Sådan laver du en ugentlig gennemgang

Formål

Intentionen med den ugentlige gennemgang er at skabe overblik og afklare løse ender. Når du har det rigtige overblik, vil du være bedre i stand til at prioritere og træffe produktive beslutninger. Dette gøres ved at sikre at dit workflow system er opdateret.

Et workflow system kan bestå af mange forskellige værktøjer, og er forskellig fra person til person. Dit workflow system vil også ændre sig over tid i takt med at dine opgaver ændre sig.

Kernen i de fleste workflow systemer er:

  • En opgaveliste, som er underopdelt i flere lister. F.sks. en dagsliste, en ugeliste og en fremtidsliste, en venter på liste samt en issue/knasliste.
  • En kalender.
  • E-mail indbakker, sms indbakker, fysiske indbakker og chat indbakker
  • Noter, post-it notes og notes bøger.
  • Fælles systemer som CRM, projektoversigter, Årshjul og mållister.

Dit workflow system dækker alle de steder du har påmindelser om, hvad du skal lave.

Succeskriterier

Når du har lavet din ugentlige gennemgang skal følgende succeskriterier være opfyldt:

  • Slut ugen af på en god måde, så du kan gå på weekend eller ferie med god samvittighed.
  • Luk ugen ned på samme måde og ca. samme tid hver uge, så du opnår en stabil rytme.
  • Alle løse ender er der taget stilling til og besluttet, hvad der skal ske med, og hvornår du kommer tilbage til opgaven.
  • Sikre at nedenstående liste er opdateret.
  • Ikke tage løse ender med til næste uge.
  • Lav ikke nogen opgaver før den ugentlige gennemgang er overstået.

Proces

  • Afhold et 1,5 – 2 timers møde med dig selv.
  • Følg nedestående liste slavisk.

Gennemgå nedenstående liste, for at sikre at du har styr på alle løse ender

  1. Tøm hovedet. Skriv alle de ting ned som du kan komme i tanke om, at du har lovet andre og lovet dig selv du skal gøre noget ved. Vent med at prioritere opgaverne på en opgaveliste, før du har foretaget de efterfølgende skridt.
  2. Ryd skrivebordet (fysisk og elektronisk).
  3. Gennemgå noter og mødenotater.
  4. Gennemgå kalender 3 uger frem og 3 uger tilbage.
  5. Kom i nul med e-mailen. Gå efter at indbakken er tom. Alternativt få indbakken ned på et niveau, hvor du kan være på en skærm. Du skal altså kunne se de e-mail, som er i indbakken uden at scrolle.
  6. Opdater opgavelisten – Du skal som minimum vide, hvad du skal lave i næste uge og hvad der kan vente. Du skal også have styr på, hvilke opgaver du skal lave i morgen og have en liste med dem du venter på svar fra.
  7. Gennemgå fokusområder
  8. Gennemgå langsigtede mål. Afklar og lav en tidsplan for hvad som er vigtigt at opnå de næste 30 dage. Kig evt. også 90 dage frem i tiden for at se, hvad du allerede nu skal have styr på.

Husk at denne liste er dynamisk og kan ændre sig. Nye ting kan komme til, og gamle ting kan blive fjernet.