Det har for mange været en udfordrende uge, hvor dagligdagen er vendt på hovedet med at få børn passet og holde familiemedlemmer raske. Tilmed er mange ufrivilligt blevet kastet ud i at skulle være distance medarbejdere.
Det minder mest af alt om et kæmpe eksperiment, som alle er med i om du vil det eller ej.
Det er ikke ideelt for nogen, selv ikke os, der er vant til at arbejde på distancen, men det giver en utrolig unik situation.
Det nødvendige skift til distance medarbejder
Dette kan blive Danmarks, ja måske endda verdens største workflow eksperiment for, hvordan man arbejder hjemmefra. Jeg tror især emner som planlægning, tidsstyring og effektiv møder, er noget vi kommer til at diskutere meget.
Det er et kæmpe skift og en stor udfordring, som vi står overfor. Det gælder både for folk, der normalt går på arbejde og for skolebørn, der nu skal undervises hjemmefra.
Eksperimentet er for de fleste ikke planlagt og er delvist ukoordineret. Vi har dog en helt unik mulighed for at gøre dette eksperiment til vedvarende læring. (læs https://hbr.org/2020/02/whats-your-companys-emergency-remote-work-plan om hvordan du som virksomhed kan forberede dig).
At være væk fra de faste omgivelser åbner op for nye tanker og nye perspektiver. Hvad sker der, når man lige pludselig ikke har lange transporttider eller man pludselig skal prioritere mellem arbejdsopgaver og hjemmeopgaver. Eller hvad gør du med al den fleksibilitet du pludselig har til rådighed og skal styre. På mange arbejdspladser er man i disse tider nødt til at gå fra en central styring til en decentral styring, med alt hvad det medfører.
Undervurder ikke situationen. At arbejde på distancen vil udfordre dit workflow, og det vil stille krav til din måde at arbejde på. Jeg ved det for jeg har hjulpet masser af kunder i samme situation. Succesfulde distancearbejdere har bl.a. høj opmærksomhed på arbejdsmetoder og er realistiske omkring, hvad det vil kræve at komme igennem deres arbejdsmængde. Det udfordrer din evne til at planlægge, din tidsstyring, og hvordan du holder effektive møder. At arbejde på distancen vil give dig en unik mulighed for at løfte dine evner og til at forbedre dit workflow. Download vores 10 bedste tips fra vores Kommunikation Guide her.
De succesfulde distance medarbejdere vil hurtigt rykke fra de andre
Vi vil hurtigt se et A- og et B-hold. Nogle vil se forhindringer, andre vil se muligheder. Nogle vil teste nye processer, nye rutiner og nye værktøjer. Andre vil gå i panik eller holde fast i gamle måder at gøre tingene på.
B-holdet vil sige ting som “vi plejer”, “vi har altid gjort sådan” eller “det har vi prøvet før. Det virker ikke”. De vil ikke kunne se potentialet i det nye og insistere på at holde fast i uproduktive initiativer. De vil misse en masse muligheder.
A-holdet vil teste, hvad de skal stoppe med at gøre. De vil finde ud af, hvilke nye ting de skal starte på, og så vil de få bekræftet, hvad som virker. De vil finde nye metoder til at fjerne spild tid, trimme omkostninger og spare transporttid, og det vil gå hurtigt.
Når du træder ind i det forjættede land
Hvis du sætter handling bag dine ord, griber chancen og tilpasser dine arbejdsmetoder, vil du kunne træde ind i det forjættede land. Det er nu, der er muligheden for at aflyse alle de ligegyldige møder – det kan endda være hele mødekulturen kan laves om.
Det er nu det store opgaveefterslæb kan indhentes. Det er nu nye processer og ideer kan prøves af uden at intressenter, kunder eller samarbejdspartner vil protestere.
For dig, der har forsøgt at argumentere for øget fleksibilitet via distancearbejde – nu er chancen her. Det er nu du kan vise dine omgivelser, hvad du længe har vidst. Det er nu, hvor du kan bygge præcis den kultur, du ønsker dig.
Undersøgelser viser, at det ikke er urealistisk at forvente performance stigning i omegnen af 13% (https://tedx.stanford.edu/lineup/nicholas-bloom), hvis du arbejder hjemmefra.
På den lange bane, når vi kommer til et punkt, hvor folk selv kan vælge, vil flere af dem som er gode til at fokusere og koncentrere sig, vælge at arbejde hjemmefra, og det kan få performance stigningen op på 20% for den gruppe.
De to primære årsager for at hjemmearbejde er mere produktivt er:
- Folk der arbejder hjemmefra, arbejder mere af tiden end folk, der tager hen til arbejdspladsen. Tager du hen til arbejdspladsen er du måske på kontoret fra 8-16, men det er ofte forbundet med meget spildtid mens du er der. Bare det at møde ind til tiden, er en udfordring.
- Det er væsentlig lettere at koncentrere sig, når man arbejder hjemmefra. Selvfølgelig kan man også blive distraheret derhjemme, men det sker bare oftere på arbejdet.
At arbejde hjemmefra er ikke en ny opfindelse, men måden vi ser på dem som arbejder hjemmefra, er relativ ny. Før industrialiseringen arbejdede flere hjemmefra, men alligevel virker det som om mange tror, du ikke rigtig arbejder, hvis du arbejder hjemmefra. Dine omgivelser vil ofte komme med stærke reaktioner, hvis du fortæller dem, at du arbejder hjemmefra.
Det er lidt det samme som, hvis du har et skrivebord på kontoret, der er fuldstændigt ryddet. Du vil opleve at mange kan finde på at komme med kommentarer om, at du ikke har noget at lave. De har svært ved at indse, at et skrivebord uden kaos betyder, at du kan håndtere mere arbejde. De tror det er omvendt.
Hvis vi ikke passer på holder vores mindset os fast i vores gamle måde at arbejde på, på trods af de markante fordele ved hjemmearbejde. De helt oplagte fordele er:
- Mindre transporttid
- Besparelse på dyre kontorer
- Færre afbrydelser
- Mere produktivitet
Fordelene er noget alle organisationer, vil have glæde af, men det er bestemt også relevant for dig som medarbejder. Du vil opleve at arbejde hjemmefra er som at træde ind i et forjættet land.
I det forjættede land vil du nå mere og arbejde mindre. Produktiviteten vil stige og skabe mere momentum. Arbejdet vil give mere mening og skabe mere arbejdslyst. Mange ting vil se anderledes ud, når først distancearbejde bliver en realitet. Du vil kunne gå fra et spredt fokus til et stærkt (formodentlig) digitalt overblik. Beslutningsprocesser vil være mere optimale og tænkt bedre igennem, fordi nu har du bedre tid til at tænke. Du vil opleve bedre kommunikation, når der bliver mindre af den og kommunikationen bliver mere strømlinet.
Download 10 tips til bedre kommunikation her
Men der vil også være faldgruber
Nogen mener de største fælder du kan blive fanget af, når du arbejder hjemmefra, er Tv’et, køleskabet eller sengen. Jeg tror, at hvis man bruger de tre som pauser eller belønning, og f.eks. sætter uret til 10 min af gangen, så går det lidt lettere.
Jeg tror, det er andre ting vi skal være mere opmærksomme på. Mange ledere og nøglemedarbejdere vil blive udfordret i disse dage på måder de ikke har oplevet før. Især to ting vil skabe problemer for mange:
- Dårlig forventningsafstemning – Det gælder både i forhold til at afklare med sig selv og med andre. Det er svært at forventningsafstemme med andre, før man har fået sit eget overblik. Derfor er der flere ting du skal gøre for at få og holde overblikket. At arbejde hjemmefra giver også nogle nye situationer, som man skal tage stilling til. Hvis man ikke forsøger at tænke de situationer igennem proaktivt og reflektere over dem efterfølgende, så går det ud over forventningsafstemningen.
- Micro management – Hvis chefen tror du sidder i dit nattøj og spiser slik mens du ser Netflix, så opstår der mistillid. Ledere der er vant til at have deres medarbejdere lige ved hånden, vil skulle gentænke deres daglige ledelse, og hvordan de håndterer deres behov for kontrol. Forkert styring af kontrollen kan føre til micro management, og det vil fuldstændig spænde ben for de medarbejdere der er begyndt at høste frugterne af det forjættede land.
Her er seks ting du kan gøre for at forhindre faldgruberne:
- Få styr på din forberedelse og planlægning før du arbejder hjemmefra
- Indret din hjemmearbejdsplads
- Skab struktur for ugen
- Skab struktur for dagen og gennemtænk din tidsstyring
- Husk det rigtige udstyr
- Skab optimal workflow
- Kom i bund med efterslæb
Jeg har udarbejdet syv checklister, der kan være med til at imødekomme de to største faldgruber. Gå listerne igennem og se, hvordan de passer til din situation. Lad dig inspirere til at få overblik og få styr på, hvordan du vil arbejde hjemmefra. Her kan du se en uddybning af checklisterne.
Forberedelse og planlægning
- Før du tager fra kontoret skal du have et overblik over, hvad du skal bruge henover de næste lad os bare sige 14 dage eller mere, hvor du arbejder hjemmefra.
- Tænk over hvad det kan betyde, hvis du ikke er vant til at arbejde hjemme. Tænk over at dine kollegaer og medarbejdere kan have forskellige rutiner og erfaringer med at arbejde hjemmefra.
- Beslut som team, hvilke 3-4 arbejdsgange I kan blive enige om er gode normer for jeres samarbejde. Genbesøg arbejdsgangene efter jeres team møde og tilpas dem til jeres nye situation. Bliv ved med at tilføje nye arbejdsnormer efter behov indtil i dækker hele jeres samarbejde.
Sådan indretter du dig derhjemme
- Normalt når du arbejder hjemme, er der måske ikke andre til stede, men det er der måske i dag – hvad gør du? Skal du finde et rum, som du indretter til arbejdsplads. Skal du afskærme et hjørne, hvor du kan sidde uforstyrret eller skal du have lydisolerende headset, der minimere afbrydelser.
- Indret et godt arbejdssted med god ergonomi – god stol, skærm i øjenhøjde, hvor du kan arbejde uforstyrret.
- Tænk over, hvordan du kan signalere til din omverden, at du er optaget. Skal døren lukkes eller er det, når du har headset på?
- Lav aftale med dem i huset om, hvornår du er optaget, og hvornår du er ledig. Det kan være bestemte tidspunkter i bliver enige om, hvor det er ok at afbryde dig.
Struktur for ugen
- Hav et kort teammøde til at starte ugen og/eller starte dagen på.
- Tænk motivation og det sociale ind fra start.
- Planlæg pauser, så du ved hvornår det skal være samt hvad der skal ske.
- I enhver test kommer læringen fra refleksionen over de resultater som er opnået. Tag dig tid til at reflektere over, hvilke resultat, der er opnået. Hvad har været udfordrende, og hvad bør du gøre anderledes.
- Forebyg overspringshandlinger ved at reflektere over, hvad som kan ske eller gå galt. Ofte er det faktisk dig selv som laver overspringshandlingen, og der kan gå lang tid, før du er tilbage til den tanke du havde, før du blev forstyrret. Jeg har lagt mærke til, at overspringshandlinger ofte kommer, når det tid til en pause, så det er din hjernes måde fortælle dig, at det er tid til at lægge arbejdet til side. Nogle gange kan en overspringshandling også forebygges ved at starte på en ny opgave, som man finder inspirerende.
- Lav aftaler med kollegaer, om hvornår i forstyrrer hinanden f.eks. kan man i microsoft Teams bruge “jeg er optaget” knappen.
- Du kan laver online aftaler med kollegaerne eller andre bekendte, der arbejder hjemmefra, så du får noget af den sociale stemning fra kontoret, som man godt kan mangle, når man sidder hjemme. Du kan endda lave kaffe-, frokost eller motionsaftaler med familien, så du ikke havner i isolationsfælden.
Struktur for dagen og tidsstyring
- Lav en struktur for dagen i forhold til opgaver og evt online/telefonmøder med kollegaer.
- Lav aftale om hvornår arbejdet starter og stopper med dig selv og dine opgivelser. Det giver en naturlig ramme, som sikrer at du ikke havner i overarbejdsfælden.
- Arbejd med sprint, cyklusser og runder
- Slut dagen med 15 min fyraftensritual
- Skab overgange fra arbejde til pauser – såsom skift til arbejdstøj eller gå en tur rundt om huset før arbejdet starter og slutter.
Husk det rigtige udstyr
- Strømstik og internet ledninger, hvis du skal deltage i onlinemøder, hvor wifi ikke er stærkt nok.
- Godt headset med mikrofon, der kan mindske forstyrrelser fra lyde omkring dig.
- Få adgang til de rigtige systemer og apps, før du sidder derhjemme og ikke kan gøre noget ved det.
- Ekstra skærm, ekstra batterier eller hvad du ellers kan komme på som du skal have ekstra af.
Checkliste for en uge med optimal workflow
Afsæt tid til følgende:
- Planlægning af mål og opgaver
- Eksekvering og gennemførelse af opgaver
- Opfølgning på hvad du har lært, og hvad du vil gøre anderledes
- Restitution, så du sikrer, at du får de rigtige pauser og kan holde en fornuftig kadence
- Træning af nye rutiner, der understøtter din nye situation
- Team udvikling, så du sikrer, at teamet udnytter de nye muligheder, der er ved at alle arbejder hjemmefra
- Evaluering af hvad som er sket og opnået for ugen samt en plan for, hvad som skal ske i næste
Kom i bund med efterslæb
- Få styr på indbakken
- Få projekter fra skuffen frem i lyset
- Træn kompetencer som der ikke har være tid til endnu
- Se nogle videoer/hør nogle fag relevante podcast
- Gå din læs- og evaluer mappe igennem
- Afklar hvad er dit mål for de næste 14 dage
- Test tesen om produktiviteten stiger, når man arbejder hjemme
Flere af vores kunder har nogle af deres mest produktive medarbejdere siddende på forskellige lokationer rundt omkring i ind- og udland. Det er endda ofte i forskellige tidszoner, og det giver dem en masse muligheder, men det kræver en indsats af alle, og det kan tage tid at få distance medarbejdere på plads. Ifølge the Economist vil kun 5% holde fast i deres nye gode vaner, når de ikke længere behøver at arbejde hjemmefra (https://www.economist.com/business/2020/03/05/covid-19-is-foisting-changes-on-business-that-could-be-beneficial).
Vores team har i snart 12 år arbejdet både sammen på kontoret og på distancen. Vi har selv været et team med distance medarbejdere i Australien, Skotland og Danmark. I dag er teamet fordelt på Danmark og Portugal.
Vi har undervist kunder i Frankrig, Spanien, Grønland, Sverige, Argentina, og England. Alle har de haft distance medarbejdere, og alle har de haft deres udfordringer med at skabe momentum. Med workflow træning er de dog kommet videre.
Vi bliver dagligt spurgt af kunder, hvordan de skal planlægge og komme igennem deres arbejdsdag, du kan gøre det samme og blive en del af de succesfulde distance medarbejdere. Kontakt os, hvis du har spørgsmål eller download vores kommunikation guide.
Download vores Kommunikation Guide her
Mark Maryland er Partner i Personlig Workflow. Hans ekspertise er optimering af måden vi arbejder på herunder distance arbejde, hvor han tilbyder workflow træning, support og vejledning af både ledere og distance medarbejder. For mere information eller spørgsmål kontakt mm@personligworkflow.com eller ring på 70 15 22 07.
