Du kender måske til følelsen af, at du glæder dig til julen, hvor du skal slappe af. Men du kender måske også til oplevelsen, at julen bliver mere stresset og travl end du havde forestillet dig. Der er pludselig 1000 ting du skal nå, og mange af tingene får du først lavet i sidste øjeblik. Hos Personlig Workflow kender vi også til julens stress, men vi har også fundet ud af, at det ofte handler om at slappe af og restituere i julen. Det handler stadig om produktivItet, men når du hører ordet produktivitet, så tænker du sikkert, at det kun hører til på arbejdet. Vi har fundet ud af, at produktivitet også hører til derhjemme, men i en anden forstand end du måske umiddelbart tænker. Produktivitet i julen handler om at være produktiv i at restituere og lade batterierne op.

Problemet er, at i julen er der ofte for mange elementer, der kæmper om dit fokus, men her har vi gjort os erfaringer i, hvordan man skaber fokus på det som julen bør handle om for mange – nemlig restitution og afslapning.

I dette blog-indlæg vil vi dele disse erfaringer i, hvordan vi optimerer vores produktivitet i at restituere, så julen bliver fyldt med ro, overblik og overskud. Her er en oversigt over vores erfaringer:

1. Vær produktiv på en ny måde
2. Tøm hovedet og hold ferie
3. Afklar skrivebordet
4. Beslut hvad ferien skal bruges på før ferien starter
5. Vær realistisk i den travle juletid

1. Vær produktiv på en ny måde

Jeg vil udfordre dig lidt og sige, at du skal være produktiv i at restituere. Umiddelbart lyder det som produktivitet og restitution som to modsætninger, men produktivitet handler ikke kun om at være produktiv på arbejdet. Produktivitet skal måles mod output, og netop outputtet af en juleferie skal være at komme tilbage på arbejdet efter ferien med ny energi. Og så kan du være produktiv på arbejdet igen – produktiv som du kender det.

Gyldendal definerer produktivitet som et “mål for udnyttelse af indsatsen, f.eks. arbejdskraft, i en produktionsproces”, hvor output vejes op imod input. Her er det vigtigt at lægge mærke til, at der står “f.eks”. Produktivitet kan også bruges i så mange andre sammenhænge og her glemmer man ofte, at produktivitet også kan handle om at restituere. Hos Personlig Workflow ser vi arbejdsprocessen delt op i faser bestående af: Forberedelse, levering, opfølgning, træning og restitution. I dette indlæg vil vi fokusere på fasen restitution.

Julen er en mulighed for at restituere, så du kan komme tilbage på arbejdet med ny energi. Og en stor del af at restituere handler om at få opbygget ro, overblik og overskud. Hvis du får ro, overblik og overskud først, så er vi overbeviste om, at produktivitet på arbejdet også nok skal komme. Du må bare ikke glemme en vigtig del af ligningen, som netop er restitution. Men desværre sker det alt for ofte, at restitutionen glemmes og negligeres. Her vil vi dele vores erfaringer til at få en god restitution.

2. Tøm hovedet og hold ferie

Op til ferier er der typisk en del opgaver på arbejdet, der skal laves færdigt. To ting kan ske. Du når opgaverne, eller du når ikke opgaverne. Uafhængigt af hvilket scenarie du oplever, så kan det at tømme hovedet for alle tanker hjælpe meget. Skriv både de ting ned, som du ikke nåede og skal rykke på efter ferien. Men skriv også alle mulige andre tanker ned med opgaver, du gerne vil rykke på efter ferien. Lad ikke opgaverne leve oppe i hovedet, da de så vil stjæle energi fra dig og fjerne dit fokus fra at have en rigtig god juleferie, hvor din restitution er i top.

3. Afklar skrivebordet

Et lavpraktisk sted at starte er dit skrivebord. Alt andet lige giver et afklaret skrivebord en ro i maven. En mulighed for at få afklaret skrivebordet er at gemme alt fra skrivebordet i skuffer og på hylder. Men blot det, at tingene nu ligger gemt betyder ikke, at de er afklaret oppe i hovedet, så du kan stadig bruge mental energi på at tænke på al det rod, der nu er i skufferne og på hylderne. Så hvem snyder du egentlig? Kun dig selv, da du jo inderst inde godt ved, at tingene ligger gemt og råber af dig.

En anden og bedre mulighed til at få et afklaret skrivebord og frigive mental energi er at afklare opgaverne. At afklare opgaver handler om at spørge hvorfor, hvad og hvordan, til hver enkelt ting på skrivebordet. Kig tingene igennem på dit skrivebord og spørg dig selv, om der er en opgave i dem. Hvis ja, så skriv opgaven på din opgaveliste og spørg dig selv om, hvorfor har du den her opgave? Hvad består opgaven i? Og hvordan skal opgaven løses? Fortsæt igennem dit skrivebord på denne måde og lige pludselig vil alt dit “rod” nu være samlet på en opgaveliste, hvor du nemt kan få overblikket. Yderligere ting medvirkende til ro er at spørge, hvornår opgaven skal være færdig, og hvornår du har tænkt dig at starte på opgaven.

Nu kan du gå videre til næste skridt, som handler om, at du skal have det godt med, du laver i juleferien, men du skal også have det godt med det, du ikke laver i juleferien.

4. Beslut hvad ferien skal bruges til før ferien starter

Når juleferien starter har man som ofte god tid. Der er i hvert fald typisk et par dage til juleaften, hvor alle tingene skal være klar. Desværre kender du måske til, at man stadig får lavet mange af tingene i sidste øjeblik. Det handler om, at man ikke har overblikket, når man begynder. Start med at lav liste over de ting, som du skal have gjort både før juleaften, men også generelt i juleferien. Og lav listen inden ferien starter. Kig nu listen igennem og få et overblik. Det der typisk vil ske er, at du opdager opgaver, der er vigtige at rykke på nu – prioriter dem. Du vil opdage også opgaver som andre kan lave – uddeleger dem. Og så vil du også opdage opgaver, som hurtigt kan løses, som f.eks. at ringe til familie og venner med et ønske om en god jul. Med en liste kan du se nogle smartere måder at gøre tingene på.

Nogle af tingene kan også være ting, som ikke nødvendigvis skal rykkes på i juleferien. Skriv dem ned, men afklar med dig selv, at du ikke nødvendigvis skal gøre de her ting i julen. Så kan du også have det godt med de ting, som du ikke laver.

De her ting handler i høj grad om at adskille planlægning og eksekvering. Ved at lave planlægningen før eksekveringen kan du få et større overblik og eksekvere på de rigtige opgaver, på de rigtige tidspunkter. I julen skal der altid laves 1000 ting, men mangel på overblik gør ofte, at prioriteringen ikke er optimal. Ved at have en liste kan du opnå ro med de ting du laver og ikke laver. Du kan opnå overblik over opgaverne. Og i sidste ende vil det lede til mere overskud.

5. Vær realistisk i den travle juletid

Når du har lavet den ovenstående liste, vil der være nogle ting, som skal rykkes på i julen. Men der vil højst sandsynligvis også være nogle ting, som ikke nødvendigvis skal rykkes på i julen. Derfor er det vigtigt, at din liste er en mulighedsliste. Du skal ikke fylde din dag til bristepunktet med opgaver. Begrundelsen er i to dele.

For det første skal alt ske perfekt for, at du kan krydse alle opgaverne af på din liste. I det tilfælde af, at der kommer en opgave ind fra venstre lige pludselig, så vil du ikke kunne få succes med din opgaveliste, da det vil være umuligt at nå det hele. Vi vil give dig ret i, at intentionen med en fyldt opgaveliste er god, og vi har såmænd også selv prøvet det. Men vi har også fundet ud af, at en fyldt opgaveliste sjældent er holdbart.

For det andet handler julen om at restituere og opbygge overskud til, når du skal på arbejde efter julen. Giv dig selv plads og mulighed for at restituere. Som vi skrev, så kan du også være produktiv, selvom du slapper af. Det er bare en produktivitet målt på nogle andre parametre end det, du måske normalt forbinder med produktivitet.

Vær realistisk med din opgaveliste og gør den til en mulighedsliste. Sæt færre opgaver på til f.eks. i dag, og vær klar over, at du jo altid har muligheden for at lave nogle flere opgaver, hvis du har ro, overblik og overskud til det.  

Konklusion

Vi vil gætte på, at du har prøvet at få styr på travlheden og alle de løse ender op til ferier som julen. Hos Personlig Workflow er det vigtigt, at det ikke kun er op til ferier, at vi får styr på de løse ender, så vi kan restituere med god samvittighed. Det er vigtigt at have god samvittighed op til hver weekend, så følelsen, når du går på ferie bør duplikeres til hver weekend. Prøv at forestil dig at gå på weekend med god samvittighed, hver weekend. Så restituerer du bedre, lader batterierne op, og kommer tilbage på arbejdet med fornyet energi, overblik og overskud. Nøglen er en ugentlig gennemgang, en simpel rutine du gennemgår typisk hver fredag, hvor du får styr på de løse ender. I et fremtidigt indlæg vil vi skrive yderligere om, hvorfor og hvordan man laver en ugentlig gennemgang. Indtil nu så prøv at tage fat i nogle af de ting, vi har nævnt her i blog-indlægget op til juleferien og få styr på julens stress, så du kan nyde ferien. Og husk at “common sense is not common action“. Det kan være nemt og simpelt at forstå, men selve implementeringen er mangelfuld. Gør lidt ekstra for dig selv og giv dig i kast med nogle af ovenstående ting.

Prøv det og del dine erfaringer!

Vi håber, at du har taget noget med, og hvis du kan bruge blot nogle enkelte ting, så er vi med glade hos Personlig Workflow. Vi har været glade for at dele vores erfaringer med dig og med dette blog-indlæg ønsker vi dig en rigtig glædelig jul og et godt nytår.

Har du erfaringer, som andre kan lære noget af, og har du mod på at prøve kræfter med noget af ovenstående, så vil vi rigtig gerne høre om det. Skriv gerne en kommentar om din oplevelse af, hvordan du sørger for at få en god jul med ro, overblik og overskud.

Skrevet af Mark Mayland

_____________________________________________________________________________________________________________________________

Vi har nu delt vores erfaringer med at få styr på julens travlhed, så du kan lade batterierne op og nyde julen. Personlig Workflow er gennemsyret af procesoptimering og hvordan gør vi tingene bedre end igår? Hvordan når vi mere med færre ressourcer? Umiddelbart lyder det som utopi, men vores overbevisning er, at du kan NÅ MERE OG ARBEJDE MINDRE, og vi er sat i verden for at vise dig vejen. Følg med i bloggen, hvor vi prøver forskellige ting af på os selv og deler det med dig, så du kan tage de konstruktive ting med i din hverdag. Glæd dig til næste indlæg. Vi glæder os til næste eksperiment. Som en lille teaser til næste indlæg kan det nævnes, at det også kommer til at handle om juleferie – nu omkring, hvordan du kommer godt tilbage på arbejde efter juleferien.