Hos Personlig Workflow har vi efterhånden holdt kurser, workshops og foredrag i mere end 6 år. På de 6 år har vi hørt mange undskyldninger, påstande og 6 myter om produktivitet. Der er ingen tvivl om, at når vi begynder at arbejde med folks vaner og måder at gøre tingene på, så vil der være noget modstand på den ene eller anden måde. I dette indlæg har vi forsøgt at samle et overblik over 6 myter om produktivitet, som vi hører flest gange i løbet af en arbejdsdag. Læs med herunder og se om du kan nikke genkendende til nogle af dem.
1. Det er for svært at vedligeholde et system
En af de hyppigste undskyldninger og en prominent produktivitets myte er, at det er for svært at vedligeholde en struktur og et system. De fleste af os har prøvet at have en opgaveliste, som fungerer de første fire dage og så stille og roligt falder fra hinanden. Det kan være drøn svært at vedligeholde et system, hvis det ikke er et simpelt og effektivt system. Hvis du lykkes med at lave et simpelt og nemt system, så bliver det en leg at vedligeholde. Du kan bruge din Outlook opgaveliste eller alternativt, bruge opgavestyringssystemer som Asana, Trello eller Basecamp.
2. Struktur forhindrer spontanitet og kreativitet
Rigtige mange af de mennesker vi møder, fortæller os, at for meget struktur i deres hverdag kan hindre deres spontanitet og kreativitet. Argumentet er at der skal være tid og plads til at slå sig løs. Personlig effektivitet handler lige netop om at få skabt den ro omkring sig, der er nødvendig for at kunne fordybe sig i opgaver. Når du når til et sted, hvor du har et komplet overblik over dine opgaver og dine forpligtelser, kan du nemmere være spontan og kreativ.
3. Det kan ikke betale sig at skrive sine opgaver ned
En af de mest gavnlige tiltag, som du kan sætte i søen for at få mere overskud og mere ro er, at få skrevet dine opgaver ned. Vi har oplevet det på egen krop og har set resultatet hos flere tusinde kunder igennem årene. Alligevel er der mange mennesker, som er overbevist om myten, at det ikke kan betale sig at skrive sine opgaver ned. Når du skriver dine opgaver ned frigiver du nogle mentale ressourcer, som du kan bruge på at løse opgaver i stedet. Hvis du leder efter en lavthængende frugt, som vil give dig mærkbare resultater på den korte bane, bør du begynde at skrive alle dine opgaver ned.
4. Planlægning fungerer bedst i løbet af dagen
En anden kommentar, som vi hører ofte er, at mange mennesker har det godt med at planlægge opgaverne, når de skal løses i løbet af dagen, da det giver dem en anden form for fleksibilitet. Jeg er af den overbevisning, at planlægningen af opgaven og eksekveringen af opgaven skal foregå på to forskellige tidspunkter. Når du bliver god til at adskille din planlægning fra din eksekvering vil du opdage, at både din planlægning vil blive hurtige og din eksekvering bliver af højere kvalitet. Prøv så vidt muligt at holde planlægning og eksekvering adskildt.
5. Et rydeligt skrivebord er ikke altid godt
Flere store organisationer har indført regler om “Clean Desk Policy” og andre tiltag, som skal forhindre, at medarbejdernes kontorer bliver for rodet. Der er andre mennesker som mener, at lidt rod og papirer på bordet bidrager til mere kreativitet, som myten antyder. Det er videnskabeligt bevist, om vi vil det eller ej, at rod på bordet optager nogle af vores mentale resourcer. Det efterlader os med færre mentale resourcer til at eksekvere på opgaver. Din hjerne scanner konstant skrivebordet og gør det sværere for dig at koncentrere dig.
6. Mere produktivitet kræver flere timer
Den sidste myte, som vi ofte hører er, at mere produktivitet kun kommer af flere timers arbejde. Et af de spørgsmål vi spørger vores deltagere om til kurser og workshops er, hvad de tror vores vigtigste resource er. De fleste deltagere siger “tid”. Tid er en vigtig resource, men jeg er overbevist om, at den er blevet overhalet inden om af en anden endnu vigtigere resource, nemlig fokus. Uden det rigtige fokus nytter det ikke noget at få mere tid. Med det rette fokus kan vi nå mere og arbejde mindre. Starten til at få et bedre fokus er at planlægge det.
Vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed i gang med at blive mere effektive? Du er altid velkommen til at ringe eller skrive til os. Hav en fortsat produktiv dag.
Skrevet af Mark Mayland
_____________________________________________________________________________________________________________________________
Vi har nu delt vores erfaringer med et myter om produktivitet. Men det slutter ikke her. Personlig Workflow er gennemsyret af procesoptimering og hvordan gør vi tingene bedre end igår? Hvordan når vi mere med færre ressourcer? Umiddelbart lyder det som utopi, men vores overbevisning er, at du kan NÅ MERE OG ARBEJDE MINDRE, og vi er sat i verden for at vise dig vejen. Følg med i bloggen, hvor vi prøver forskellige ting af på os selv og deler det med dig, så du kan tage de konstruktive ting med i din hverdag. Glæd dig til næste indlæg. Vi glæder os til næste eksperiment.
