Lad os snakke en smule om møder og mødekultur. Over de seneste par år er det et emne, som er blevet mere og mere spændende at tackle i takt med, at flere og flere organisationer mærker konsekvenserne ved ikke at have styr på sin mødekultur. Igennem vores workshops samt kurser stiller vi altid 10-15 minutter til rådighed til sidst, hvor vi tager imod spørgsmål. Et af de spørgsmål, som vi hører ofte er: “Vi talte ikke meget om møder idag. Har I nogle råd til, hvordan vi kan optimere den del af vores workflow?” Herunder har vi forsøgt at samle alle de råd og tiltag, som vi anbefaler vores kursister. Det er ikke sikkert du kan bruge dem alle sammen, men der er en god chance for, at du vil synes om et par af vores råd.
Én ting er sikkert. Hvis du er ligesom mange af os andre, så består din dag af mange møder. Det er vel værd at bruge 5-10 minutter på at blive bedre til? Se med herunder.
Råd #1: Sørg for, at der er en agenda
En af de allervigtigste koncepter, som kan gøre dine møder mere effektive er, at du altid sørger for at der er en agenda. Hvis du bliver inviteret til et møde, som ikke har en agenda, så bør du spørge efter en. Ofte tager det ikke så lang tid, at lave en agenda. Med en agenda ved hånden bliver alle deltagere opmærksomme på, hvad der skal diskuteres, hvilket gør jeres møde mere effektivt. Vi ved det. Det er et simpelt råd, som giver rigtig god mening. Overraskende nok, er det de færreste som benytter sig af en agenda. Hvis der ikke er en agenda, så spørg. Hvis den aldrig kommer, så er det OK, at sige nej tak til deltagelse.
Råd #2: Vær sikker på, at du forstår formålet med mødet
Vores andet råd, som vi ofte giver vores deltagere er, at være knivskarpe på formålet med mødet. Hvis du inviterer dine kollegaer til et møde, så brug gerne et par minutter på at skrive formålet med mødet ned og et par mål, som du gerne vil opnå. Når du introducerer mødet, så gør alle deltagere opmærksomme på formålet. Hvis du gør det på denne måde, så betyder det også at I ved enden af mødet kan spørge jer selv: “Fik vi det ud af mødet, som vi havde håbet på?”. Det er samtidig en god måde, at få samlet sine egne tanker før mødet.
Råd #3: Spørg dig selv: “Giver det mening jeg er med her?”
Har du også prøvet at sidde i et møde og tænke: “Hvad i alverden laver jeg overhoved her?” Hvis du er ligesom størstedelen af alle medarbejdere i dag, så er der en god chance for, at du har prøvet det. Vær kritisk når du modtager en mødeindkaldelse. Er du den rette person til at være med? Vil det give mening, hvis du kun var med i den første halvdel af mødet? Ofte vil du finde ud af, at du rent faktisk ikke vil tilføre nogen værdi, og at du kan bruge din energi og dine resourcer bedre et andet sted.
Råd #4: Det er OK, at sige nej.
Hvad gør du, hvis du svarer “Nej” til ovenstående spørgsmål? Så sørg for at skab et miljø på din arbejdsplads, hvor det er OK, at sige nej. Det handler om at bruge sine ressoucer der, hvor man kan få mest ud af dem. I de fleste tilfælde, så er det ikke ved at deltage i 5 eller 10 møder om dagen. Hvis du kan nøjes med, at give dine inputs til en af de andre mødedeltagere, så kunne det også være en løsning. Oftest råder vi folk til følgende: Har du modtaget en agenda? Hvis ikke, så er det OK, at sige nej. Er der en klar forståelse af, hvad formålet med mødet er? Hvis ikke, så er det OK, at sige nej. Føler du, at du kan bruge dine resourcer bedre et andet sted? Så kan det være en løsning, at sige nej. Hvis ikke det er en accetabel løsning i din organisation, så brug gerne et møde på at tale dette igennem.
Råd #5: Eksperimenter med afholdelsen
Der er ikke én rigtig måde at afholde møder på. Afholder i et møde for at brainstorme? For at diskutere et oplæg? For noget helt tredje? Det kan ofte give god mening, at eksperimentere med mødeafholdelsen. Måske skal det være en regel, at hver deltager kun må tale i to minutter af gangen? Det hjælper med at holde pointerne skarpe. Måske skal I have en væg med post-it notes, som I kan flytte rundt på? Det hjælper på kreativiteten. Måske I alle sammen skal stå op? Det gør møderne mindre komfortable og derfor kan blive gennemført hurtigere. Mit mål med dette råd er, at fortælle dig, at du bestemmer hvordan de her møder skal afholdes og hvordan de kan gøres mere spændende. I behøver ikke, at sidde i en rundkreds rundt om et bord. Det er OK, at udfordre de traditionelle metoder.
Vi håber denne guide gør det mere overskueligt for dig, at tackle din og organisationens mødekultur. Vi står altid klar til at hjælpe med at forbedre jeres workflow samt mødekultur. God fornøjelse!
