Forestil dig denne situation: Du har et overblik over alle dine opgaver. Du er altid på forkant med dine aftaler. Du har styr på alle dine papirer, kalenderaftaler, opgaver og noter. Du føler, at du har et overblik over alle dine gode idéer og du har overskud til at gå på weekend med god samvittighed og være nærværende når du kommer hjem. Kan du huske hvornår du sidst har haft det på den måde? Hvis du er ligesom størstedelen af andre voksne mennesker, så er det ved at være et stykke tid siden. Der er faktisk mulighed for, at du slet ikke kan huske, hvornår det sidst så sådan ud.
Vi har skrevet denne blog post til dig, som har mistet overblikket og gerne vil tilbage til gode og sunde arbejdsvaner. Vi tror på, at hvis du implementerer 3 nemme rutiner, så er det godt på vej. Herunder kan du se hvilke 3 rutiner, som vi anbefaler du bør starte med.
Få styr på din email
Emails er en af de allerstørste tidsrøvere for de fleste vidensmedarbejdere. Ofte modtager vores kunder et sted mellem 20 og 50 emails om dagen. Med så mange indkommende emails om dagen kan det være et problem at følge med. Vi anbefaler, at du implementerer en rutine, som gør det nemmere for dig. Herunder er vores workflow når vi modtager en email:
- Bestem dig for om der er en opgave i din email
- Hvis der ikke er en opgave i den email kan du enten slette den eller arkivere den
- Hvis der er en opgave i den email og den tager mindre end 2 minutter at lave kan du gøre det med det samme
- Hvis den tager mere end 2 minutter flytter du den over på din opgaveliste og arkiverer den email
Hvis du overholder ovenstående workflow vil det betyde, at du kun har et sted til dine opgaver – din opgaveliste – og samtidig holder din indbakke i 0. Hvis opgaven tager under to minutter giver det ikke mening at skrive den på en opgaveliste og du kan derfor løse den i stedet. Nu har du en indbakke i 0 og du kan starte med den opgave, som giver bedst mening for dig.
Få dine opgaver ud af hovedet
Hvis du har bedre styr på din email indbakke vil du oftest have et bedre overblik. En anden måde at få et bedre overblik på er, at implementere en rutine, som sørger for, at du får dine opgaver ud af hovedet. Brug gerne 10 eller 15 minutter om dagen på at brainstorme alle de opgaver, som du har. Skriv alle opgaverne på et stykke papir. Når du er færdig med at skrive alle dine tanker ned så skriver du dem på din opgaveliste. Vi foretrækker, at lave denne øvelse til sidst på dagen, så du har et godt overblik inden du tager hjem fra arbejde. Herunder er det workflow, som vi foreslår, at du implementerer som en rutine hver dag:
- Sæt dig ned med en blok og en kuglepen
- Brug 10-15 minutter på at få alle de opgaver ud af hovedet og ned på papiret
- Overfør alle dine opgaver til din opgaveliste
Hvis du vender dig til at lave denne øvelse på daglig basis vil du kunne få et bedre overblik over dine opgaver på ingen tid.
Få styr på dine løse papirer
Den sidste rutiner som vi ofte anbefaler at implementere er en måde at organisere sig med løse papirer. Hvis du er ligesom mange andre vidensmedarbejdere, så er der en del papir i din hverdag, som du skal have styr på. Der er helt sikkert kollegaer, som lægger bunker af papir på din stil, dit skrivebord eller andre steder, hvor de kan komme til. Vi anbefaler, at du først og fremmest får en fysisk indbakke, som du kan bruge til en parkeringsplads for alle dine kollegaer. Det vil betyde, at alt det indkommende papir lander det samme sted. Én gang om dagen bruger du så nedenstående rutine til, at komme i bund med de løse papirer:
- Bestem dig for om der er en opgave at løse eller ej på papiret
- Hvis der ikke er en opgave kan du enten arkivere eller gemme det
- Hvis der ér en opgave, og den tager under 2 minutter at løse, så løs den gerne med det samme
- Hvis den tager mere end 2 minutter, så skriver du den på din opgaveliste og arkiverer papirerne indtil du starter på opgaven
Rutinen minder meget om den måde, som du bør håndtere dine emails på.
Nu er du udstyret med 3 nemme og effektive rutiner, som vil skabe et bedre overblik på den korte og lange bane. Hvis du har nogle spørgsmål eller idéer til andre rutiner er du velkommen til at deltage i debatten på vores forum her.
