Det er ikke mange uger siden, at vi skrev blogindlægget “Guide: Sådan får du mere effektive møder“. Grunden til vi skrev indlægget er, at der er mange af vores kunder, som spørger om gode råd, når det kommer til møder. Vi har fået en del positive reaktioner på indlægget, og det understøtter vores hypotese om, at der stadigvæk er plads til forbedring og læring. Det faktum, at mange organisationer har det svært med deres mødekultur, er ikke noget, som kommer som en overraskelse for os. Vi har været klar over problemet længe, og vi ser ikke mange, som virkelig rammer plet med en løsning.
Efter en længere periode, hvor vi har arbejdet tæt sammen med en gruppe virksomheder, har vi valgt at give vores bud på, hvordan virksomheder kan få en mere effektiv tilgang til deres møder. Vi kalder den løsning for Heapbase.
Heapbase er vores nye møde-værktøj, som skal gøre det nemmere for din virksomhed at afholde effektive møder. Det er et IT værktøj, som ikke kun dækker selve eksekveringen af mødet, men også de vigtige faser før og efter selve mødet.
Heapbase dækker hele mødeprocessen
Mange af vores kunder antager fejlagtigt, at effektive møder kun handler om at have en agenda. Det er meget vigtigt at have en god agenda, et formål samt en klar struktur. Det vil resultere i et mere effektivt møde, men der er flere faktorer for et succesfuldt møde. Vi skal huske på, at en mødeproces har tre faser:
- Planlægning
- Eksekvering
- Opfølgning
Igennem årenes løb har vi erfaret, at succesfulde møder kræver en indsats i alle tre faser.
Vi har nu taget al den viden, som vi har igennem 8 års arbejde med kunder, og udviklet et møde-værktøj, som kan hjælpe dig med alle tre faser. Herunder har vi lavet en gennemgang af de tre faser samt beskrevet, hvordan Heapbase hjælper dig med at forbedre din mødekultur.
Introduktion til Heapbase
Vi har igennem det sidste år udviklet og itereret på vores nye møde-værktøj, som nu står klar til alle vores kunder. En del virksomheder har været med til at sparre omkring produktudviklingen, hvilket betyder, at alle de ønsker og behov, som måtte have været, er blevet tænkt ind i løsningen. Vores udgangspunkt har været, at det nye møde-værktøj skulle dække de tre vigtige faser af et møde: planlægning, eksekvering samt opfølgning.
Herunder har vi lavet en lille gennemgang af de features, som lægger sig op ad de forskellige faser. Det er alt fra oprettelse af agendaer, til note-skrivning, actions, møde-rækker samt integration til opgavestyringssystemer.
Planlægning
En af de absolut vigtigste faser omkring møder er planlægningen. Desværre består planlægning ofte blot af en møde-indkaldelse. Uden en grundig planlægning risikerer du at spilde dine kollegaers tid. I Heapbase har vi to centrale features, som gør planlægningen nemmere for dig: oprettelse af agendaer samt invitation af medlemmer.
Hvis du sørger for, at der altid ligger en agenda med alle felter udfyldt, og hvis du har inviteret alle relevante kollegaer i god tid, så er der en god sandsynlighed for, at du er forberedt, og der er en mindre risiko for, at du spilder din egen og andre folks tid.
Eksekvering
Eksekvering er den fase, som vi alle går igennem. Hvis din planlægning har været god, så er der en god chance for, at du får en bedre eksekvering også. I eksekveringen handler det om at holde mødet op imod formålet og sørge for at holde jer på sporet. Det er altid en god idé at have en facilitator samt udpege en person til at tage noter og definere ‘næste skridt’ eller ‘actions. Herunder kan du se, hvordan Heapbase tillader dig at gøre det.
Opfølgning
Den sidste fase i mødeprocessen er opfølgningen. Opfølgningsfasen er den fase, hvor flest mødedeltagere snubler lige inden målstregen, selvom det er en af de allervigtigste faser. I opfølgningen sørger alle mødedeltagere for, at de har skrevet deres ‘næste skridt’ ned samt alle har et klart billede af, hvad resultatet af mødet er. Er formålet blevet opfyldt? I Heapbase har vi lavet en integration med din opgaveliste samt udviklet idéen om at have en møde-række. Herunder kan du se, hvordan det ser ud.
Kort sagt fører Heapbase dig igennem alle de tre vigtige faser af mødeprocessen og sørger for, at dine møder opnår deres potentiale, frem for at spilde din og mange andres tid.
Vil du også have adgang til Heapbase?
Der er allerede nu en række virksomheder, som har stor glæde af Heapbase. Hvis du mener, at din virksomhed også kunne have brug for at blive dygtigere til at holde møder, så lad os tage en snak om, hvad Heapbase kan gøre for dig. Tag kontakt til os på mm@personligworkflow.com, så inviterer vi på kaffe.
Rigtig god fornøjelse derude.
