Hos Personlig Workflow er vi ofte ude at opleve hverdagen hos vores kunder. Vi sidder med ved skrivebordet og følger med i, hvordan hverdagen forløber. Det er ikke nogen hemmelighed, at mange af vores kunder bliver forstyrret flere gange i løbet af dagen. Du har garanteret oplevet det samme selv. Vidste du, at det i gennemsnit tager mellem 1 til 4 minutter, at komme tilbage til sin oprindelige tanke, når man bliver forstyrret? Hvis opgaven du sidder med er tung og kompliceret, så kan det tage helt op til 20 minutter, at komme tilbage til den samme tanke igen. Som du nok kan regne dig frem til, så bliver det hurtigt en dyr fornøjelse, når vi forstyrrer hinanden på kryds og tværs.
Ofte er det vores mentale modeller, som dikterer vores følelser overfor forstyrrelser. Mange af os lader os forstyrre, fordi vi fortæller os selv, at det er vores job eller at kollegaen ikke kan komme videre uden vores hjælp. Det første skridt hen imod en bedre situation er, at vi giver os selv lov til ikke at blive forstyrret.
Et af de spørgsmål, som ofte bliver stillet er: “Hvordan kan vi reducere antallet af gange, som vi bliver forstyrret i løbet af en dag?” Eftersom vi har været vidne til situationen mange gange før, så har vi selvfølgelig nogle best practices, som vi anbefaler. Herunder har vi lavet en guide med de 5 bedste metoder, som vil reducere antallet af gange, som du bliver forstyrret i løbet af dagen. Tag de råd til dig som du mener, du kan bruge og lad resten være.
Slå dine notifikationer fra
Hvis du er ligesom de fleste andre vidensmedarbejdere, så har du oplevet, hvordan notifikationer kan have en negativ indflydelse på din dag. Du sidder midt i en vigtig tanke og så popper der en notifikation frem på din computer: Du har fået endnu en email. Det kan også være, at det er en af de hundrede andre notifikationer, som popper op. Vi er nemlig midt i en periode, hvor der er flere og flere services og devices, som forsøger at stjæle vores opmærksomhed. Herunder er en liste, som på ingen måde er komplet, men dog rammer nogle af de værste:
- Apps på din mobiltelefon,
- Kommunikationsværktøjer såsom ‘Messenger’, ‘Lync’, ‘Slack’ mv.
- Outlook emails
- Kalenderaftaler
Den gode nyhed er, at vi ikke behøver at lade os forstyrre af dem, og et der findes en nem måde, at komme dem til livs på: slå dem fra.
Det virker skræmmende for mange af os, at vi ikke længere er 100% opdateret hele tiden, men det kan skabe en enorm mental ro, at vi kun lader os forstyrre, når vi aktivt søger det. Hvis du er i en situation, hvor det kan lade sig gøre, så er vores anbefaling, at du slår disse notifikationer fra.
Hav en opgaveliste til de personer, som du taler med ofte
Notifikationer er den moderne version af et prik på skulderen. Desværre kan et godt gammelt prik på skulderen stadigvæk være et problem. Et af de råd, som vi ofte giver vores kursusdeltagere er, at de opretter en liste med de personer, som de taler med ofte. Hvis du har en chef, som du udveksler mange opgaver, tanker og idéer med kan det være en god ide, at have en liste, som du opdaterer i løbet af dagen. Sidst på dagen sidder du måske tilbage med en liste på 5-10 emner, som du kan tale med din chef om. Hvis du gør det på den traditionelle måde, så forstyrrer du din chef 5-10 gange i løbet af en dag. Hvis du i stedet samler en liste og din chef også gør det, så vil I kun behøve at forstyrre hinanden én til to gange om dagen, og hvor I så kan tale om alle de emner, som er samlet sammen.
Vi foreslår, at I gør det til en rutine, som alle i din afdeling prøver af. Sæt 30 minutter af til forventningsafstemningen og derefter, så holder I alle sammen en liste og forsøger at forstyrre hinanden så få gange som muligt i løbet af dagen. Det er klart, at der vil være situationer, hvor det ikke kan lade sig gøre, og det er også OK.
Køb en ‘Forstyr mig ikke’ lampe
Du kender helt sikkert denne situation: Du har netop modtaget en email fra en kollega og 2 minutter senere står de ved dit skrivebord og spørger, om du har set deres mail. Der er begyndt at være en kedelig tendens med, at alle skal være 100% klar hele tiden. Det sætter os alle sammen under stort pres og har en selvforstærkende effekt; hvis sidemanden svarer efter 2 minutter, så føler vi, at der er samme forventning til os. Hvordan kan vi undgå flere prik på skulderen i løbet af dagen? Der er flere måder at gøre det på:
- Køb en ‘Forstyr mig ikke’ lampe (Som denne: http://luxafor.com)
- Anskaf et sæt høretelefoner
- Sæt en genkendelig genstand på dit bord, der viser du ikke vil forstyrres
I bund og grund handler det om, at forventningsafstemme med dine kollegaer. Når din lampe er tændt, dine høretelefoner er på, eller du har din genstand stående på bordet, så vil du ikke forstyrres. Det er OK at sige fra, og ovenstående metode er en effektiv måde, at få lidt fred, når der er brug for det. Når dine kollegaer forstyrer dig, så vil det reelt betyde, at du vil have mindre tid til dem på den lange bane. Derfor skal du, når du forventningsafstemme fokusere, hvad vil omkostningen være for dine kollegaer på den lange bane og fortælle dem det.
Tænk en ekstra gang over CC emails
Det er meget få vidensmedarbejdere, som ikke har oplevet en form for negativitet omkring CC emails. Vi får tilsendt flere emails end nogensinde før og i mange tilfælde er disse emails ikke relevante for os, men tager stadigvæk vores fokus. Sørg for at du selv tænker en ekstra gang, før du sender en email ud til alle dine kollegaer og gør samtidig dine kollegaer opmærksomme på, at I skal være mere disciplinerede omkring brugen af CC emails.
Vi lavede en undersøgelse med en kunde for et par år siden om de omkostninger, som er forbundet med, at sende CC emails ud til alle. En receptionist havde sendt en mail ud til alle medarbejdere om, at der var en person, som havde glemt sin regnfrakke i receptionen. Mange svarede til bage og sendte dermed endnu en mail til alle kollegaerne. Det var ganske enkelt umuligt at få stoppet den kædereaktion som den første fællesmail havde startet. Da vi regnede sammen, hvad det havde kostet at forstyrre alle medarbejdere så mange gange viste det sig, at det bedre kunne betale sig, at have købt en ny regnfrakke til alle medarbejdere fra start.
Det er en vigtig historie at huske på, når du sender en CC mail ud næste gang.
Vær kritisk overfor dine møder
Vores sidste anbefaling er relateret til møder. Vi har skrevet en del om møder og har i den forbindelse også lavet et mødeværktøj – Heapbase – da vi igennem mange år har set effekten af dårlige møder. En ting at være opmærksom på er, at forstyrrelser ikke kun er dem, som kommer uventet og pludseligt. En forstyrrelse kan også sagtens være de møder, som ligger i løbet af dagen. Når du bliver inviteret til et møde, så stop op en gang og spørg dig selv: “Skal jeg deltage i dette møde eller kan jeg nøjes med at sende mit besyv i en email?” Du kan også overveje, om du er den bedste til at deltage i mødet, eller om der er andre, som vil bringe mere værdi til bordet. Det er OK at sige nej til et møde, hvis du ikke mener, at det bringer værdi hverken den ene eller anden vej.
Hvis du sørger for at forholde dig kritisk til dine møder, så kan du potentielt undgå forstyrrelser i løbet af dagen, som ikke er nødvendige. Det handler om at være på vagt og sige fra, hvis det ikke giver mening.
Herover har vi listet de 5 bedste råd vi har ift. at begrænse dine forstyrrelser. Hvis du mener, at I har brug for hjælp i din organisation, så er du hjertelig velkommen til at tage fat i os. Vi har hjulpet mange organisationer med problemstillinger som denne, og hjælper også gerne jer.
God fornøjelse.
