Guide: Sådan får du styr på din emails

Vi kan ikke komme udenom det. Der er rigtig mange vidensmedarbejdere, som har problemer med at håndtere deres email. Når vi afholder workshops og kurser er det et af de emner, som vi bruger mest tid på. Vi forstår også godt, hvorfor det er tilfældet. Det er vores primære måde, at kommunikere online i virksomheder og det er de færreste, som bruger tid på at træne den måde, som de håndterer emails på. Research viser, at vi i gennemsnit modtager 13 emails mere om dagen idag, end vi gjorde i 2013. Samme research indikerer også at fremtiden ser ligeledes ud. Vi kommer til at modtage flere emails. Vi kan selv nikke genkendende til det hos Personlig Workflow. Vi modtager markant flere emails i dag, end for 8 år siden, hvor vi startede med at undervise.

Det store spørgsmål er så, hvordan vi kan forberede os på denne udvikling. I denne blog post vil vi gerne dykke ned i en 4 trins guide, som viser dig, hvordan du kan få styr på dine emails. Hvis du følger denne guide, så kan du være i nul med dine emails indenfor den næste halve time. Lyder det for godt til at være sandt? Prøv selv.

Step 1 – Opret et arkiv

Det første step er, at få oprettet et arkiv i Outlook. Højre klik på dit mail ikon i venstre side, og klik på “Opret ny mappe”. Du kan kalde dette arkiv hvad du har lyst til. Mit personlige arkiv hedder “@Arkiv2016”. Hvis du tilføjer et “@” så sørger du for, at mappen figurerer højest på listen af mapper. Arkiv mappen er her, hvor alle dine læste emails skal leve. Hver gang du får en email, så sørg for at beslutte dig for, om der er en opgave, som du skal løse. Hvis der er en opgave, som skal løses, så skriv den på din opgaveliste og dernæst flyt din email til arkiv mappen. Hvis der ikke er en opgave i din email, så flyt den til arkiv mappen med det samme. (Hvis du er i tvivl om, hvordan du rent teknisk opretter mapper mm,. så send gerne en mail til “anders@personligworkflow.com”. Vi sørger derefter for at sende en guide).

Step 2 – Arkivér første bunke emails

Næste step er, at skimme listen af dine nuværende emails. Gå ned til et sted i din email indbakke, hvor du er sikker på, at der ikke er nogle emails med opgaver, som du skal løse. Markér den email samt alle emails, som er ældre end den, og flyt alle de emails til din arkiv mappe. Husk på, du sletter ikke noget. Det eneste der sker her er, at du flytter emails fra én mappe til en anden. Du kan altid finde dem igen. Når du er færdig med step 2, så skulle du gerne have en email indbakke med maks 50 emails liggende.

Step 3 – Kom i nul

Du har nu en email indbakke med 50 eller færre emails. Godt gået! Du er næsten i mål. I dette step vil vi opfordre dig til at gå igennem de resterende emails. Åbn den første email du ser. Er der en opgave, som skal løses? Hvis ikke, så flyt denne email til arkiv og gå videre til den næste. Hvis der er en opgave i den email, så få skrevet den ned på en liste et sted og flyt så den email til din arkiv mappe. I sidste ende vil du have 0 emails i din indbakke og en lang liste af opgaver, som skal laves. Sørg for, at du kun har én liste, som du skriver opgaver på. Det gør det hele lidt nemmere. Du har nu en indbakke, som er i 0.

Step 4 – Skab en sund rutine

Det sidste step handler om at skabe en sund rutine omkring emails. Målet er at komme hen til et sted, hvor du holder din indbakke ren pr. automatik. Det kræver træning og disciplin. Jeg vil opfordre dig til at lave en aftale med dig selv. Behold en ren indbakke i mindst en måned og derefter kan du beslutte dig for, om det er det rigtige for dig eller ej. Hver gang du modtager en email, så spørg dig selv: “Er der en opgave i denne email?” Hvis ja, så skriv den på din opgaveliste og flyt den email til arkiv. Hvis der ikke er en opgave i den email, så flyt til arkiv med det samme uden at tænkte på din opgaveliste.

Så nemt kan det gøres. Det kræver selvfølgelig en indsats og god disciplin at overholde dine nye rutiner. Idéen med denne trin guide er, at det skal føles rigtigt, at komme i nul med din indbakke og holde den sådan. Hvis det føles rigtigt, så vil det være nemmere for dig at gøre det igen og igen. Det kræver tid og indsats at få det til at fungere, men det er det hele værd.

Har du brug for en hjælpende hånd? Bare rolig, det er præcis det, som vi har specialiseret os i. Hvis du har brug for en times hjælp til din mailhåndtering, så giv os et ring.

God fornøjelse med det.