En tekstforfatters egen fortælling

Rasmus Gullaksen kom til mig som ny selvstændig tekstforfatter, overbevist om at han bare var et ustruktureret menneske. Det var jeg uenig i. Han manglede ikke evnerne, han manglede et system. Han har selv skrevet om sit forløb, og det følgende er hans egen fortælling, i hans egne ord.

Jeg er rodet. Uorganiseret. Dårlig til at strukturere min arbejdsdag. Og værst af alt: jeg ved ikke, hvordan jeg skal blive bedre til det.

Sagt lige ud af posen: Jeg har ikke styr på mit shit.

Eller det plejede jeg ikke at have.

I dag ser min arbejdsdag markant anderledes ud. I dag har jeg tiden, lysten og disciplinen til at nå i mål med alle mine opgaver.

Det har jeg kun én ting at takke: Min oplæring i Personlig Workflow-principperne.

For godt og vel 6 uger siden indgik jeg et win-win samarbejde med en yderst spektakulær person med nogle mindst lige så spektakulære evner. Over de næste få minutter vil jeg fortælle dig nøjagtigt, hvordan denne spektakulære person har hjulpet mig med at få styr på mit shit. Men for at min fortælling giver mening, tager jeg dig lige med tilbage til min ydmyge start som selvstændig tekstforfatter.

Min ydmyge start

Jeg er, hvad jeg vil kalde, et boblebarn. Jeg er en af de børn, som undgik at blive kastet ud i et leverpostejsfritidsjob af mine forældre, da jeg var teenager. Af mirakuløse årsager blev jeg skånet for at træde op i hamsterhjulet, indtil jeg selv ønskede at tage det uundgåelige skridt.

Så da jeg sprang ud som selvstændig tekstforfatter i sommeren 2020, og trådte ind ad døren til erhvervslivet for allerførste gang, var jeg lykkeligt uvidende om, hvor mange udfordringer der tålmodigt lå og ventede på min vej.

Jeg havde aldrig haft et rigtigt arbejde, og nu skulle jeg designe min egen arbejdsdag. Af alle mennesker i verden følte jeg mig som den nok mest uegnede til opgaven, jeg ironisk nok selv frivilligt havde meldt mig til. Så uden faste rammer og et system til at guide min dag, gik der ikke længe før tvivlen på mig selv, mine evner og mine drømme voksede sig uoverkommelig.

Efter et par måneder som selvstændig måtte jeg simpelthen erklære mig møguduelig til at arbejde. Og her mener jeg ikke min faglighed. Nej, den var såmænd ikke problemet. Det var alt det omkringliggende, jeg bøvlede med: min benspændende morgenrutine, mine utilregnelige produktivitetsmaratoner, mine amatøragtige arbejdsprocesser og min kaotiske måde at holde styr på møder, aftaler og deadlines. Hvad der for andre var rutine, var for mig en gåde.

Så i en rus af utilfredshed og frustration over min uduelighed, tog jeg til tasterne og søgte hjælp på arbejdernes kampplads, LinkedIn. "Hjælp! Hvordan strukturerer du DIN tid?!" råbte jeg i min naive vildskab ud på erhvervssavannen.

Og så skete det. En gavmild sjæl i mit netværk henviste mig til en mystisk mand. En mand som siges at kunne forvandle selv det mest fortabte knoklehoved om til et selvforsynende produktivitetskraftværk. Mandens navn var Mark Mayland, grundlægger af Personlig Workflow. Den eneste virksomhed i Danmark, så vidt jeg ved, der udelukkende nørder i at arbejde med måden, du arbejder på.

Marks ydmyge, men overraskende effektive evner er at hjælpe dig med at finde tiden, lysten og disciplinen til at nå i mål med alle dine opgaver. Det lyder ikke af meget, og jeg var da heller ikke blown away, da jeg først hørte om det. Men oh boy, was I in for a treat, og det samme er du i dag.

Personlig Workflow? Hva' søren er det?

Målet med Personlig Workflow er rimeligt straight forward: at gentænke din arbejdsdag, så du får lysten, motivationen og disciplinen til at nå i mål med alle dine opgaver. Kort sagt handler det om at skabe et bedre workflow, og det gør du ved at arbejde med måden, du arbejder på.

Dit workflow består af måden du arbejder (dine vaner, rutiner og din adfærd), måden du holder styr på din tid (dine hjælpeværktøjer: kalender, opgavelister, noter) og måden du skaber ro, overblik og fokus til at nå dine opgaver (den bagomliggende viden, dit mindset). For at skabe et bedre workflow handler det først og fremmest om at blive bevidst om disse tre ting. Det handler om at reflektere over din arbejdsdag, så du kan spotte hullerne i den og fylde dem med bedre alternativer.

Og det er nøjagtigt, hvad du lærer gennem et Personlig Workflow-forløb med Mark Mayland. Her starter du fra scratch og kigger på dine mest fundamentale arbejdsrutiner, redskaber og mindsets med nye øjne for at spotte hullerne i dem. Og så bygger du fra bunden og op, og fylder hullerne med bedre rutiner, redskaber og mindsets.

I mit tilfælde tog Mark udgangspunkt i min fejlagtige forestilling om, at jeg grundlæggende var et ustruktureret menneske. Det var nemlig det allerførste, jeg fortalte Mark, og det første han bed mærke i. Det var en forestilling, som Mark var grundlæggende uenig i. Han mente ikke, at jeg var ustruktureret, men blot at jeg manglede et ordentligt og pålideligt system til at skabe struktur i min arbejdsdag, og det skulle han nok hjælpe mig med at skabe. Og så begyndte det hårde arbejde.

Hvordan ser et Personlig Workflow-forløb ud?

20% af et Personlig Workflow-forløb består af teori og refleksion. De resterende 80% består af knofedtshårdt arbejde. Her handler det om at lette ballerne og handle på de ting, du har lært, og implementere de redskaber og teknikker, du har fået serveret.

Helt konkret bestod mit forløb af en ugentlig samtale med Mark. Her reflekterede vi over de nye indsigter og tiltag, jeg havde taget handling på, de refleksioner jeg havde gjort mig (tanker, frustrationer, successoplevelser), de værktøjer der fungerede og dem der ikke gjorde, og næste uges mål.

Det vil sige, at størstedelen af ansvaret for min udvikling lå i mine egne hænder. Det var op til mig selv, om jeg ville gøre små eller store fremskridt. Til gengæld gjorde Mark det tydeligt for mig, at det vigtige var, at jeg rykkede mig, ikke hvor langt jeg rykkede mig.

Når du begynder at gentænke din arbejdsdag, vil det hurtigt gå op for dig, hvor lidt styr du har på tingene, og hvor drøn effektiv du kan blive, hvis du bare giver det en skalle. Personlig Workflow er nemlig en disciplin, hvor der er så højt til loftet, at du knap kan se det. Det er både motiverende og skræmmende.

Lad os tage et hurtigt smugkig på de fire Personlig Workflow-redskaber, som har gjort det største indtryk på mig.

Et smugkig ned i værktøjskassen

Personlig Workflow er en endeløs optimeringsproces, som byder på et ocean af forskellige redskaber, principper, teknikker og metoder, der hver især kan hjælpe dig med at fintune selv de mindste dele af dit workflow. Her er de fire redskaber, som har gjort det største indtryk på mig.

2-minuttersreglen

2-minuttersreglen er nok den simpleste, men også mest effektive, regel som Mark har lært mig. Den lyder sådan her: tager en opgave mindre end 2 minutter at ordne, skal du ordne den her og nu. Reglen er sat i verden til at hjælpe dig med at prikke hul på alle de mange småtingsopgaver, du har liggende på dit skrivebord, som du aldrig tager dig tiden til at ordne. Og det bedste af det hele: den virker. Og den virker satans godt.

Tomatteknikken (Pomodoro)

Pomodoro. Ordet som betyder tomat på italiensk og hyperproduktivitet på Maylandsk. Pomodoro er en klassisk produktivitetsteknik, hvor du bruger tiden til din fordel. Den originale teknik fungerer således: sæt dit ur til 25 minutter og brug så den tid på at fokusere 100% på din opgave. Når uret ringer, tager du en 5-minutters pause. Det gentager du om og om igen. Altså en 25-5 fordeling.

Mark har dog taget skridtet videre og tilføjet et ekstra lag til teknikken: 5 minutters refleksion. Når du arbejder med dit workflow, er refleksionstid nøglen til fremskridt. Det er nemlig i refleksionsprocessen, at du får en direkte forståelse af, hvilke ting og situationer der påvirker din produktivitet. Marks udgave ser sådan her ud: 20 minutters fokuseret arbejde efterfulgt af 5 minutters refleksion over arbejdet efterfulgt af 5 minutters pause. Altså en 20-5-5 fordeling.

Ved at presse 5 minutters refleksion ind i dine Pomodoro-sessioner hæver du kvaliteten af dit arbejde, fordi du aktivt reflekterer over, hvad der fungerede for dig, og hvad der ikke gjorde. Et simpelt tiltag med mærkbare resultater. De ekstra 5 minutters refleksion har hjulpet mig med at blive bevidst om, hvordan jeg kommer i et godt arbejdsflow, hvor mit fokus er skarpt og mine fingerspidser taster løs.

Den udvidede opgaveliste

Opgavelisten. The smart worker's best friend. Den findes i mange former og størrelser, men har et simpelt formål: at skabe overblik over dine opgaver, så du kan prioritere mellem dem. Den form for opgaveliste, Mark har oplært mig i at bruge, er opdelt i tre dele: en dagsliste (med de opgaver, jeg skal lave nu og her), en ugeliste (med de opgaver, jeg skal bruge ugen på) og en fremtidsliste (med de opgaver, der ikke er nogen deadline på).

En del af Marks visdom er nemlig, at vores hjerner ikke skal bruges til at huske ting. Har du ikke nogen opgaveliste, lader du din hjerne om alt det hårde arbejde, det kræver at huske alle dine utallige opgaver. Alt der kan skrives ned, skal skrives ned. Aftaler, deadlines, opgaver, beskeder og alt midt imellem. Få det ud af hovedet og ned på papir. Vores hjerne skal bruges til at løse problemer og tænke kreativt, ikke huske ting.

Den geniale fidus er at bygge et hierarki af opgaver sorteret efter realistiske deadlines, som du kan prioritere mellem. Og det er netop det, vi opnår, når vi sorterer dem efter dag, uge og fremtid.

Den ugentlige gennemgang

2-minuttersreglen, tomatteknikken og den udvidede opgaveliste er alle teknikker, du nok har stødt på før. Mestrer du dem, er du uden tvivl et par lange skridt foran. Men de har ikke nok krudt i sig til at trylle dig om til et produktivitetspowerhouse. Der skal lidt mere til. Og det lidt mere er også lidt svært.

Den ugentlige gennemgang er den hellige gral indenfor Personlig Workflow. Det er en proces, hvor du sætter dig ned ved din computer eller notesblok og laver en systematisk gennemgang af alt, du har lavet den seneste uge. Du ransager din mobil, din notesblok, din computer, alle tænkelige steder, for løse ender. Når det er gjort, tager du et detaljeret kig i din kalender og gennemgår alle aftaler de sidste tre uger, og finder ud af, hvad du skal lave de næste tre uger. Og det gør du hver uge.

Den første ugentlige gennemgang er hård for den rodede hjerne, men den overvældende følelse af klarhed og de flere liters overskud, du sidder tilbage med bagefter, er hele besværet værd.

Hvad har jeg lært?

Da jeg snakkede med Mark for første gang, var jeg overbevist om, at jeg var et ustruktureret menneske af natur. Det var sådan, jeg var, og der var ikke noget at gøre ved det. Min forestilling om mig selv var en kampesten i mine egne sko. For hvordan skulle jeg nogensinde nå mine karrieremål, hvis jeg var en af dem, der ikke havde styr på noget?

Den forestilling holdt heldigvis ikke så længe, idet Mark trådte ind i billedet. I løbet af de seks uger, Mark har lært mig op i Personlig Workflow-principperne, er min verden blevet vendt på hovedet mindst otte gange. Min vilje er blevet sat på prøve, min tålmodighed udfordret og mine begrænsende forestillinger om mig selv er skrumpet.

Hvor jeg før mistede overblikket, har jeg nu værktøjerne og rutinen til at skabe overblik on-demand. Hvor jeg før bøvlede med at finde fokus til at producere kvalitetsarbejde, har jeg nu trin-for-trin-metoder til at påkalde mig uforstyrret arbejdsro og fokus til kreativt arbejde. Før var en struktureret arbejdsdag med overskud og styr på tingene en fjern drøm. Nu er det min virkelighed.

Og det vigtigste jeg har lært, udover at disciplin og planlægning gør dig fri, er, at jeg ikke er så messed up, som jeg troede jeg var. Nej, jeg har aldrig haft orden og struktur i mine ting. Men det er blot fordi, jeg ikke har haft behovet for det. Nu hvor behovet er opstået, er det en færdighed, jeg snildt kan lære.

Med den rette viden og vejledning kan jeg lære at finde tiden, lysten og disciplinen til at nå alle mine opgaver. Til at skabe en arbejdsdag, hvor jeg hver dag opbygger momentum til at ramme den følgende dag med endnu mere power. Og det samme kan du. Det kræver bare lidt gå-på-mod og en omgang Personlig Workflow-optimering af din hverdag.

Mit navn er Rasmus Gullaksen, og jeg er et struktureret menneske. Det her var min historie.

"Før var en struktureret arbejdsdag med overskud og styr på tingene en fjern drøm. Nu er det min virkelighed."