Hver måned underviser vi hundredevis af vidensmedarbejdere og forsøger i vores workshops, kurser samt personlige sessioner, at introducere nye, gode vaner i stedet for de gamle vaner, som holder os tilbage. Som vi alle sammen kender til, så er det ikke så svært at starte på en ny god vane. Det begynder at blive svært, når vi skal holde os til den nye vane i længere tid af gangen. Vi ser det ofte. Det begynder at gå hurtigt en dag, og så falder vi tilbage i vores gamle måde at arbejde på.
Det er en af de udfordringer, som betyder mest for os hos Personlig Workflow. Hvis vi ikke kan løse den udfordring, så bliver det svært for vores deltagere at implementere vedvarende ændringer. Af samme årsag har vi brugt en del år på at finde en løsning, som virker for de fleste.
Hvordan kommer vi så den udfordring til livs? Vores forslag er, at vi bliver dygtige til at lave en god og grundig ugentlig gennemgang. Den ugentlige gennemgang er et møde med dig selv, hvor du får styr på alle dine løse ender. Det er den dag, som skal få dig tilbage på hesten og få dig kørt i stilling til, at du kan lave vedvarende ændringer. Det er limen, som holder hele ugen sammen. Efter en hektisk uge, så bruger vi en god times tid på at få roen og overblikket igen, hvis vi tabte det i løbet af ugen.
Uden den ugentlige gennemgang, så bliver det svært implementere vedvarende ændringer. Af samme grund, har vi valgt at lave en guide, som beskriver, hvordan du kan lave en ugentlige gennemgang, som kan hjælpe dig. Det er en trinvis guide, som du kan printe ud og hænge op, så du ikke glemmer, hvordan du laver en ugentlig gennemgang og hvorfor den er så pokkers vigtig.
Step 1: Arranger et møde med dig selv i kalenderen
Hvis du har svært ved at finde tid til en ugentlig gennemgang, så sørg for at få blokeret tiden i din kalender. Dine kollegaer kan se, at du er optaget og det giver dig et pusterum, som du kan udnytte. Vi anbefaler, at du booker 1 times møde med dig selv. Hvis du har mulighed for det, så find et roligt sted, hvor du ikke bliver forstyrret. Du sidder måske og tænker: “Jeg har ikke tid til at afsætte 1 time til det“. Vores argument er, at du ikke har tid til at lade være. Du bliver nødt til at høste for at så.
Step 2: Kom til det møde
Selvom du har en travl uge og mener, at du har brug for flere timer til at få lavet dit arbejde, så sørg for ikke at aflyse mødet med dig selv. Hvis du vil implementere nye vaner, så bliver du nødt til at dedikere en time til at få lavet den ugentlige gennemgang. Det kan føles som en udfordring i starten. Bare rolig, det bliver nemmere og nemmere, når du vænner dig til at lave øvelsen. Sørg for at møde op.
Step 3: Lav et mind dump
Nu sidder du i et rum alene eller et sted, hvor der ikke er mange forstyrrelser. Den første øvelse, som du kan lave er et ‘mind dump’. Mind dump handler om, at få alle dine opgaver, idéer og tanker ud af hovedet og ned på et stykke papir – eller ind i et noteprogram, såsom Evernote. Vi anbefaler, at du hver dag sætter dig ned i 10 minutter og får alle dine opgaver og idéer skrevet ned. Det kan være, at du har fået nogle opgaver af dine kollegaer, som du skal have skrevet ned. Det kan også være, at du selv er kommet på nogle opgaver, som du skal løse. Det handler om at huske på så få ting som muligt.
Step: 4: Gå tilbage i din kalender
Åben din Outlook-kalender og tag et kig 3 uger tilbage og 3 uger frem. Er der nogle møder, som du ikke har fået fulgt op på? Er der nogle møder, som du skal have forberedt i den kommende uge? Det er altid en god idé, at være på forkant med din forberedelse. Hvis du sørger for proaktivt at kigge 3 uger frem og 3 uger tilbage så sørger du for, at der ikke er nogle overraskelser på vejen. Hvis der kommer nogle opgaver ud af, at kigge i kalenderen, så sørg for at få dem skrevet ned på et stykke papir eller på din opgaveliste.
Step 5: Kom i nul i indbakken
Hvis du netop er startet på at have en ‘nul-indbakke’, så er der god sandsynlighed for, at der er et par emails, som stadigvæk ligger parkeret i din indbakke. Åbn den første email du ser. Er der en opgave, som skal løses? Hvis ikke, så flyt denne email til arkivet og gå videre til den næste. Hvis der er en opgave i den, så få skrevet den ned på en liste og flyt så emailen til din arkivmappe. I sidste ende vil du have 0 emails i din indbakke og en lang liste af opgaver, som skal laves. Dem kan du nu prioritere til næste uge. Du kan læse mere om håndtering af emails her.
Step 6: Tjek alt løst papir
Hvis du er ligesom mange andre vidensmedarbejdere, så håndterer du meget papir i din hverdag. Du har måske en del mapper eller bunker på skrivebordet, som har vokset sig større og flere igennem ugen. Den ugentlige gennemgang er tidspunktet, hvor du får styr på alle de løse papirer. Du kan benytte dig af samme fremgangsmåde, som vi gør med vores emails. Tag det første stykke løse papir. Er der en opgave, som skal løses? Hvis ikke, så arkivér papiret eller smid det ud. Hvis der er en opgave, så skriv den ned på en opgaveliste først.
Step 7: Ryd op på dit skrivebord
Har du også kaffekopper, løse papirer, tallerkener samt andre overflødige ting stående på dit skrivebord? Bare rolig – du er ikke alene. Brug gerne 5 minutter på at få ryddet dit bord og gør det pænt og nydeligt. Selvom du ikke bevidst lægger mærke til det, så bruger din hjerne mentale ressourcer ved at have et skrivebord, som flyder over med ting. Hold det enkelt, simpelt og rent.
Step 8: Opdatér din opgaveliste
Godt gået. Du er næsten i mål. Det sidste skridt er, at få styr på din opgaveliste. Hvis du følger vores principper, så har du en opgaveliste bestående af en ‘Dag’, ‘Uge’, og ‘Fremtid’ kategori. Sørg for at opdatere din opgaveliste ved at flytte opgaver fra ‘Fremtid’ til ‘Uge’ og vælg de 3 vigtigste opgaver, som skal flyttes fra ‘Uge’ til ‘Dag’. Efterfølgende vil du sidde med et komplet overblik over alle de opgaver, som skal løses i den kommende uge, samtidig med at du har en liste med 3 opgaver, som skal løses på mandag, når du møder ind på kontoret.
Sådan! Det behøver ikke at være mere kompliceret, at gå på weekend med god samvittighed. Du er nu 100% opdateret og du kan være helt sikker på, at du ikke har glemt eller overset noget. Det giver dig noget ro. Tag den ro med hjem og sørg for at få restitueret, så du kan få en endnu bedre, gladere og mere produktiv næste uge. Det er sådan, det bør gøres.
God fornøjelse.
