Personlig effektivitet uden at presse mere ind i dagen

Når folk bliver pressede og gerne vil være mere effektive, gør de næsten altid det samme: de forsøger at maksimere sig ud af dagen.

Flere timer, tidligere start, en time mere om aftenen. Logikken er, at hvis der kommer mere ind, kommer der også mere ud.

Det holder bare ikke. Flere timer ind giver ikke flere timer ud, fordi timerne ikke er ens. Den ellevte time på en dag er ikke den samme vare som den anden, og en time på en tirsdag med fem møder ligner ikke en time på en fredag med ro.

Optimering er noget andet end maksimering. Det handler ikke om at få mere ind, men om at få mere ud af det, der allerede er der.

Jeg har arbejdet med workflow design siden 2008 og hjulpet over 800 teams. Det her er det, der flytter noget.

Hvad er personlig effektivitet?

Personlig effektivitet er din evne til at bruge din arbejdsdag på det, der har værdi, og til at blive ved med det, når hverdagen presser.

Der er to dele, og de fleste arbejder kun på den ene.

Den første er at vælge rigtigt. At vide, hvad der betyder noget i denne uge, og at kunne se forskel på det, der haster, og det, der er vigtigt.

Den anden er at kunne holde fast. At dit opsæt stadig fungerer den tirsdag, hvor tre ting brænder samtidig. Det er her, de fleste systemer falder fra hinanden.

Du har allerede et system

Her er en antagelse, der er værd at skille sig af med: at nogle mennesker har et system, og andre ikke har.

Alle har et system. Ikke at have et er også et system, det er bare et, der er opstået af sig selv og aldrig er blevet besluttet. Det kan sagtens fungere i perioder. Det falder bare fra hinanden præcis når belastningen stiger, for det er ikke bygget til noget.

Og det er her, de fleste forsøg går galt. Folk bygger et nyt system, men glemmer at sætte system i systemet. De køber et værktøj, opretter en liste og lægger en struktur, og så er der ikke aftalt noget om, hvornår den skal bruges, hvornår den skal ryddes op, og hvad der sker, når den bliver for lang.

Et system uden rutiner er en beholder. Det bliver fyldt, indtil det ikke kan bruges længere.

Derfor holder "bliv mere effektiv" sjældent

Næsten alle, jeg møder, har prøvet før. De har læst en bog, hørt et foredrag eller sat noget nyt op en søndag aften. I to uger går det godt. Så falder det fra hinanden.

Det er ikke manglende disciplin. Det er tre ting, der går igen:

1. Opsættet kræver for meget på en dårlig dag. Et system, der kun virker, når du har ro, er ikke et system. Det er en god uge.
2. Opgaverne ligger spredt. I mailen, i hovedet, på sedler, i to lister. Så går energien til at lede frem for at arbejde.
3. Ingen har aftalt noget med kollegerne. Du kan gøre det nok så godt selv. Forventer afdelingen svar inden for ti minutter, bliver din dag stadig skåret i stykker.

De to første kan du løse i denne uge. Den tredje kræver, at I taler om det.

Personlig effektivitet i praksis: fire ting, der virker

1. Saml alt ét sted

Alt, du har lovet nogen, skal stå på én liste, du kan overskue på tredive sekunder. Det lyder banalt, og det er den enkeltændring, der flytter mest for flest.

2. Skriv opgaverne ud, ikke i stikord

Det her er det greb, færrest kender, og det er et af de stærkeste.

De fleste skriver opgaver som stikord. "Rapport". "Ring til Lars". "Budget". Og så kan man ikke prioritere dem, for stikordet fortæller ingenting om, hvad der egentlig skal ske.

Skriv i stedet tre ting ned for de opgaver, der fylder:

1. Formålet. Hvad skal der komme ud af det?
2. Succeskriteriet. Hvornår er den færdig? Uden det bliver opgaver ved med at være åbne, fordi ingen har afgjort, hvad godt nok betyder.
3. Næste skridt. Hvad er den første konkrete handling? Ikke "arbejde på rapporten", men "finde tallene fra Q3 i mappen".

Gør du det, bliver prioriteringen let, fordi du kan se, hvad hver opgave reelt kræver. Gør du det ikke, prioriterer du på et ufuldstændigt grundlag og opdager det først, når du sidder med opgaven og ikke ved, hvor du skal begynde.

3. Find tidspunkter til det, der kræver dyb fokus

Her er en vigtig skelnen. Det handler ikke om, at de vigtigste opgaver skal have et klokkeslæt. Det handler om, at de opgaver, der kræver mest af dig, skal have det bedste tidspunkt.

Gå din liste igennem og afgør, hvilke opgaver der kræver sammenhængende, koncentreret arbejde. Det er typisk få. Dem finder du plads til, hvor du har mest fokus, for de fleste tidligt på dagen.

Resten kan ligge mellem møderne, i de små huller, eller sidst på dagen. De kræver ikke det samme af dig.

4. Luk dagen, og beslut i morgen på samme tid

Ti minutter sidst på arbejdsdagen, hvor du gør to ting i én bevægelse.

Først lukker du dagen: ryd skrivebordet, afgør det i indbakken, der kan klares på under to minutter, og se listen igennem.

Og mens du alligevel har overblikket foran dig, vælger du, hvad i morgen handler om. Tre ting, ikke femten.

De to hører sammen, fordi beslutningen om i morgen kun er god, hvis den træffes med overblik. Træffer du den i morgen tidlig, gør du det i et tomt hoved og bruger din skarpeste time på at vælge i stedet for at arbejde. Jeg har skrevet rutinen ud i fyraftensrutinen.

De fire greb forstærker hinanden. Når listen er samlet og opgaverne er skrevet ud, bliver valget nemt. Når valget er truffet aftenen før, giver kalenderen mening om morgenen. Det er de selvforstærkende effekter, der gør forskellen på et system, du skal passe, og et arbejdsmønster, der passer sig selv.

Overskud i hverdagen kommer af at vælge fra

Her er den del, de fleste springer over.

Effektivitet uden fravalg bliver bare til mere arbejde. Når du bliver bedre til at nå ting, er den mest almindelige konsekvens, at du siger ja til mere. Og så står du samme sted tre måneder senere, bare med en længere liste.

Overskud i hverdagen kommer ikke af at nå mere. Det kommer af, at der er luft mellem tingene, og luft opstår kun, når noget bliver valgt fra.

Og der er en ret præcis prøve på, om du har ramt rigtigt: du har det godt med det, du laver, og lige så godt med det, du ikke laver.

Det sidste er det svære. De fleste kan godt få ro i selve arbejdet. Det, der tærer, er listen over alt det, man ikke er i gang med, og som man ikke har besluttet noget om. Når fravalget er truffet bevidst, holder det op med at larme.

I praksis betyder det en liste, der bliver kortere, ikke længere. En kalender med plads i. Og en ugentlig gennemgang, hvor du sletter det, der har ligget for længe, i stedet for at flytte det endnu en uge.

Det svære er ikke at vide det

De fire greb er ikke kompliceret stof. At samle sin liste, at skrive opgaverne ud, at lægge det svære hvor fokus er, og at lukke dagen ordentligt. Det kan forstås på en time.

Det svære er at vælge de tre ting, den dag hvor alt føles vigtigt. Og at blive ved med det måned efter måned. Afstanden mellem at vide og at gøre er større, end den ser ud, og fire ting lukker den. Den sidste er den vigtigste.

Tempo. Du kan godt selv. Du kan bare ikke lige så hurtigt, fordi du ikke kender faldgruberne. Jeg har set de samme fejl nok gange til at vide, hvilke der koster måneder, og hvilke der ikke betyder noget.

Sparring undervejs. Der opstår spørgsmål, så snart man begynder. Hvad gør jeg med det, der hverken er vigtigt eller kan slettes? Det er lettere at afgøre med en, der har set det før.

Accountability. Nye arbejdsmønstre har brug for, at nogen følger op, indtil de kan stå selv. Ikke som kontrol, men fordi det er sådan, noget går fra at være en beslutning til at være sådan, man gør.

At gøre metoden personlig. Best practice er ét. At få den til at passe til netop dig er noget andet, og det er det, der afgør, om det holder. Du skal ikke tilpasse dig metoden. Metoden skal tilpasses dig, dit arbejde og dine værktøjer. En metode, du har måttet forvride dig selv for at følge, bliver droppet i den første travle uge.

Kursus i personlig effektivitet

Et godt kursus flytter noget. Folk går derfra med en metode, de kan bruge mandag morgen, og for mange holder det ved.

Men det holder markant bedre, når der følger noget efter. Ikke fordi deltagerne mangler vilje, men fordi et kursus foregår i et lokale, og arbejdet foregår i en hverdag, der ser anderledes ud. Det er i overgangen mellem de to, det enten sætter sig eller falder fra hinanden.

Derfor er mine forløb bygget med opfølgning. Undervisningen giver metoden, og opfølgningen sikrer, at den kommer ind i den enkeltes egen uge, med egne opgaver, eget værktøj og en, der følger op på, om det faktisk skete. Det er den del, der gør forskellen mellem en god dag og en ændret arbejdsuge.

Arbejder du alene med det, er individuel rådgivning stedet. Skal en hel afdeling med, er det workshop for teams. Du kan se alle formaterne under hvad jeg tilbyder.

Videre herfra

Tidsstyring handler om de greb, der giver dig styr på tiden. Personlig planlægning handler om at vælge rigtigt på uge- og månedsniveau. Og effektiv mailhåndtering handler om at få indbakken til at holde op med at stjæle overblikket.