Personlig planlægning, der overlever hele ugen

Der er en skævhed indbygget i den måde, de fleste planlægger på.

Du lægger planen på et tidspunkt, hvor du har god tid til netop det. Du sidder med listen, overskuer det hele og fordeler opgaverne, så det går op. Det er en rimelig plan.

Men du skal udføre den under helt andre vilkår, end du lagde den under. Og der rammer de fleste ved siden af, fordi de kun regner med én ressource.

Jeg har arbejdet med workflow design siden 2008 og hjulpet over 800 teams. Det her er det, der gør forskellen.

Planlægning handler om fire ressourcer, ikke om tid alene

Når folk planlægger, regner de med timer. To timer til rapporten, en halv time til mails, en time til mødeforberedelse. Regnestykket går op.

Og så holder det alligevel ikke. Ikke fordi timerne forsvandt, men fordi tid kun er den ene af fire ressourcer, og de tre andre bliver sjældent regnet med.

Fokus

Du har en begrænset mængde koncentreret opmærksomhed om dagen, og den er størst om formiddagen for de fleste. Lægger du det sværeste klokken 15 efter fire møder, har du timerne, men ikke fokus.

Energi

Nogle opgaver koster mere end andre, uanset hvor lang tid de tager. En svær samtale på tyve minutter kan tømme en eftermiddag.

Motivation

Den opgave, du har udskudt fire gange, bliver ikke lavet, fordi du afsætter tid til den en femte gang. Der er noget andet i vejen, og det skal løses først.

God planlægning tager højde for alle fire. Det betyder i praksis, at effektiv planlægning ikke kun er et spørgsmål om, hvornår der er plads i kalenderen, men om hvornår du har den slags ressourcer, opgaven kræver.

Hvad er personlig planlægning?

Personlig planlægning er den måde, du afgør, hvad du bruger dine ressourcer på, og hvornår du gør det.

Det er ikke det samme som en kalender. Kalenderen er et værktøj. Planlægningen er beslutningen om, hvad der skal i den.

Der er tre niveauer, og de fleste arbejder kun på det ene:

1. Dagen. Hvad skal der ske i morgen? De fleste klarer det i hovedet, og det går fint, indtil der er travlt.
2. Ugen. Hvad skal der være nået, når ugen er forbi? Det er her, de fleste taber tråden, og det er her, det meste af gevinsten ligger.
3. Fremtiden. Hvad skal der være flyttet om tre måneder, og hvad kan vente? Uden det niveau bruger du dine uger på at svare på andres spørgsmål og opdager først sent, at det, der betød mest, aldrig kom i gang.

Planlægning er forberedelse af tre ting

Her er den måde, jeg selv tænker på det. Planlægning er ikke at fylde kalenderen. Det er at forberede tre ting, så beslutningerne er lette, når ugen går i gang.

Dit overblik

Planlægning af arbejdsopgaver begynder altid samme sted: du kan ikke planlægge noget, du ikke kan se.

Ligger dine opgaver i mailen, i hovedet, på sedler og i to forskellige lister, går din energi til at huske frem for til at arbejde. Og du kan aldrig helt slappe af, fordi du ved, at der ligger noget, du har overset.

Alt, du har lovet nogen, skal derfor stå ét sted. Én liste, du kan overskue på tredive sekunder. Ikke fordi listen i sig selv er værdifuld, men fordi den gør det muligt at vælge.

Så længe overblikket mangler, prioriterer du mellem de opgaver, du tilfældigvis husker i det øjeblik, du kigger. Det er ikke en prioritering, det er et gæt, der ligner en beslutning.

Din prioritering

Når listen er samlet, kan du se tre ting, du ikke kunne før: hvor meget du reelt har sagt ja til, hvad der betyder mest, og hvad der har ligget så længe uden at blive gjort, at det lige så godt kan slettes.

Prioritering er at vælge fra, ikke at sortere. En liste, hvor alt er vigtigt, er ikke prioriteret. Den er bare rangeret.

Og uden en bevidst prioritering sker der noget forudsigeligt: du arbejder på det, andre har bedt dig om, fordi det er de opgaver, der råber højst og tager mest af din opmærksomhed. Det, du selv mener betyder mest, råber sjældent.

Din forventningsafstemning

Det her er det led, de fleste springer over, og det er det, der oftest vælter planen.

En plan, du ikke har fortalt nogen om, er en hemmelighed. Din leder ved ikke, hvad du har sagt ja til i forvejen. Dine kolleger ved ikke, at torsdag formiddag er din eneste sammenhængende blok. Og når de beder om noget, siger du ja, fordi du ikke har noget at pege på.

Forventningsafstemning er at gøre planen synlig for dem, den berører: hvad du laver i denne uge, hvad der derfor må vente, og hvornår de kan forvente svar. Det tager få minutter og er den billigste måde at beskytte en plan på.

Kalenderen er ikke en opgaveliste

Den mest almindelige fejl er at bruge kalenderen som opgaveliste. Alt, der skal laves, bliver lagt ind som en aftale med sig selv, og så er dagen fyldt, før den overhovedet er begyndt.

Kalenderen har to opgaver, og kun to. Den skal vise dig, hvad der er tidsspecifikt, altså det, der skal ske på et bestemt tidspunkt sammen med bestemte mennesker. Og den skal vise dig, hvor meget tid du samlet har tilbage til at arbejde på din opgaveliste.

Er kalenderen propfyldt, mister du begge dele. Du kan ikke længere se, hvor der er plads, og du har ingen fleksibilitet, når der kommer noget uventet. Og der kommer noget uventet. Så bliver du reaktiv i stedet for proaktiv, ikke fordi du mangler vilje, men fordi der ikke er luft at reagere i.

Hvor meget skal der så være frit? Der er ikke et fast tal, og god planlægning handler netop om at bruge dit eget. Kig på sidste uge og læg sammen, hvor meget af din tid der gik til ad hoc. Det tal er dit udgangspunkt, for mængden af ad hoc svinger mindre fra uge til uge, end de fleste tror.

Så betyder hullerne i kalenderen noget præcist. De viser dig, hvornår du kan arbejde på din opgaveliste, og hvor meget af den tid der erfaringsmæssigt går til det, der kommer ind fra siden.

To ting at gøre konkret, når pladsen er der:

1. Vælg tre ting om dagen, ikke femten. Hvis alt er vigtigt, er ingenting det.
2. Læg det sværeste, hvor du har mest fokus. For de fleste er det tidligt på dagen. Det er her, de fire ressourcer bliver til noget praktisk.

Struktureret planlægning: den ugentlige gennemgang

Hvis du kun skal indføre én rutine, så vælg denne.

En gang om ugen sætter du en time af til at se hele listen igennem. Hvad er færdigt? Hvad er ikke længere relevant? Hvad har ligget for længe? Og hvad skal der ske i den kommende uge?

Det er den time, hvor du gør alle tre ting på én gang: skaber overblik, prioriterer og forventningsafstemmer. Det er derfor, den ikke kan undværes.

For uden den faste rutine holder planlægningen ikke op. Den bliver bare spredt ud. Du planlægger lidt ved ugens begyndelse, lidt igen tirsdag, når noget skrider, og lidt torsdag, når du opdager, at du har overset noget. Hele ugen bliver én lang planlægningsøvelse.

Og resultatet bliver dårligere, ikke bedre. Hver gang du planlægger midt i det hele, gør du det uden overblik og uden fokus, altså under præcis de vilkår, der gør, at planer skyder forbi. Du bruger mere tid på at planlægge og får en ringere plan ud af det.

Det er samtidig forskellen på en liste, du har tillid til, og en liste, du er bange for at åbne. Uden gennemgangen vokser listen, indtil den bliver ubrugelig, og så starter folk forfra med et nyt system. Det er det mønster, jeg oftest bliver kaldt ind for at bryde.

Jeg har skrevet rutinen ud i detaljer i bliv dygtig til den ugentlige gennemgang.

Når planlægningen stadig ikke holder

Nogle gange er det ikke din planlægning, der er problemet.

Forventer afdelingen svar inden for ti minutter, bliver din dag skåret i småstykker, uanset hvor god din plan er. Ligger der seks møder om dagen, er der ikke noget at planlægge. Og skifter prioriteterne ugentligt ovenfra, er planlægning spildt arbejde for alle.

Det er værd at skelne. Kan du løse det selv, så gør det. Er det en aftale, der mangler mellem kolleger, skal det løses sammen, ikke af den enkelte.

Skal en hel afdeling arbejde med det, er workshop for teams stedet at begynde. Skal ledelsen have fat i det først, ser jeg på det i et lederforløb.

Det svære er ikke at vide det

Den ugentlige gennemgang tager fem minutter at forstå. Den begynder først at virke, når den er gentaget uge efter uge, og det er dér, de fleste falder fra.

Sådan er det med næsten alt på denne side. Indholdet er ikke svært. Afstanden mellem at vide det og at gøre det er større, end den ser ud. Fire ting lukker den, og den sidste er den vigtigste.

Tempo. Du kan godt selv. Du kan bare ikke lige så hurtigt, fordi du ikke kender faldgruberne. Jeg har set nok planer skride til at vide, hvilke greb der holder, og hvilke der kun lyder rigtige.

Sparring undervejs. Hvor meget skal der være frit i kalenderen hos netop dig? Hvad gør du, når din leder fylder den alligevel? Den slags er lettere at afgøre sammen med en, der ikke er part i sagen.

Accountability. En plan uden opfølgning er en god intention. Nogen skal spørge, om det skete, indtil rutinen kan stå selv.

At gøre metoden personlig. Best practice er ét. At få den til at passe til din rolle, dine kolleger og den slags uge, du faktisk har, er noget andet, og det er det, der afgør, om det holder. Du skal ikke tilpasse dig metoden. Metoden skal tilpasses dig.

Vil du arbejde med din egen planlægning?

Jeg hjælper enkeltpersoner med at få styr på opgaver, kalender og de rutiner, der holder det hele kørende. Du kan læse om individuel rådgivning eller skrive til mig.

Vil du begynde på egen hånd, er tidsstyring det naturlige næste skridt.