Få mere effektive møder med én simpel regel

Stjæler møder al din tid og føler du ikke, at du får nok ud af dem? Har du lyst til at aflyse halvdelen af dine møder, fordi din dag er proppet med møder, der sjældent kommer noget ud af? Kender du alt for godt til ukonkrete møder, der hurtigt handler om alt andet end, hvad der oprindeligt var planen? Kender du den person, der taler hele mødet igennem, så ingen andre får lov til at sige noget? Vi har alle været til den slags møder, og vi frygter at havne der igen.

Vi har hos Personlig Workflow været delt lidt mellem to vande, når det kommer til møder. På den ene side kan vi godt se nødvendigheden af møder, og afholder derfor også møder internt. På den anden side følte vi, at møder ofte tager længere tid end planlagt og kort sagt, så var produktiviteten ikke høj nok. Så vi tog fat på at forbedre os med et sjovt eksperiment! Læs videre og opdag, hvordan vi fjernede mange af problemerne med én enkel regel.

Undersøgelser viser et rystende billede af møders effektivitet. I en undersøgelse fra 2012 af Kaas og Mulvad for Væksthuset for Ledelse siger 80 pct. af de adspurgte ledere, at de har deltaget i møder, som i deres øjne var spild af tid. I en undersøgelse af 500 danskere svarede 20 pct. at møder var totalt spild af tid. 23 pct. erklærede sig enige i, at der ikke kommer handling ud af møderne. Det bør skræmme alle vidensmedarbejdere, når man tænker på det faktum, at møder er en traditionel og næsten uadskillelig del af det at arbejde. Man kan så spørge sig selv, hvorfor møder overhovedet eksisterer.

Eksperimentet
Vores eksperiment bestod i, at hver mødedeltager maksimalt havde 1 min. at tale i ad gangen. En person havde ansvaret for at tage tid og en anden person havde ansvaret for at tage referat. Mødetiden var sat til en time, og fire personer deltog i mødet.

Vi blev meget overraskede over det markante resultat, som én simpel lille ændring gav. Det var ikke kun selve mødet, der blev bedre, men også forberedelsen og opfølgningen blev markant mere effektiv. De to foregående møder havde vi gået 30 min. over tid. Ved eksperimentet holdt vi os på en time, og ved seneste møde klarede vi det på blot 37 min.

Forberedelse

1 min. taletid kræver forberedelse

En ting er vigtigt at være klar over, hvis du forsøger dig med 1 min. taletid. Du skal forberede dig og være bevidst om, hvad du vil sige. Vi oplevede, at der ikke kom så høj kvalitet ud af punkter på dagsordenen, der ikke var forberedt. Men samtidig så gik de punkter på dagsordenen, hvor vi havde forberedt os, som en leg. Den ekstra forberedelse tager selvfølgelig tid, men eksekveringen til selve mødet bliver knivskarp. Der er ingen forvirring, og alle har deres pointer klar. For os kunne forberedelse betale sig.

Vi vil være verdensmester i effektive møder

Vores møde var teammøde, hvor alle medarbejdere diskuterer overordnede problemstillinger. Vi stødte ofte ind i de traditionelle problemer som en forlængelse af mødet, få konkrete tiltag, lang tid før pointerne kom osv. Dermed ikke sagt, at vores møder var ineffektive. Vores bundniveau er højt, men vi er også opmærksomme på, at vi kan optimere vores mødeproces. Vi ville prøve ovenstående eksperiment for at optimere vores mødeproces og gøre den mere bevidst. Herunder vil vi diskutere, hvad man skal være opmærksom på ved brug af 1 min. taletid.

Tag kampen op med de svære spørgsmål

Den nok største fordel ved forberedelse er, at der kommer retning på, da mødet får et formål. Formålet med dette eksperiment var, at vi gjorde mødet effektivt, hold det indenfor en tidsgrænse og kom hurtigt til pointerne. Andre problemstillinger end mødets formål ville få et separat møde.

Netop forberedelse er vigtig for et effektivt møde. Med en god forberedelse ved alle, hvad de har at sige, og mødet bliver dejligt konkret. Stil dig selv de rigtige spørgsmål inden mødet, så selve mødet går let som en leg.

Levering

Få kvalitet frem for kvantitet og undgå tidsspilde

Med en simpel regel blev vores møde mere konkret, tidsspilde blev undgået og alle fik taletid. Lyder det ikke næsten for godt til at være sandt? Kort sagt var der fokus hele vejen igennem, hvilket er noget vi hos Personlig Workflow jubler over, og ikke kan få nok af.

Vær opmærksom på at succesen er afhængig af mødetype

Det er vigtigt at være klar over, hvilket slags møde man tester dette på. For os fungerede det fremragende, da det primære formål med mødet var deling af information og beslutningstagen. Til et møde med brainstorming vil succesen af dette eksperiment være begrænset. Til brainstorming udnytter vi ofte, at en ide skaber en ide. Og typisk er det først den femte ide, der er relevant. Disse ideer og en kreativ tankegang har større mulighed for at blive begrænset ved 1 min. taletid. Det er derfor ikke til alle møde at reglen kan bruges.

Tag højde for forskellige personligheder

Ulemperne kan være forskellige afhængig af, hvilken personlighed man har. Introverte mennesker vil føle, at de bliver kortet af og ikke får tid nok til at præsentere deres argument først. Men på den anden side, så er de introverte nu sikret 1 min. taletid, hvor de ikke bliver afbrudt af de ekstroverte. Og mødet forbliver konkret, dvs. det stikker ikke af i alle mulige retninger, som de introverte ikke har forberedt sig på.

En ulempe for den ekstroverte ved 1 min. taletid er, at vedkommende føler de bliver stoppet, hvilket de ikke er vant til. Prøv at gør tankerne omkring eksperimentet klare for begge typer personligheder, så de har mulighed for at forberede sig på det.

Opfølgning

Tager tid men er langsigtet

Ligeledes med forberedelse er ulempen ved opfølgning, at det tager tid. Og det er jo ikke tid man bruger på arbejde – det er tid man bruger på at “arbejde med at arbejde”. Den traditionelle holdning er derfor, at man kan klare sig uden opfølgning. Det kan man måske også, og måske kan det spare tid på den korte bane, men det vil kræve sin told på den lange bane, da ineffektive møder højst sandsynligvis vil opstå igen og igen, men uden opfølgning er der ingen, der tager fat på de bagvedliggende problematikker i ineffektive møder.

Det kan betale sig at lave opfølgning

Prøv at forestil dig, hvis noget af tiden, som du brugte på selve mødet før i tiden, nu kunne bruges på opfølgning. Med 1 min. taletid bliver mødet mere konkret og den samlede mødetid kan formindskes. Det resterende kan så bruges på opfølgningen. Vi har oplevet dette nogle gange, og så har vi haft mere tid til opfølgning.

Et møde med opfølgning vil tilføre stor værdi:

• Opgaverne bliver identificeret.
• Bekræftelse af, hvem der gør hvad.
• Du ved om formålet med mødet er opnået.
• Du bliver opmærksom på om alle punkter på dagsordenen er nået.
• Du har tid til at planlægge næste møde, hvis der måtte være et.

Hvis du ikke laver opfølgning vil det højst sandsynligvis også gå ud over kvaliteten af mødet på den korte bane.

Tag den nemme vej og lav ingen opfølgning – så bliver dit næste møde nok præcis ligesom det altid har været. Lav opfølgning og oplev, hvordan dine møder bliver kortere, mere relevante og af højere kvalitet.

Konklusion

Tiden på 1 min. står ikke skrevet i sten. Hos os aftalte vi, at hvis man havde brug for 2 min, så fik man det. Hvis 2 min. eller mere fungerer for dig til dit møde, så prøv det. Bliv dog bevidst om fordele og ulemper, når I laver opfølgning på mødet. Uden at blive bevidste om fordele og ulemper, kan I have startet noget, der ikke er hensigtsmæssig og sået et frø til en dårlig vane.

Pointen er, at du skal eksperimentere og tage fat i de ineffektive ting i stedet for blot at lade stå til. Selvom at det tager tid, vil tiden blive tjent ind i sidste ende, og du vil udvikle dig selv og dine kollegaer. Prøv dette forsøg til dine møder og vær opmærksomhed på fordele og ulemper. Du vil med stor sandsynlighed finde det produktivt og om ikke andet, så vil du blive gjort bevidst om dine mødeprocesser.

Prøv det og del dine erfaringer!

Har du mod på at prøve kræfter med 1 min. møder vil vi rigtig gerne høre om dine erfaringer. Skriv gerne en kommentar om din oplevelse.

Vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed i gang med at blive mere effektive? Du er altid velkommen til at ringe eller skrive til os. Hav en fortsat produktiv dag.

Skrevet af Mark Mayland

_____________________________________________________________________________________________________________________________

Vi har nu delt vores erfaringer med et eksperiment om effektive møder. Personlig Workflow er gennemsyret af procesoptimering og hvordan gør vi tingene bedre end igår? Hvordan når vi mere med færre ressourcer? Umiddelbart lyder det som utopi, men vores overbevisning er, at du kan NÅ MERE OG ARBEJDE MINDRE, og vi er sat i verden for at vise dig vejen. Følg med i bloggen, hvor vi prøver forskellige ting af på os selv og deler det med dig, så du kan tage de konstruktive ting med i din hverdag. Glæd dig til næste indlæg. Vi glæder os til næste eksperiment.