Vilkårene skifter, men arbejdsmønstret sidder fast
Kravene bliver større. Tempoet stiger, opgaverne bliver flere, kompleksiteten vokser og tingene bliver mere indviklede. Flere ting skal spille sammen på én gang, og det bliver sværere at holde overblik. Forventningerne til, hvad vi når på en dag, er højere end nogensinde. Det er vilkårene, vi arbejder under, og de forsvinder ikke igen.
Problemet opstår, når dit arbejdsmønster ikke følger med. Så knokler du uden at komme i bund. Du kan aldrig helt slippe arbejdet, heller ikke derhjemme, og mister fornemmelsen for, hvad der er vigtigt. Ikke fordi der er noget galt med dig, men fordi du styrer efter et system, der ikke er bygget til vilkårene.
Jeg har set mange dygtige mennesker sidde fast i den spiral. Ikke af mangel på vilje eller talent, men fordi ingen har hjulpet dem med at håndtere de vilkår, de arbejder under. Og det er dyrt, for den enkelte, for arbejdspladsen og på sigt for et samfund, der er afhængigt af, at vi kan skabe både arbejdsglæde og produktivitet.
Jeg blev nysgerrig på, hvorfor vi arbejder, som vi gør
Jeg hedder Mark Mayland. Når dygtige mennesker sidder fast i en nedadgående spiral, vælger de næsten altid den samme løsning. De prøver at styre deres tid. De presser mere ind i dagen for at nå flere opgaver, løber hurtigere og arbejder lange aftener.
Det undrede mig. Ikke at folk havde travlt, men at alle gjorde det samme, som om der ikke fandtes andre muligheder. Hvorfor tror vi, at mere tid er løsningen, når det ofte er manglende fokus, energi og motivation, der er problemet? Så jeg blev nysgerrig på, om der var en anden vej. Svaret blev at optimere sit arbejdsmønster i stedet for at maksimere sin tid. Og det virkede.
Det begyndte i det små, tilbage i 2002. Det første hul, jeg lukkede, var mit eget. Jeg satte min opgaveliste op, så den understøttede min indbakke i stedet for at leve sit eget liv, og jeg byggede nogle faste rutiner op. Pludselig havde mit overblik en helt ny rytme og timing. Det lyder som en lille ting, men det ændrede alt. Så jeg blev nysgerrig på, hvad der ellers kunne lukkes.
I 2008 åbnede jeg Personlig Workflow for at hjælpe andre med det samme. Siden har jeg haft over 800 teams igennem, lukket mere end 14.000 huller i folks arbejdsuge og arbejdet på tværs af brancher og funktioner i ni lande. Store virksomheder og små, danske og internationale. Og mønstret er det samme hver gang.
Du kan maksimere eller du kan optimere
Presse mere ud af sig selv: maksimere tiden, undertrykke lysten og holde sammen på det hele med disciplin. Det virker, indtil disciplinen glipper, og så skrider det. Det føles som handling, men det lægger bare et nyt pres oven på et fundament, der allerede slår revner.
Begynd modsat, med at stabilisere fundamentet. I stedet for at presse mere ud af en uge fuld af huller, lukker man hullerne, så fokus, energi og tid ikke siver ud undervejs. Det er det, jeg kalder workflow design.
Arbejd med måden du arbejder på
Workflow design er at arbejde med måden, du arbejder på. Tidsstyring styrer én ressource, nemlig tiden, og kun mens du sidder med opgaven. Workflow design ser på hele dit arbejdssystem: din tid, din energi, dit fokus og din motivation, og på alle fem workflow faser fra forberedelse til restitution. Det kræver de kompetencer, den adfærd og den kultur, der skal til. Det er en kategori for sig, beslægtet med tidsstyring og personlig effektivitet, men et lag dybere.
De tre forskelle, der gør workflow design anderledes
Tidsstyring spørger, om du brugte timen godt. Workflow design spørger, om selve dit arbejdssystem er bygget rigtigt.
Du optimerer hele systemet i stedet for at maksimere en enkelt ressource som tiden.
Du arbejder med måden, du arbejder på, ikke bare med opgaven foran dig.
Du kan ikke tidsstyre eller maksimere dig til et godt arbejdssystem. Det formes undervejs.
Og det holder, også når hverdagen melder sig
”Personlig Workflow har ændret min hverdag fra brandslukning til struktureret opgaveløsning.”
”Fire år efter er det stadig en daglig lettelse.”
”Jeg har fået en masse positive tilbagemeldinger. De er SÅ glade for forløbet.”
Arbejdsglæde og produktivitet løfter hinanden
Når du lukker hullerne i dit arbejdsmønster, stiger din arbejdsglæde, fordi du ikke længere render rundt og slukker ildebrande. Og når arbejdsglæden stiger, stiger din produktivitet, som så igen løfter arbejdsglæden. Det er den første selvforstærkende effekt i workflow design, og den kører af sig selv, når fundamentet er på plads.
Tænk det så et niveau op. Effekten stopper ikke ved dig. Den løfter teamet, afdelingen og hele organisationen. Og tænkt helt stort er stærke arbejdsmønstre en undervurderet konkurrencefordel, og der er ingen, der har taget den plads endnu. Det er min ambition, at Danmark bliver kendt for at arbejde klogt frem for hurtigt. Vi er for små til at vinde på volumen, men ikke til at vinde på måden, vi arbejder på. Jeg kan ikke bevise, at vi når dertil. Det er grunden til, at jeg står op om morgenen. Og hvis du kan lide den tanke, vil du elske alle de andre selvforstærkende effekter, der kommer ud af at lukke hullerne i dit arbejdsmønster.
Sådan ser ugen ud, når fundamentet holder
Dit overblik, din prioritering og din restitution ændrer sig og giver dig overskud.
Du ved, hvad der er vigtigt, og hvorfor. Ikke en indbakke, der fylder dig med uro.
Tingene bliver afsluttet i stedet for at hobe sig op og køre rundt i hovedet.
Når du går hjem, kan du lukke ned, uden at arbejdet bliver siddende i hovedet.
Det overskud kan du bruge på at blive mere produktiv, skabe mere fordybelse og få en meningsfuld balance mellem arbejdet og alt det andet, der skal nås. Helt uden at løbe hurtigere eller arbejde lange aftener.
Ord fra nogle af dem, jeg har hjulpet
”Fremragende rådgivning om systematisering af ikke mindst mails.”
”På et personligt plan har sparringen omkring mit workflow givet øget struktur, større effektivitet og bedre balance i arbejdslivet.”
”Det med at tømme hovedet har gjort en kæmpe forskel, jeg er meget mere til stede.”
En advokat, der fik styr på det hele
Et fundament, der bærer dig, i stedet for omvendt
Jeg arbejder med kontorfolk, der er trætte af at knokle uden at komme i bund, og som er klar til at bygge fundamentet rigtigt op fra bunden. Nogle kommer til mig som enkeltpersoner, andre som teams.
Jeg bygger dit arbejdsmønster op, så det bærer dig gennem ugen.
Læs mereJeg løfter hele teamets arbejdsmønster, så I trækker i samme retning.
Læs mereJeg holder også foredrag og organisationsforløb. Du kan se priser, læse flere cases eller høre podcasten.
Vil du se, hvordan det kunne se ud for dig?
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvor du står, og hvor hullerne i dit arbejdsmønster sidder. Ingen forpligtelser, bare en god samtale.
Book en snak