
Timer, deltagerantal, praktik og det, de fleste ledere spørger mig om inden.
Hvor mange kan deltage?
Jeg anbefaler op til 20 på et hold. Over det tal ændrer dynamikken sig, fordi der ikke er tid til at komme rundt om alles spørgsmål. Er I flere, deler jeg jer op, og det er præcis det, afdelingsforløbet er bygget til. Færre end ti er også fint. Workshoppen koster det samme uanset antal, så det er kun Community-delen, der ændrer prisen.
Hvor lang tid tager workshoppen, og hvad koster den i arbejdstid?
En halv dag, enten 9 til 12 eller 13 til 16. Ved ti deltagere er det 30 arbejdstimer. Det er den post, jeg har regnet med i break-even, så tallet dækker både prisen og jeres tid.
Hvordan ligger et afdelingsforløb i kalenderen?
Et fælles kick-off på en time samler alle og introducerer metoden. Derefter kommer hvert team gennem sin egen workshop på en halv dag, og ledergruppen får en lederworkshop på to timer. Workflow Community løber i tre måneder fra den første workshop.
Hvor lang tid går der, fra vi siger ja?
Typisk fire til seks uger fra vi har aftalt indholdet, og nogle gange kan det lade sig gøre allerede i samme måned. Skal I have en bestemt dato, for eksempel i forbindelse med en teamdag eller et strategiseminar, så sig til i god tid.
Hvor holdes det, og hvad skal vi stille til rådighed?
Som udgangspunkt hos jer. Mange vælger at holde det ude af huset, fordi dagen så også bliver en teamdag. Begge dele fungerer. I lokalet skal der være en projektor eller en skærm og en flipover. Jeg anbefaler også forplejning, så deltagerne kan holde fokus på indholdet.
Hvad skal vi forberede inden?
Ingenting. Jeg holder en samtale på 30 minutter med lederen inden, hvor jeg afklarer jeres ønsker og behov, og på den baggrund tilpasser jeg dagen. Deltagerne møder op uden forberedelse.
Hvad kræver Workflow Community af deltagerne?
Ikke noget fast. Det er en online adgang, hvor de nye rutiner bliver holdt ved lige med tips, værktøjer og webinarer. Deltagerne bruger det i det tempo, der passer dem. De tre måneder er med i prisen, og I kan forlænge til 299 kr. pr. deltager pr. måned.
Hvad hvis nogen i teamet ikke har lyst?
Det sker, og det er sjældent et problem, når først dagen er i gang. Deltagerne arbejder med deres egne opgaver, deres egen kalender og deres eget system, så ingen bliver bedt om at lægge deres arbejde om efter en skabelon. De vælger selv, hvilke huller de vil lukke først.
Vi har prøvet noget lignende før, og det holdt tre uger. Hvorfor skulle det her være anderledes?
Fordi jeg ikke arbejder med værktøjer, men med arbejdsmønstre. Et værktøj skal huskes, et arbejdsmønster bliver en del af den måde, I arbejder på. I lukker de første huller, inden dagen er slut. Og forskellen på en enkelt workshop og et forløb er netop de tre måneders forankring bagefter, hvor rutinerne bliver holdt i live.
Vores arbejde ligner ikke andres. Passer metoden alligevel?
Ja. Jeg tager udgangspunkt i de situationer, alle kontorfolk og vidensmedarbejdere skal forholde sig til, altså mange opgaver, mange afbrydelser, mange aftaler og for lidt tid til det vigtigste. Metoden er brugt i ministerier, styrelser, kommuner, hospitaler, advokathuse, universiteter, gymnasier og globale produktionsvirksomheder, og den tilpasses jeres opgaver, ikke jeres branche.
Hvad er inkluderet i prisen?
Prisen dækker undervisning, materiale og Community-adgangen. Moms, transport, kost og logi kommer oveni, hvis stedet kræver det. Transport inden for Storkøbenhavn er inkluderet.
Mangler I svar på noget andet, så ring på 70 22 15 07 eller skriv til mm@personligworkflow.com.